Автоматизация документооборота с помощью программного продукта "1С:Документооборот государственного учреждения" в Федеральном государственном автономном учреждении Управление имуществом специальных проектов Министерства обороны Российской Федерации

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Цели:
- Заменить разрозненные инструменты (Excel, почту, бумагу) единой платформой 1С.
- Автоматизировать сквозной цикл работы с закупками — от заявки до договора, включая контроль исполнения.
- Подключить кадровый обмен, учет штатных движений и синхронизацию полномочий сотрудников.
- Унифицировать, ускорить согласование и повысить безопасность документооборота.
- Повысить прозрачность процессов, предоставить аналитику по каждому этапу.

Задачи:
- Автоматизация маршрутов создания заявок, рассмотрения комиссией, протоколов и договоров.
- Автоматическая сборка комиссий и рабочих групп с расширенными реквизитами.
- Интеграция с кадровой системой для актуализации данных сотрудников.
- Назначение поручений и контроль по входящей корреспонденции.
- Предотвращение дублирования рассмотрений, усиление контроля.

Результаты:
- Создано единое пространство закупок, устранены потери и дублирования.
- Сокращение ошибок и ускорение документооборота.
- Согласование и формирование договоров ускорены на 30%.
- Руководство получило онлайн-прозрачность и структурированный контроль.
- Актуальность кадровых данных обеспечена интеграцией с ЗКГУ.

Была интеграция с системами:
1. "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" для автоматического обновления данных о приеме, увольнении и перемещении сотрудников, обеспечения актуальности полномочий;
2. Бухгалтерского и управленческого учета для синхронизации данных, контроля и отчетности.

До внедрения использовались разрозненные инструменты: Excel, бумага, электронная почта. Процесс был вручную организован с помощью таблиц и электронной переписки. При переносе данных учитывались некорректности и недоработки прежнего документооборота.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика