Внедрение решения "1С:Документооборот КОРП" ред. 3.0 в ООО "Триада-ТКО"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Для реализации данного подхода в Стратегии по Группе компаний был запланирован проект «Унификация процесса управления документооборотом», который предполагает внедрение программного продукта «1С:Документооборот 3.0 КОРП» и создание тиражного программного решения по ведению документооборота, апробированного на одной из площадок, с последующим внедрением этого типового решения на других площадках (тиражированием), а также разработку универсального модуля интеграции для обмена документами между тиражными программными решениями.
Основными целями внедрения системы являлись:
1. Реализация проекта на основе корпоративного решения электронного документооборота для обеспечения комплексного подхода к автоматизации информационных процессов и унификации информационных систем управления документооборотом.
2. Унификация нормативно-справочной информации для целей документооборота.
3. Создание единой среды выдачи поручений, их регистрации, хранении отчетов об их исполнении, а также регистрации результатов и сроков исполнения.
4. Унификация процессов работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
5. Унификация процессов создания, регистрации, доведения до сотрудников и хранения организационно-распорядительных документов, в том числе локально-нормативных актов.
Для реализации поставленных задач было выбрано решение «1С:Документооборот 3.0 КОРП», за которым последовало обращение в ООО «КЦР» для выполнения комплекса работ по автоматизации документооборота:
• автоматизации всех бизнес-процессов документооборота предприятия в рамках конфигурации 1С:Документооборот 3.0 КОРП;
• сокращения использования бумажных документов в пользу перехода на электронное взаимодействие;
• увеличения скорости рассмотрения, согласования и подписания документов;
• прозрачности и повышения управляемости процессами документооборота в Группе компаний;
• исключения ручных операций и дублирующих действий;
• повышения исполнительской дисциплины;
• интеграции с различными конфигурациями 1С;
• контроля доступа к документам и обеспечение конфиденциальности информации.
Внедрение программного продукта «1С:Документооборот 3.0 КОРП» в ООО «Триада-ТКО» позволило:
• ускорить процесс обработки документов;
• сократить время поиска, пересылки, согласования и подписания документов;
• минимизировать влияние человеческого фактора (за счет ведения нормативно-справочной информации, нормализации справочников, а также ряда реализованных в расширениях автоматических проверок в совокупности со стандартными механизмами контроля корректности вводимых данных);
• обеспечить доступ к информации в реальном времени – участники процесса видят текущий статус документов, что улучшает коммуникацию между организационными единицами и уменьшает количество запросов о статусе поставленных задач.
• вести учет изменений в документах, тем самым облегчая контроль.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Настройка и использование пилотных версий
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)