Переход ООО "ДЖЕМ МОДЕРН ЛОГИСТИК" на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами на базе сервиса 1С-ЭДО в программе "1С:Управление нашей фирмой"

Автоматизированы следующие функции:

• Доработка форматов ЭД
• Интеграция (встраивание) БЭД
• Маршрутизация ЭД
• Реализация ролевой модели

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

ООО "ДЖЕМ МОДЕРН ЛОГИСТИК" – логистическая компания. Занимается внутренними и международными грузоперевозками, мультимодальной логистикой.
Руководство ООО "ДЖЕМ МОДЕРН ЛОГИСТИК", стремясь к цифровой трансформации бизнеса и повышению эффективности логистических операций, приняло решение о полном переходе на юридически значимый электронный документооборот с внешними контрагентами.
Основными целями проекта были:
• Полная замена бумажных счетов-фактур, универсальных передаточных документов (УПД), счетов на оплату и актов на их электронные аналоги.
• Сокращение времени на согласование и обмен документами между менеджерами, бухгалтерией и контрагентами, что напрямую влияет на скорость оформления поставок и отгрузок.
• Минимизация риска утери бумажных оригиналов и человеческих ошибок при переносе данных.
Для реализации был выбран сервис 1С-ЭДО, встроенный в используемую в компании корпоративную информационную систему "1С:Управление нашей фирмой".
Ключевым преимуществом сервиса 1С-ЭДО была возможность организации сквозного юридически значимого обмена документами с сотнями партнеров без выхода из привычного интерфейса 1С:УНФ, где уже ведется учет заказов, перевозок и расчетов.
В ходе проекта специалисты ГК "СофтБаланс" выполнили следующие работы:
1. Анализ и планирование:
o Детальный анализ документооборота с клиентами (заказчики перевозок), поставщиками (транспортные компании, фрахтовщики) и прочими контрагентами.
o Составление календарного плана и определение приоритетных групп контрагентов для подключения.
2. Подготовка инфраструктуры:
o Проверка и настройка квалифицированных электронных подписей (КЭП) для директора, главного бухгалтера и менеджеров по логистике. Подтверждена совместимость сертификатов, для работы с 1С-ЭДО.
o Обновление конфигурации "1С:Управление нашей фирмой" до актуальной версии, поддерживающей все необходимые форматы, включая УПД 5.03.
3. Настройка сервиса 1С-ЭДО в программе:
o Подключение к сервису: Активация и пошаговая настройка через встроенный "Помощник подключения к 1С-ЭДО" в разделе "Администрирование".
o Регистрация организации: Создание и верификация учетной записи компании в качестве полноправного участника ЭДО.
o Организация обмена: Массовая рассылка приглашений к электронному взаимодействию ключевым контрагентам напрямую из карточек в 1С.
4. Автоматизация и интеграция:
o Настройка автоматической обработки входящих электронных счетов-фактур от поставщиков транспортных услуг с созданием на их основе документов "Поступление (акты, накладные)".
o Настройка правил формирования исходящих пакетов документов для клиентов на основе данных о выполненных перевозках (счет, УПД).
o Интеграция процессов согласования с руководителями.
5. Обучение персонала:
o Проведение групповых тренингов для сотрудников бухгалтерии, отдела логистики и менеджеров по продажам.
o Инструктаж по работе с входящими документами от перевозчиков, отправке комплектов документов клиентам, действиям в случае расхождений и ведению цифрового архива.
6. Пробный запуск и поддержка:
o Организация тестового обмена с наиболее технологически подготовленными партнерами.
o Методическое сопровождение на этапе перевода основного массива контрагентов на ЭДО.
Результаты проекта:
Основные настройки и запуск системы в промышленную эксплуатацию заняли 7 рабочих дней. В результате были автоматизированы критически важные для логистической компании процессы:
• Юридически значимый ЭДО с контрагентами: Полноценный электронный обмен счетами-фактурами, УПД и актами.
• Автоматизация учетных операций: Сокращение ручного ввода за счет автоматического создания документов в 1С на основе данных из ЭДО.
• Сквозной контроль документооборота: Отслеживание статуса каждого документа.
• Надежный цифровой архив: Все документы хранятся в защищенном виде в системе 1С, что обеспечивает быстрый поиск и соответствие требованиям к хранению.
Ключевые выгоды, полученные ООО "ДЖЕМ МОДЕРН ЛОГИСТИК":
1. Ускорение процессов: Время закрытия рейса и выставления документов клиенту сократилось в несколько раз – за счет мгновенной отправки и получения документов.
2. Повышение надежности: Исключен риск утери оригиналов накладных или счетов-фактур при пересылке. Все операции с документами протоколируются.
3. Снижение операционных затрат: Достигнута существенная экономия на расходах на бумагу, печать, курьерскую и почтовую доставку.
4. Готовность к будущим требованиям: Создана технологическая платформа для безболезненного перехода на обязательный электронный документооборот по транспортным накладным (ЭПД) и другим новым требованиям регуляторов.
5. Улучшение сервиса для клиентов: Предоставление клиентам современного, быстрого и удобного канала взаимодействия повышает лояльность и конкурентное преимущество компании.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента