Цифровой ритм победы: выстроили эффективный документооборот для футбольного клуба, используя ПП "1С:Документооборот КОРП".

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Цель внедрения: автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач.

Требования к системе: Оптимальное соотношение цена-качество; Масштабирование информационной базы; Работа с договорными документами; Настройка составных процессов без программирования.
Обеспечение конфиденциальности.
Необходимость мобильности: Сотрудники не должны быть привязаны к офису, чтобы подписывать/согласовывать важные документы.
Скорость и прозрачность процессов: Автоматические маршруты движения документов для исключения ручного перенаправления и путаницы.
Контроль сроков: Автоматический контроль исполнительской дисциплины с уведомлениями о приближающихся и просроченных задачах.

Выполнены работы:
1. Подготовка и базовая настройка системы
Развертывание программной среды, создание организационной структуры компании, регистрация пользователей и настройка общих параметров системы.
2. Формирование электронного архива и справочников
Настройка структуры хранения документов (номенклатура дел, папки), создание и заполнение всех необходимых классификаторов и справочников (контрагенты, виды документов и т.д.).
3. Проектирование и автоматизация бизнес-процессов
Настройка маршрутов согласования, подписания и регистрации для каждого типа документа с использованием ролевой модели и условий маршрутизации.
4. Настройка прав доступа и интеграция сервисов
Настройка разграничения прав пользователей, системы грифов доступа, интеграции с электронной почтой для оповещений.
Автоматизированы функции:
1. Согласование и подписание: Четкий пошаговый маршрут. Каждый участник получает задачу в 1С и по email. Система автоматически напоминает о просрочке. Руководитель видит, кто тормозит процесс. Возможность подписания с мобильного устройства через эл. почту - ключевое преимущество для команды в разъездах.
2. Управление версиями и контроль изменений: Система хранит всю историю изменений. Видно, кто, когда и какую правку внес. Работа всегда ведется с одной, актуальной версией документа.
3. Единое хранилище документов и мощный поиск: Все документы - в едином защищенном хранилище. Поиск по любым реквизитам: названию, типу, дате, содержимому, статусу. Доступ - по правам и ролям. Важный договор теперь не потеряется.
4. Согласование заявок: Сотрудник Клуба создает в системе «Заявку на оплату», она проходит согласование по маршруту и превращается в поручение на оплату. Все формализовано и отслеживаемо.


Результаты внедрения:
• Прозрачность: Руководство в режиме реального времени видит все бизнес-процессы. Исчезли «потерянные» документы и задачи.
• Контроль и дисциплина: Автоматические уведомления и отчеты повысили исполнительскую дисциплину сотрудников.
• Безопасность: Конфиденциальная информация защищена ролевой моделью, все действия с документами протоколируются.
• Мобильность: Ключевые специалисты (тренеры, скауты, руководители) могут участвовать в документообороте из любой точки мира.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика