Автоматизация документооборота на базе программного обеспечения "1С:Документооборот 8. КОРП для Беларуси" для РУП «БЕЛТЭИ»

Отзыв размещается на фирменном бланке предоставляющей организации (предприятия)

________________№________
на №____________от_________ Для клиентов и партнеров
Группы компаний «Главбух»
(ООО «Главбух», ООО «ГБСофт»)


ОТЗЫВ
о сотрудничестве с группой компаний «Главбух» (ООО «Главбух», ООО «ГБСофт»)
по созданию (разработке и внедрению) автоматизированной информационной системы электронного документооборота на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси»
Дата внедрения – 01.09.2025
1. КАРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ-ЗАКАЗЧИКА
Организация-заказчик: РУП «БЕЛТЭИ».
Сфера деятельности: Проектная деятельность
Численность организации: 206 человек.
2. НАИМЕНОВАНИЕ И ЦЕЛЬ ПРОЕКТА
Наименование проекта: создание автоматизированной информационной системы электронного документооборота на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси».
Ключевые цели проекта:
• Скорость: Сокращение времени на согласование документов и исполнение задач.
• Порядок: Создание централизованной и актуальной базы документов, исключающей разночтения и потерю данных.
• Эффективность: Снижение административной нагрузки на сотрудников за счет автоматизации рутинных операций.
• Контроль: Повышение прозрачности каждого этапа и усиление дисциплины исполнения поручений.

3. ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА
3.1. Обоснование необходимости реализации проекта у организации-заказчика
До внедрения автоматизированной информационной системы у организации- До внедрения автоматизированной информационной системы у организации-заказчика наблюдались следующие проблемы, которые обусловили необходимость реализации данного проекта:
• высокие затраты рабочего времени сотрудников на поиск документации в различных системах хранения и учета;
• отсутствие возможности ставить задачи по согласованию и утверждению документации, а также отслеживать их статус в единой системе учета;
• наличие ошибок и потерь данных при работе с документацией;
• невозможность определить этапы работы с документами, на которых возникают ошибки и задержки в согласовании;
• отсутствие инструментария для анализа документооборота с целью оценки актуальности документации.

4. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА
4.1. Реализация программного решения:
 консультация по выбору программного решения;
 передача имущественных прав на использование программного решения (продажа программного решения);
 установка программного решения;
4.1. Внедрение автоматизированной системы.
На этапе внедрения автоматизированной системы были выполнены следующие работы:
 сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
 планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
 создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
 настройка раздела «Учет документов в канцелярии»;
 настройка модуля «Учет совещаний (мероприятий)»;
 настройка учета организационно-распорядительных документов и документов, касаемых закупочной деятельности.;
 настройка интеграции с Системой межведомственного электронного документооборота («СМДО»).
 обучение персонала организации-заказчика по работе с автоматизированной системой:
 дистанционное обучение пользователей;
 разработка инструкций

4.2. Перечень автоматизированных функций автоматизированной системы:
В результате внедрения были автоматизированы следующие функции:
- делопроизводство;
- работа с файлами;
- процессы движения документов;
- учет внутренних документов;
- учет входящей и исходящей корреспонденции;
- учет и контроль исполнения поручений;
- формирование отчетности;
- разграничение прав доступа;
- использование ЭЦП/шифрования;

4.3. Количество автоматизированных рабочих мест:
Количество автоматизированных рабочих мест - 60.

5. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РЕЗУЛЬТАТА ПРОЕКТА
Благодаря разработке и внедрению системы на базе «1С:Документооборот КОРП для Беларуси» были решены ключевые задачи и получены измеримые преимущества:
• Автоматизация рутины: Шаблоны документов теперь заполняются автоматически, что ускорило работу и свело к минимуму ошибки.
• Безопасность и контроль: Внедрена гибкая система разграничения прав, обеспечивающая защиту информации.
• Эффективный поиск: Найти нужный документ стало возможно за секунды благодаря мощным инструментам фильтрации.
• Рост производительности: Высвобождение сотрудников от рутины позволило повысить качество их работы и сократить бумажный оборот.
• Индивидуальный подход: Продукт был успешно доработан с учетом специфики бизнес-процессов Заказчика.
• Готовность команды: Все пользователи прошли обучение и получили подробные инструкции для комфортной работы.
В настоящий момент система сдана в промышленную эксплуатацию на предприятии организации-заказчика.
Организацией-исполнителем (специалистами Группы компаний «Главбух») обеспечивается техническая поддержка автоматизированной системы, в рамках которой обеспечивается поставка обновленных версий системы, оказывается консультационная поддержка специалистам РУП «БЕЛТЭИ».
Задачи, поставленные перед организацией-исполнителем при инициации проекта, были решены в полном объеме в соответствии с условиями договора, поставленные цели – достигнуты.

6. ОЦЕНКА И РЕКОМЕНДАЦИИ:
 Оценка соответствия программного обеспечения потребностям предприятия 5
 Оценка удобства работы с программой 5
 Оценка качества работы партнера 5
* оценки внедрения по 5-бальной шкале (где «5» - наивысшее значение)

Рекомендовали бы мы своим коллегам использовать данное программное решение для автоматизации:

Да Скорее да Скорее нет Нет

Зам. директора по строительству и идеологической работе

В.Т. Новик
(наименование должности) МП (Инициалы, фамилия)
.