От регламентов к результату: как в санатории им. Фрунзе цифровизировали сложные процессы согласования, используя ПП "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

Проблема: Административный лабиринт и потеря контроля.

Цель проекта: преобразовать хаотичные и непрозрачные процессы в централизованную, автоматизированную и контролируемую систему управления документами.

Задачи:

Ликвидировать версионный хаос и установить полный аудит всех изменений каждого документа. Исходная проблема: «Черновик_Договор_исправленный.docx». Невозможно понять, какая из версий документа является актуальной, кто и какие правки вносил, и почему они были отклонены.
Четко закрепить зоны ответственности за каждым участником процесса, исключив «тихие» отказы и задержки. Исходная проблема: юрист не видит правок бухгалтера, и наоборот. Это приводит к противоречивым требованиям и бесконечным циклам пересогласований.
Обеспечить сквозную прозрачность процесса, от создания документа до его подписания контрагентом, включая этап внешних переговоров. Исходная проблема: после внутреннего согласования документ уходит к менеджеру, и дальнейшая судьба правок и возражений контрагента неизвестна. Руководство не видит, на каких условиях идет реальное обсуждение.
Внедрить эффективный инструмент поиска по всем документам системы. Исходная проблема: «Мы подписывали доп. соглашение с этим контрагентом полгода назад, но найти его в общей папке — задача на полдня». Нет полнотекстового поиска по содержимому документов.
Как мы победили главные боли

Боль: «Версионный ад»

-> Решение: «Теперь система хранит все версии документа в одном месте, с четкой привязкой к автору правки. Вы всегда можете сравнить две любые версии и прочитать комментарий, почему изменение было принято или отклонено».

Боль: «Потерянные замечания контрагента»

-> Решение: «Этап «Согласование с контрагентом» стал таким же прозрачным, как и внутренний. Все предложения партнеров фиксируются в системе, и их судьба (принято/отклонено) всегда известна руководству».

Результаты:
1. Регламентированное прохождение документов с жестким закреплением ролей. Система не даст сотруднику подписать документ, если это не входит в его права на текущем этапе маршрута.
2. Параллельное согласование с видимостью замечаний. Сокращает время на внутренние итерации на 40-50%.
3. Сквозные процессы, объединяющие внутреннее и внешнее согласование. Руководство в реальном времени видит, на каком этапе переговоров находится каждый договор.
4. Полный и неизменяемый аудит всех действий. Ответ на вопрос «Кто и почему внес эту поправку?» всегда есть в системе.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика