Автоматизация учета на базе ПП "1С:Архив" в ГКУ КК "ЦБ учреждений образования"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Выбор в пользу «1С:Архив» в Централизованной бухгалтерии учреждений образования был сделан для того, чтобы оптимизировать документооборот и повысить эффективность работы.

Основными целями были:
1. Централизация хранения документов, т.е. создание единого электронного хранилища для документов из разных информационных систем.
2. Соблюдение нормативных требований. Обеспечение соответствия требованиям Росархива, ФЗ №125-ФЗ «Об архивном деле», ФЗ №63-ФЗ «Об электронной подписи» и других нормативных актов.
3. Оптимизация документооборота. Снижение нагрузки на учётные системы и системы электронного документооборота за счёт переноса архивных документов в отдельное хранилище.
4. Автоматизация рутинных процессов. Возможность комплектования архива, формирования сдаточных описей, учёта и классификации документов, контроля сроков хранения и уничтожения.
5. Быстрый поиск и доступ к данным.
6. Обеспечение безопасности и контроля доступа.
7. Сокращение затрат на физические помещения для архива, оборудование для хранения бумажных документов, трудозатраты на архивные процессы.

Задачи внедрения:
1. Объединить документы из разных систем в едином архиве, структурировать данные по фондам, описям, делам и документам.
2. Организовать учёт сроков хранения документов.
3. Автоматизировать загрузку документов из сторонних систем.
4. Оптимизировать поиск необходимых документов и получение доступа к ним.
5. Организовать защиту документов от несанкционированного доступа, регулярную проверку целостности файлов и разграничить права пользователей.
6. Интегрировать «1С:Архив» с конфигурациями «1С:Предприятие 8.3», которые использует клиент, а именно «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» и «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8».

В результате внедрения «1С:Архив» клиент получил:
1. Единое хранилище бумажных и электронных документов, доступное для сотрудников.
2. Снизилось время обработки запросов благодаря гибкой системе поиска.
3. Учёт сроков хранения для разных категорий документов, что исключило риск уничтожения документов раньше установленного срока.
4. Повысилась эффективность работы бухгалтерии за счёт освобождения ресурсов для текущей деятельности.

Таким образом внедрение «1С:Архив» в Централизованной бухгалтерии позволило перейти на более современный уровень управления документами, соответствуя требованиям законодательства и оптимизируя внутренние процессы.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента