Адаптация и модификации системы электронного документооборот ООО "НАТС" на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Внешний документооборот с помощью 1С-ЭДО
• Внутренний документооборот с помощью 1С-ЭДО
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Общество с ограниченной ответственностью «НАТС» выражает искреннюю благодарность команде ООО «АРТ САТЕРРА» за исключительно высокое качество выполненных работ и проявленный профессионализм в процессе внедрения системы электронного документооборота в нашей организации.
Наша компания осуществляет деятельность в сфере комплексного выполнения строительно-монтажных работ по объектам транспортной инфраструктуры, включая автомобильные дороги, автомагистрали, железнодорожные пути и объекты метрополитена.

Учитывая территориально распределенную структуру подразделений организации по всей стране, высокую мобильность персонала и значительный объем работы в режиме командировок, перед нами стояла задача внедрения эффективного решения для электронного документооборота. В результате совместного анализа с исполнителем был определен оптимальный программный продукт — 1 С:Документооборот версии 3.0.

Ключевыми задачами проекта являлись: проведение анализа и регламентация процессов документооборота, адаптация системы под требования к нашей договорной деятельности, реализация механизмов контроля бюджетных лимитов при обработке заявок на оплату расходов, а также обеспечение обмена с учетной системой для исключения дублирования операций с справочниками и документами.

Командой исполнителя была проведена работа, включающая разработку регламентов обработки автоматизируемых документов, комплексную настройку и адаптацию системы под наши бизнес-процессы, реализацию синхронизации и интеграции нормативно-справочной информации и документов, а также подготовку пользовательских инструкций.

За период использования система продемонстрировала себя как современное и функциональное решение с широким набором возможностей для управления документами и процессами организации, а также эффективной совместной работы сотрудников.
С помощью системы электронного документооборота автоматизированы следующие ключевые процессы:

Входящая и исходящая корреспонденция
- Организационно-распорядительные документы
- Протоколы совещаний
- Служебные записки
- Командировки (реализованы процессы от согласования служебной записки на командировку, получения подотчета и бронирование проезда и проживания командируемого сотрудника, до сдачи авансового отчета с интеграцией в 1С:Бухгалтерия)
- Кадровые заявления (отпуска, материальная помощь)
- Договорные документы с расширенным реквизитным составом и автоматическим созданием договоров в 1С:Бухгалтерия
- Заявки на оплату расходов с контролем лимитов и автоматическим созданием платежных поручений в 1 С Бухгалтерия
- Доверенности
- Претензионно-исковая работа

Ключевые преимущества и достижения:

1. Повышение эффективности работы с документами

Сокращение времени на создание и поиск документов стало одним из наиболее заметных улучшений. Благодаря использованию типовых шаблонов и возможности повторного использования ранее созданных документов, сотрудники значительно экономят время. Единое структурированное хранилище с возможностью поиска по ключевым полям и полнотекстового поиска позволяет мгновенно находить нужную информацию. Возможность поиска документов в разрезе проектов и контрагентов.

Упорядочивание работы с документами достигается за счет внедрения типовых шаблонов и маршрутов, а также четких инструкций по работе с документами. Это обеспечивает единообразие процессов и снижает количество ошибок.

Использование полной информации по документу стало возможным через хранение истории переписки и взаимосвязей документов.

2. Оптимизация взаимодействия сотрудников

Система существенно оптимизировала взаимодействие работников, уменьшив количество личных обращений к делопроизводителям и другим сотрудникам. Теперь поиск документов, контроль их обработки, получение копий и согласование происходят в автоматизированном режиме через систему.

З. Экономические преимущества

Достигнута значительная экономия бумаги и мест хранения за счет перевода заявок и служебных записок в электронную форму и сокращения использования документов в бумажном виде.

4. Улучшение контроля и дисциплины

Упрощение контроля за исполнением документов и поручений стало возможным благодаря автоматическим напоминаниям, спискам текущих задач и системе контроля исполнительской дисциплины. Для контроля исполнительской дисциплины также используются настроенные отчеты, в т.ч. числе в разрезе документов и сотрудников.

Ускорение документооборота обеспечивается автоматическим перемещением документов между сотрудниками, уведомлениями о новых и просроченных заданиях, а также возможностью использования помощников и замещающих.

5. Надежность и безопасность документооборота

Сокращение потерь документов обеспечивается благодаря единому электронному архиву, минимизации передачи бумажных документов и централизованному управлению всей документацией. Ведение регистрационных карточек на существующие бумажные документы обеспечивает полный контроль над документооборотом.

Разграничение прав доступа к объектам системы обеспечивает доступность для сотрудников необходимой и достаточной для работы информации, при этом нет доступа к чужим документам и справочникам.

Предотвращение передачи неуполномоченным лицам документов ДСП в т.ч. за счет дополнительная идентификация документов и задач по ним.

6. Комплексный подход к договорной работе

Система обеспечила комплексную автоматизацию жизненного цикла договоров — от инициации до исполнения. Запуск договорного процесса начинается с подготовки служебной записки на заключение договора с указанием всех необходимых параметров договора. Настроены маршруты согласования и подписания договора, а также контроля получения копий и оригиналов документов. Предусмотрено создание поручений по предоставлению отчетных документов по исполнению договоров в бухгалтерию.

Критически важная информация по договору отражается в карточке договора как в системе электронного документооборота, так и в учетной системе. Для этого значительно расширен реквизитный состав договора, включая такие параметры как:

- Даты начала и завершения работ, оказания услуг
- Статья затрат и статья ДДС
- ЦФО (подразделение договора)
- Авансирование
- График платежей
- Процент генподрядных услуг
- Процент гарантийных удержаний и график возврата средств

Реквизиты договора также доступны пользователю при выполнении задач по документу.

Лист согласования договоров содержит всю необходимую информацию о реквизитом составе документа и визы согласующих лиц.

Автоматическое создание подписанного договора в учетной системе и полная синхронизация реквизитного состава между системами обеспечивает своевременность ввода договоров в учет и актуальность данных, отсутствие дублирования ввода данных и необходимости довнесения информации в учетную систему, единство информационного пространства.

1С:Документооборот определен как мастер-система по договорам, что обеспечивает единый источник информации и исключает противоречия в данных.

Для сохранения целостности данных при переходе на новую систему для архивных договоров выполнена интеграция договоров из 1С:Бухгалтерия с установлением связей между договорами верха и субподрядными договорами.

Система обеспечивает автоматический расчет текущей (полной) суммы договора на основании всех дополнительных соглашений, в т.ч. с отображением результата в учетной системе. Сохранение истории изменения суммы в обеих системах позволяет отслеживать динамику договорных обязательств.

Реализована возможность автоматического изменения реквизитов основного договора на основании дополнительных соглашений, включая корректировку сроков действия с сохранением истории изменений, корректировку условий исполнения договора.

Обзор всех файлов договора и связанных документов непосредственно из учетной системы значительно упрощает работу бухгалтеров и других пользователей 1 С: Бухгалтерия.

Система обеспечивает отображение информации о всех связанных субподрядных договорах для договора верха, включая доступ к этой информации из 1С:Бухгалтерия. Это позволяет контролировать всю цепочку субподрядных отношений.

Отображение скан-копий дополнительных соглашений и спецификаций в карточке основного договора, включая доступ к ним из 1С:Бухгалтерия, обеспечивает доступ и актуальность договорных требований в одном месте.

Использование специализированных отчетов по договорам обеспечивает анализ договорной деятельности и контроль исполнения обязательств.

7. Финансовое планирование и контроль расходов

В системе реализован модуль по бюджетированию и контролю лимитов, обеспечивающий контроль от планирования до фактической оплаты.

Занесение бюджета на каждый месяц в разрезе инициатора платежа, статьи ДДС, проекта (номенклатурной группы) позволяет осуществлять планирование денежных потоков организации.

Автоматическое заполнение связанных полей по основанию платежа (договорного документа) упрощает работу и минимизирует количество ошибок пользователей при заполнении критически важных полей заявки на оплату и платежного поручения.

Превентивный контроль лимитов при запуске заявки на оплату расходов обеспечивает проверку соответствия суммы заявки доступному лимиту и блокировку заявок, превышающих бюджет. Также реализован вариант обработки срочных заявок, превышающих лимит.

Динамический контроль лимитов при изменении критически важных реквизитов заявки в ходе обработки (срок оплаты, сумма, проект и инициатор платежа) обеспечивает повторную проверку заявки на соответствие бюджету и предотвращает несанкционированное увеличение расходов.

Окрашивание суммы заявок, превышающих бюджет, стало эффективным инструментом визуального контроля: мгновенное визуальное определение проблемных заявок, снижение вероятности ошибок при работе с большим объемом заявок, упрощение работы руководителей при акцептовании заявок.

Формирование данных по остаткам бюджета позволяет получать актуальную информацию по доступным средствам бюджета, отклонению от плана и вести учет заявок с учетом всех стадий процесса:

• заявки в обработке - резервирование средств бюджета на этапе согласования заявки;
• согласованные заявки — подтвержденные к оплате обязательства;
• оплаченные заявки — фактически исполненные расходы.

Автоматическое создание платежных поручений с заполнением всех необходимых полей в 1С:Бухгалтерия на основании заявок на оплату обеспечивает автоматическую передачу данных без дублирования ввода и довнесения данных, исключает ошибки при переносе информации между системами, ускоряет процесс формирования платежных документов.

Получение статуса платежных получений из 1С:Бухгалтерия (оплачено, отклонено) и формирование уведомлений об оплате заявки инициатору платежа позволяет отслеживать фактическое исполнение платежей и актуализировать данные об остатке бюджета.

В учетной системе доступен обзор файлов заявки на оплату расходов и ее связанных документов.

Внедрение финансового планирования и контроля в ходе обработки заявок на оплату упрощает контроль со стороны финансовой службы организации, позволяет сокращать случаи превышения бюджета и повышает ответственность сотрудников при планировании расходов, увеличивает своевременность подачи информации для корректировки бюджета.

8. Синхронизация НСИ

Внедрена автоматическая синхронизация справочников, критически важных для осуществления договорной деятельности и обработки заявок на оплату расходов, с передачей данных из 1 С Бухгалтерия в систему электронного документооборота.

Для справочника «Проекты» (номенклатурные группы) настроена обратная синхронизация — передача информации из системы документооборота в учетную систему.

Централизованное ведение справочной информации с автоматической синхронизацией между системами исключает дублирование данных и существенно снижает риск возникновения ошибок при поддержании нормативно-справочной информации в актуальном состоянии.

9. Синхронизация организационной структуры предприятия и кадровых данных

Автоматическая синхронизация организационной структуры предприятия и информации о сотрудниках обеспечивает поддержание актуальности справочников в соответствии с текущими кадровыми данными.

Поддержание актуальной информации о подразделениях и персонале в 1С:Бухгалтерия осуществляется посредством автоматической синхронизации нормативно-справочной информации из системы 1 С:Зарплата и управление персоналом.

При оформлении трудоустройства или внутренних кадровых перемещений сотрудника в системе автоматически создается соответствующая учетная запись, что существенно облегчает работу системного администратора и исключает возможность ошибок при ручном вводе данных.

Процедуры увольнения персонала также автоматически отражаются в системе, что обеспечивает своевременную деактивацию учетных записей и предотвращает возможность несанкционированного доступа бывших сотрудников к корпоративной информации.

Заключение
Внедрение 1С:Документооборот 3.0 показало высокую эффективность и соответствие потребностям современной организации. Система обеспечивает комплексную автоматизацию документооборота, повышает прозрачность процессов, улучшает контроль исполнения и способствует формированию единого информационного пространства предприятия.

Особенно следует отметить обмен данными с существующими учетными системами, что обеспечивает целостность информационной среды и исключает дублирование данных

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента