Автоматизация документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в ООО "ГОРКОМ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В 2025 году компания сделала важный шаг к модернизации своих процессов, внедрив систему электронного документооборота, что позволило существенно сократить бумажный документооборот и улучшить исполнительскую дисциплину сотрудников. Основные цели, поставленные руководством, включали создание единой базы данных для хранения документов, реализацию четких регламентов согласования документации и формирование базы данных контрактной информации по контрагентам.

Выбор компании ООО «Амтел-Софт» для выполнения этой задачи был обусловлен уже имеющимся успешным опытом работы с решениями на платформе 1С:Предприятие 8. Это обеспечивало уверенность в том, что специалисты знают специфику бизнеса и смогут учесть все важные детали при внедрении новой системы.

Рекомендуемое прикладное решение «1С:Документооборот 8» оказалось отличным выбором, так как оно способно удовлетворить все требования, поставленные перед новой системой учета. Внедрение этого решения поможет не только оптимизировать процессы согласования, но и обеспечить централизованное и безопасное хранение документов, сократив риски потерь и упрощая доступ к информации.

В результате выполнения данного проекта компания сможет повысить уровень эффективности бизнеса, сократить временные затраты на обработку документов и наладить более прозрачные процессы взаимодействия между сотрудниками и контрагентами.
Внедрение новой информационной системы в компании стало значительным шагом к оптимизации бизнес-процессов.

Работы по внедрению включали всестороннее рассмотрение существующих бизнес-процессов, анализ требований к автоматизированной системе и реализацию согласования разных видов документов. Это обеспечило создание персонализированных списков согласующих для каждого типа документов, что повысило эффективность управления.

Автоматизация создания новых контрагентов, настройка шаблонов файлов для автозаполнения и организация прав доступа для различных групп сотрудников значительно упростили работу пользователей. Хранение файлов в томах с маршрутизацией обеспечило надежное и структурированное хранение информации.

Система позволяет эффективно решать несколько задач учета, таких как хранение и обработка документов, ведение делопроизводства, контроль исполнения поручений, а также управление договорами. В результате использования системы была создана единая база данных для хранения и учета документов, что позволило регламентировать процессы согласования. Пользователи отмечают, что время на согласование документов сократилось, а процесс стал более прозрачным.

Кроме того, благодаря оптимизации оформления договоров и дополнительных соглашений была достигнута существенная экономия временных ресурсов. Заключение договора абонентского сопровождения с компанией «Амтел-Софт» обеспечивает регулярную консультационную поддержку, что гарантирует стабильность работы системы.

В настоящее время в компании автоматизировано 20 рабочих мест, что позволяет обеспечить высокий уровень охвата сотрудников новыми функциональными возможностями системы. В общем, внедренная система значительно улучшила управление документооборотом и повысила общую эффективность работы компании.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента