Автоматизация документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "ПСБ БИЗНЕС"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Цели проекта:

— Строгая формализация текущих бизнес-процессов, связанных с договорной работой.
— Строгая формализация интерфейса карточек договоров, разделенных по сферам деятельности.
— Повышение эффективности работы сотрудников и снижение риска человеческой ошибки при работе с договорами.
— Создание функционала для анализа и оперативного реагирования на внештатные ситуации при согласовании документов.

Задачи проекта:

— Улучшение интерфейса карточки документа.
— Реализация маршрутов бизнес-процессов для договорных документов.
— Доработка интерфейса форм, связанных с задачами, для более удобного управления приоритетами.
— Доработка механизма «Уведомления» для электронной почты и мессенджера «Telegram».
— Доработка механизма регистрации документов.
— Автоматизация подсистемы учета закупок по классификатору ОКПД2.
— Обеспечение возможности работы в мобильном клиенте.
— Интеграция с программным продуктом «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» для централизованного управления клиентами.

Результаты проекта:

С 1 июня 2025 года был осуществлен полный переход на систему «1С:Документооборот 8 КОРП». Новый программный продукт успешно устранил все проблемы, выявленные в предпроектном обследовании.

Положительный эффект от внедрения:
— Строго формализована обработка договорных документов.
— Документы централизованы в одной системе.
— Увеличилась скорость реагирования на внештатные ситуации при согласовании документов.
— Автоматизирован контроль учета закупок по классификатору ОКПД2.

После 3 месяцев эксплуатации новой системы Заказчик примет решение о расширении функционала (входящая и исходящая корреспонденция, внутренние документы).

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика