Создание системы электронного документооборота на базе ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "ФФБ"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ООО «ФФБ» - современное высокотехнологичное индустриальное производство. Компания производит более 30 тысяч тонн продукции в год. Клиентами являются большинство федеральных и региональных торговых сетей. Компания развивает производство, создает собственную рецептуру, формируем программы поддержки и развития для партнеров.

Для автоматизации договорной работы согласно внутреннему регламенту компании руководство ООО «ФФБ» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.

В качестве компании-интегратора приглашен «1С-Рарус», имеющий большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8». Интегратор сертифицирован по системе менеджмента качества ISO 9001:2015, имеет статус Центра компетенции по документообороту фирмы «1С».

Было принято решение строить единую систему электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП», ред.3.

Ранее в компании не использовалась единая система ведения договорной работы, применялись электронные таблицы и электронная почта. Не обеспечивалась оперативность согласования договорных документов, было недостаточно коммуникаций участников согласования договорных документов.

В ходе проекта специалистами «1С-Рарус» выполнены следующие работы:
• Сбор функциональных требований и требований к интеграции. На этапе сбора требований выявлены функциональные разрывы типовой конфигурации и предъявляемых требований Заказчика к целевой информационной системе.
• Формирование проектной документации. На основании согласованных требований создана проектная документация, включающая техническое задание на доработку конфигурации;
• Настройка и доработка информационной системы: реализованы настройки позволяющие автоматизировать процесс работы с договорными документами:
* Подготовка проекта договорного документа;
* Отправка договора на согласование;
* Согласование договора, настройка маршрутов согласования исходя из различных условий;
* Обработка результатов согласования;
* Обеспечение подписания договора руководителем;
* Подписание документа контрагентом
* Регистрация договора;
* Создание и дозаполнения договора в «1С:ERP Управление предприятием» с помощью настройки бесшовной интеграции.

Реализован обработчик копирования файла, который для Дополнительных Соглашений и приложений к договору:
o Находит связанный договор.
o Создает копии карточек файлов с признаком «Скан-копия оригинала» (из числа файлов, прикрепленных к договору) и прикрепляет эти копии к карточке доп. соглашения / приложения к договору. При этом файл на диске не дублируется. Копия карточки файла содержит ссылку на первичный файл.

• Выполнена настройка бесшовной интеграции с «1С:ERP Управление предприятием».
• Проведены приемо-сдаточные испытания;
• Разработаны инструкции, проведена подготовка к опытно-промышленной эксплуатации (ОПЭ);
• Проведено обучение пользователей;
• Проведена опытно-промышленная эксплуатация. Выполнена первоначальная настройка системы.

Внедрение ИТ-системы позволило автоматизировать такие задачи учета, как:
• Учет и хранение документов;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет договоров.

Автоматизирована деятельность административно-хозйственного отдела, отдела материально-технического снабжения, коммерческого блока, финансово-кредитного отдела, администрации офиса, блока управления персоналом, склада, технической службы, отдела логистики, отдела автоматизированных систем управления, юридического блока, отдела методологии бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерии и администрации завода, отдела по работе с персоналом, бухгалтерии офиса, отдела главного технолога и отдела контроля качества и аудита.

В результате внедрения ИТ-системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП», ред.3 сократилось время на согласование договорных документов на 20%.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента