Внедрение программного продукта "1С: Документооборот государственного учреждения" в Государственном гуманитарно-технологическом университете (ГГТУ)

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

На первом этапе провели тщательный аудит с целью определить, какие процессы оставить, изменить и объединить. Аудит представлял из себя опросники и интервьюирование для начальников подразделений и юриста по договорным документам.

Для работы по проекту была выбрана модульная технология внедрения. Система позволяет пошагово внедрять необходимые модули, сокращая издержки и предоставляя возможность точечно решать конкретные задачи бизнеса. Такой подход облегчает управление бизнес-процессами, повышает эффективность работы и уровень контроля над документами, что важно для современных организаций
Теперь, при создании приказов, ЭОЛ создаются автоматически. Вечером автоматически созданные обходные (по желаемому расписанию) отправляются в базу 1С:Документооборот на согласование. Все результаты и ошибки записываются в журнал АЭОЛ и отправляются администратору по почте. После создания задач в 1С:Документообороте сотрудники ВУЗа получают уведомления, а сами задачи в 1С:Документооборот попадают из 1С Университета и 1С Колледжа (доработан функционал на стороне источников). Уведомления пакетные, с сообщением типа: "Вам поступило 130 документов на согласование".

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)