Внедрение "1С:Отель" для управления сетью хостелов "Мэрибель" специалистами Платформа IT
ООО "Мэрибель"
ООО «Мэрибель» специализируется на организации проживания для иностранных граждан, временно работающих в России. Компания предоставляет жильё на договорной основе, обеспечивая соблюдение всех требований законодательства и базовый уровень сервиса для размещённых гостей.
Основу клиентской базы составляют юридические лица — работодатели, заключающие договоры на проживание своих сотрудников. «Мэрибель» обслуживает девять объектов в разных районах Санкт-Петербурга, обеспечивая централизованное управление, контроль заселения и отчётность по каждому размещённому лицу.
Ситуация до внедрения
До начала проекта в компании использовалась конфигурация "БИТ Отель". Программа обеспечивала базовый уровень автоматизации, однако в дальнейшем оказалось недостаточным для актуальных потребностей компании. Кроме технических ограничений и нехватки нужных инструментов, ключевым фактором стало то, что "БИТ Отель" официально снят с продаж и более не развивается.
В связи с этим было принято решение перейти на актуальную конфигурацию "1С:Отель", которая поддерживается разработчиком, регулярно обновляется и предоставляет более широкие возможности для автоматизации гостиничного бизнеса.
Цели проекта
Цель проекта — перевести клиента из программы БИТ Отель, в программу 1С:Отель, чтобы обеспечить автоматизацию бизнес-процессов. Задачи, поставленные заказчиком:
• Обеспечить единый стандарт учёта по всем гостиницам.
• Упростить и автоматизировать работу с размещениями, тарифами, клиентами и оплатами.
• Объединить хозяйственный и бухгалтерский учёт в одной системе.
• Реализовать выгрузку в ФМС и интеграцию с 1С:Бухгалтерией.
• Подключить оборудование: ККТ, эквайринг, сканеры паспортов.
• Повысить контроль за загрузкой номерного фонда и скоростью обработки заявок.
• Подготовить инфраструктуру для будущего масштабирования.
Этапы внедрения
Внедрение было реализовано поэтапно, с последовательным включением функциональных блоков и переносом данных из старой системы.
Этап 1. Подготовка и базовая настройка
- Выполнена установка конфигурации 1С:Отель.
- Создан справочник гостиниц с реквизитами, контактами и префиксами.
- Привязаны юридические лица, подготовлены карточки организаций.
- Заполнен номерной фонд с учётом этажности, комнат, койко-мест и логики нумерации.
- Настроены шаблоны размещения и типы номеров.
- Загружены тарифные планы и установлены правила расчёта по календарю.
- Реализованы печатные формы с логотипами для каждой гостиницы.
- Произведён перенос справочников и клиентской базы из БИТ Отель.
Этап 2. Интеграция и расширенная настройка
- Разработаны планы этажей с координатной привязкой кроватей.
- Подключены сканеры для автоматического ввода паспортных данных.
- Настроен механизм выгрузки данных о гостях в систему ФМС.
- Выполнена интеграция с 1С:Бухгалтерией 3.0.
- Настроено оборудование: кассы (ККТ) и терминалы эквайринга на 9 рабочих местах.
- Проведено тестирование всех функций, проверка на соответствие ТЗ.
Этап 3. Обучение и запуск
- Сформированы подробные инструкции для пользователей.
- Проведены онлайн-сессии обучения: для администраторов, бухгалтеров, управляющих.
- Поддерживалась обратная связь и доработка отдельных элементов по запросу заказчика.
- Система введена в промышленную эксплуатацию.
Результаты проекта
Внедрение 1С:Отель позволило компании полностью перейти на современную и поддерживаемую систему, заменив устаревшую конфигурацию. Все объекты размещения были переведены в новую систему без потери данных, при этом значительно расширился доступный функционал.
Теперь все хостелы в количестве 9 штук работают в единой базе. Администраторы оформляют размещения, ведут учёт гостей и формируют документы в программе. Исключён ручной ввод данных, упростилось взаимодействие с бухгалтерией, а процессы учёта стали более прозрачными.
Были успешно настроены механизмы выгрузки данных в ФМС и подключено оборудование — кассы, терминалы и сканеры паспортов. Компания получила актуальное решение, адаптированное под текущие задачи и готовое к дальнейшему развитию.
Автоматизированы следующие функции:
- Анализ продаж ABC/XYZ
- Взаиморасчеты с покупателями
- Взаиморасчеты с поставщиками
- Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
- Оформление заказов покупателей
- Оформление заказов поставщикам
- Планирование с учетом отраслевой специфики
- Расчет нормативной себестоимости заказов
- Управленческий учет
- Формирование отраслевой отчетности
- Ценообразование, прайс-листы
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Отзыв клиента
Отзыв о внедрении 1С:Отель в сеть хостелов «Мэрибель»
Сеть хостелов «Мэрибель» специализируется на организованном и законном размещении иностранных трудовых мигрантов в Санкт-Петербурге. Мы обслуживаем в основном корпоративных клиентов — строительные, логистические и производственные компании, которые размещают у нас большие группы сотрудников.
С учётом требований к миграционному учёту, необходимости централизованного управления номерным фондом (в том числе койко-местами), строгого контроля бюджета и отчётности, нами было принято решение внедрить специализированную систему автоматизации гостиничного бизнеса. После анализа решений рынка мы выбрали «1С:Отель» и компания «Платформа IT» как интегратора, обладающего отраслевой экспертизой и подтверждённым опытом.
Цели проекта:
• Централизация данных и управления 9 объектами размещения.
• Интеграция с миграционными и бухгалтерскими системами.
• Повышение прозрачности процессов для внутреннего контроля и внешнего аудита.
• Обеспечение соответствия нормативным требованиям.
Ключевые результаты внедрения:
• Построена единая цифровая модель всей сети с детализацией до уровня койко-мест.
• Автоматизированы процессы заселения, регистрации иностранных граждан с использованием сканеров Regula и интеграция с «Контур ФМС».
• Реализована двусторонняя интеграция с «1С:Бухгалтерия», что позволило исключить дублирование ввода данных и ускорить финансовый учёт.
• Настроены инструменты визуализации: интерактивные поэтажные планы, брендированные печатные формы и шаблоны договоров.
• Подключено кассовое и эквайринговое оборудование во всех точках.
• Проведено комплексное обучение персонала с передачей методических материалов.
Проект выполнен на высоком уровне: в срок, в рамках бюджета, с полным соответствием требованиям бизнеса. Особенно важно, что решение учитывает специфику нашей деятельности.
Компания «Платформа ИТ» продемонстрировала высокий уровень профессионализма, технической компетенции и умения адаптировать продукт под реальные задачи нашего бизнеса. Решение «1С:Отель» — инструмент управления гостиничной недвижимостью, работающий в связке B2C, с высокой нагрузкой и нормативной ответственностью.
Рекомендуем «1С:Отель» и компанию «Платформа ИТ» как надёжных партнёров для автоматизации гостиничного бизнеса.
Отзыв клиента
