Автоматизация входящих и исходящих документов на базе "1С:Документооборот КОРП" ред. 3.0 в акционерном обществе "Иркутский Релейный Завод"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"

Описание

Причиной автоматизации работы с входящими и исходящими документами на базе "1С:Документооборот" ред. 3.0 на предприятии стала необходимость перехода с бумажного на электронный документооборот. Сотрудники тратили много времени на передачу документов между подразделениями, документы терялись, был осложнен поиск нужных документов и истории их выполнения, что увеличивало риск задержки и недопонимания в рабочем процессе.
Ведение переписки с контрагентами в бумажном виде делало невозможным отследить ответили ли исполнители на входящее письмо и в каком состоянии сейчас находился исполнение входящего документа. При этом входящие документы необходимо было копировать перед передачей их исполнителям, имелись случаи утери документа и как следствие, затягивали подготовку ответа на входящий документ.
Задачи, поставленные собственниками организации перед началом проекта внедрения "1С:Документооборот" ред. 3.0:
• Реализовать синхронизацию данных НСИ: справочники должности, структура предприятия, физические лица, пользователи, сотрудники, кадровые перемещения, контрагенты.
• Исключить потерю входящих и исходящих документов.
• Исключить работу с входящими документами только в бумажном виде. Исключить потерю входящих при передаче документа исполнителю.
• Реализовать возможность контроля создания ответов на входящие письма.
• Реализовать электронное согласование исходящих документов.
• Организовать хранение электронных документов в едином месте, с функциями быстрого поиска по различным критериям.

В рамках проекта внедрения настроена система "1С:Документооборот" ред. 3.0, позволяющая работать с входящими и исходящими документами. Настроена система на регистрацию, рассмотрение, ознакомление и исполнение входящих документов. Настроена система на создание и согласование исходящих документов. Система обеспечивает функции контроля исполнения документов (полностью или этапов их жизненного цикла).
Настроена синхронизация данных НСИ между "1С:Документооборот" ред. 3.0 и «1С:ERP Управление предприятием" ред.2.0. Синхронизация выполнена таким образом, что позволяет корректно передавать данные по сотрудникам:
• О замещении на период отсутствия.
• О замещении должности на период открытой вакансии.
• О перемещении сотрудника из одного подразделения в другое.
• О кадровом перемещении, при этом сохраняется кадровая история в обеих информационных системах.
• При увольнении сотрудника учитываются ранее произведенные действия над сотрудником.
В качестве программного продукта для реализации вышеперечисленных задач была выбрана программа «1С:Документооборот» ред.3.0, так как:
• На предприятии уже использовали программные продукты от 1С - «1С:ERP Управление предприятие» ред.2.0.
• "1С:Документооборот" ред.3.0 позволит в дальнейшем вводить новые блоки без дополнительных затрат на программное обеспечение;
• Наличие понятного и удобного интерфейса программы «1С:Документооборот» ред.3.0 для пользователей.
Внедрением системы была группа компаний «Форус». Критериями при выборе поставщика решения были следующие: многолетнее продуктивное сотрудничество, опыт работы на рынке автоматизации, наличие квалифицированной команды у компании.
В ходе внедрения информационной системы автоматизирована работа с входящими и исходящими документами.
В результате внедрения информационной системы компания получила готовый инструмент для работы бизнеса, который позволяет решать текущие задачи. Благодаря внедрению системы автоматизирована работа с входящими и исходящими документами и настроена синхронизация данных НСИ (справочники должности, подразделения, физические лица, пользователи, сотрудники, кадровые перемещения) :
• Реализована синхронизация данных НСИ.
• Реализован единый нумератор для регистрации документов.
• Реализован быстрый доступ к документам. Ранее, поиск документов требовал значительного времени. С внедрением системы сотрудники легко находят необходимые документы.
• Ускорена обработка входящих документов и исключили «потерю» входящих документов. Документы стали всегда доходить до конечного исполнителя.
• Реализован контроль за выполнением входящих документов. Руководители могут отслеживать статус и ход исполнения задач и документов, посмотреть всю переписку с контрагентом, что улучшает управление процессами в компании.
• Упростили процесс создания исходящих документов, путем ввода единого шаблона исходящего документа.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента