Автоматизация документооборота на базе 1С:Документооборот КОРП редакция 3.0 в ООО "СЗ "Малкова 12".

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО ООО «СЗ «Малкова 12» — застройщик входит в Группу компаний «Краснокамский ЖБК». Помимо застройщика, в группу компаний входят генеральный подрядчик «ЖБК-Строй», завод железобетонных конструкций «Краснокамский завод ЖБК» и проектное бюро. История ГК началась с завода, запущенного в 1959 году, сейчас же это крупный строительный холдинг, который помимо производства железобетонных изделий строит многоквартирные дома, школы, детские сады и другие объекты по заказу крупных застройщиков Перми и администрации города и края. В строительстве застройщик использует финские панели и другие материалы собственного производства.
В активе застройщика несколько возведенных и сданных в срок объектов: жилой комплекс «Сага» на Овчинникова, 15А, жилой дом «Моцарт» на Борчанинова, 50, многоквартирные дома на Советской Армии, 52, Танцорова, 11, Малкова, 5, Овчинникова, 29А и другие объекты строительства города Перми.

В 2024 году руководством компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота с целью сократить бумажный документооборот и повысить исполнительскую дисциплину сотрудников.
Руководство компании поставило следующие цели:
• Создание единой базы данных хранения документов,
• Реализация регламента согласования документации,
• Создание базы данных контактной информации по контрагентам.
Была выбрана компания 1С:Франчайзи «Проектные решения» т.к. уже имелся успешный опыт работы и внедрения программных продуктов на платформе 1С:Предприятие 8.
Специалисты «Проектные решения» рекомендовали в качестве основы для построения системы электронного документооборота использовать прикладное решение «1С:Документооборот 8 КОРП», программа позволяет реализовать все заявленные требования к системе учета.

Проведены работы по внедрению информационной системы: рассмотрены бизнес-процессы компании, проведен анализ требований к автоматизированной системе, реализованы бизнес-процессы для согласования разных видов документов: для каждого вида документов - персональный список согласующих; для удобства пользователей - новые контрагенты системы создаются автоматически; настроены шаблоны файлов для автозаполнения; произведена настройка прав доступа для разных групп сотрудников; настроено хранение файлов в томах с маршрутизацией. Реализована бесшовная интеграция "1С:Документооборот 8" с "1С:ERP Управление строительной организацией 2", интеграция дала значительную экономию времени сотрудников и избавила от перехода из одной информационной базы в другую. Ключевые пользователи прошли очное обучение работе в системе учета.
Новая информационная система позволяет решить такие учетные задачи, как:
• Учет и хранение документов;
• Делопроизводство;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Хранение файлов в томах на диске;
• Автозаполнение файлов в документах;
• Учет договоров.
В результате использования новой информационной системы создана единая база данных хранения и учета документов. Регламентирован процесс согласования документов. Пользователи системы отметили, что времени на согласование документов тратится гораздо меньше, процесс стал прозрачен. Существенной экономии временных ресурсов удалось достичь и при оформлении договоров и дополнительных соглашений.
Заключен договор абонентского сопровождения, специалистами компании «Проектные решения» оказывается регулярная консультационная поддержка.
Количество автоматизированных рабочих мест: 50

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика