Внедрение "1С:Документооборот государственного учреждения" в ГОКУ "Дирекция ООПТ" с адаптацией под предметную область учреждения

Автоматизированы следующие функции:

• Планирование содержания и сроков проекта
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Процесс выбора решения клиентом занял 8 месяцев, в течение которых он рассматривал предложения других поставщиков. Предложенные ими варианты имели общий характер и не учитывали специфику бизнес-процессов клиента. После обращения к нам был проведен детальный анализ его требований, особенностей работы и документов, подлежащих внедрению в систему.

Отличительной чертой предложенного решения стал индивидуальный подход. Вместо шаблонного решения была выполнена адаптация системы «1С:Документооборот» под задачи компании, включая внедрение всех необходимых форм документов и регламентов работы. Дополнительным фактором стало наличие у клиента опыта взаимодействия с нами по вопросам сопровождения «1С».

После успешного участия в закупке начался этап внедрения. Возникли сложности, связанные с необходимостью адаптации сотрудников компании к новым процессам после привычного режима работы. Для их преодоления было организовано обучение, произведена настройка системы с учетом пожеланий пользователей и обеспечена поддержка на всех этапах.

В настоящее время система функционирует стабильно. Клиент использует выделенную линию сопровождения для оперативного решения возникающих вопросов и доработки функционала при необходимости. Спустя 6 месяцев после внедрения отмечаются следующие результаты: документооборот стал осуществляться быстрее и прозрачнее, все процессы – удобнее. В рамках сопровождения производятся корректировки процессов, проводится оптимизация; количество обращений в месяц снизилось до минимального уровня.

Обеспеченные для работы клиента результаты:
- Гибкость: Решение учитывает особенности процессов клиента.
- Поддержка после внедрения: Оперативное решение вопросов и настройка процессов.
- Работа с адаптацией пользователей: Обучение и адаптация системы под пользователей.
- Фактор доверия: Клиент имел предыдущий опыт взаимодействия с поставщиком по другим проектам.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)