Внедрение "1С:Документооборот ПРОФ" в "МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "РЕМОНТНО-СТРОИТЕЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ДОРОЖНО-ОЗЕЛЕНИТЕЛЬНЫХ РАБОТ" ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД СТЕРЛИТАМАК РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Стерлитамакское специализированное ремонтно-строительное управление дорожно-озеленительных работ было создано в 1971 году путем слияния комбината благоустройства города и дорожно-эксплуатационного участка. На новое управление возложили обязанности по содержанию городских дорог, их строительству и ремонту, а также по озеленению городских территорий, выращиванию посадочного материала, цветочной продукции, содержанию зеленого хозяйства.
В настоящее время предприятие является основным подрядчиком по выполнению подрядных работ и муниципальных контрактов по текущему содержанию и благоустройству территории города, обустройству инженерной инфраструктуры, ремонту дорог и тротуаров.
МБУ «РСУ ДОР» – высокомеханизированное предприятие, выполняющее огромный комплекс работ по благоустройству и содержанию города. Его коллектив насчитывает свыше 300 человек, которые трудятся в специализированных подразделениях. От качества работы этого предприятия напрямую зависит внешний облик дважды «серебряного», а по итогам 2006 года – «золотого» города России.
Предприятие работает по пяти основным направлениям, которые обеспечивают благоустройство города в целом.
РСУ ДОР – шесть букв за которыми стоят настоящие профессионалы и патриоты своего дела. Люди, которые дарят нам внешний облик такого красивого и родного города. Того самого Стерлитамака – который мы так любим называть «ЗОЛОТЫМ» городом России!
Внедрение системы «1С: Документооборот» в РСУ ДОР было вызвано рядом ситуаций, осложняющих работу компании: подразделения расположены отдалённо друг от друга. Это затягивало сроки подписания и согласования документов, сложность доступа и поиска документов.
До внедрения системы электронного документооборота все документы хранились в разных местах, что делало их доступность и поиск трудоемкими процессами. Сотрудники тратили много времени на поиск нужных документов. Замедленные процессы согласования и утверждения документов. Рутинные бумажные процессы согласования и утверждения документов замедляли оборот документов, что увеличивало риск задержки и недопонимания в рабочем процессе. Было непонятно, кто какие документы согласует и как, в какие сроки. Отсутствие контроля над статусом и выполнением задач.
Без системы для учета и мониторинга статуса задач и документов, руководители теряли контроль над процессами и исполнительской дисциплиной сотрудников.
Поэтому внедрение системы электронного Документооборота было нацелено на предоставление таких важных преимуществ как оперативность обработки данных, обеспечение контроля исполнительской дисциплины, достоверность первичной информации, объективность принятия управленческих решений.
В связи с невозможностью предоставления удаленного доступа на предприятии и на основании рассмотрения кандидатов на выполнения работ по внедрению, клиент выбрал нашу компанию.
Работа по внедрению состояла из следующих кейсов на сновании которых была выполнена следующая работа:
1. Приобретение ПО и установка ПП
Состав работ:
- Конфигурация - «1С: Документооборот ПРОФ» версии 3.0 Электронная поставка
- Платформа –1С: Предприятие 8.3 (x86-64)

2. Предпроектное обследование организации
-анализ информации о структуре и организации деятельности Заказчика (подразделения, ключевые пользователи, сферы интересов и обязанностей);
-обзор и обобщение информации о текущих бизнес-процессах Заказчика;
-оценка текущего состояния информационных систем, аппаратного и программного обеспечения Заказчика для целей проекта внедрения
3. Первоначальная настройка
-создание организационной, технической и информационной инфраструктуры;
-организация единого порядка работы с документами в подразделениях;
-создание надлежащих условий для документально-информационного обеспечения работы сотрудников и руководителей различного уровня.
-заведение или загрузка нормативно-справочной информации (организации, подразделения, пользователи)
4. Обучение сотрудников работе в программе
Проведение обучения на рабочих местах пользователей
5. Автоматизация (делопроизводства)
- определение видов входящих и исходящих документов (письма, запросы, уведомления и т.д.), определение шаблонов форм документов;
- определение маршрутов движения входящих и исходящих документов;
- ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников "Пользователи",
- "Организации", "Структура предприятия", "Виды документов");
- настройка шаблонов входящих и исходящих документов (до 10 элементов);
- настройка маршрутов движения входящих и исходящих документов (до 10 элементов);
- тестовое создание входящих и исходящих документов, проверка работоспособности модели;
- обучение сотрудников работе с входящими и исходящими документами;
- доработка функционала, написание инструкций для пользователей по работе с доработанной частью функционала

6. Согласование договоров
- определение видов договоров, определение шаблонов форм типовых договоров;
- определение маршрутов согласования договоров;
- настройка типовых шаблонов договоров (до 10 элементов);
- настройка маршрутов движения договоров (до 10 элементов);
- тестовое создание договоров, проверка работоспособности модели;
- обучение сотрудников согласованию договоров в программе;
- доработка функционала,
написание инструкций для пользователей по работе с доработанной частью функционала

7. Работа с организационно- распорядительной документацией (приказы, распоряжения)

-определение видов организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, постановления, инструкции), определение шаблонов типовых форм;
-настройка шаблонов организационно- распорядительных документов;
-настройка маршрутов движения организационно- распорядительных документов;
-тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
-доработка функционала, написание инструкций для пользователей по работе с доработанной частью функционала

8. Организация архива документов, файлового хранилища
-определение структуры хранения информации;
-определение прав доступа к файлам и документам;
-настройка прав доступа и параметров программы в части файлового хранилища;
-тестовое создание файлов и папок, проверка работоспособности модели;
-доработка функционала, написание инструкций для пользователей по работе с
-доработанной частью функционала

9. Служебные записки и прочие документы
- определение видов служебных записок
- (служебные, объяснительные, докладные записки, заявки),
- определение маршрутов обработки служебных записок;
- тестовое создание служебных записок, проверка работоспособности модели;
- доработка функционала,
написание инструкций для пользователей по работе с доработанной частью функционала

10. Контроль исполнительской дисциплины

- определение видов поручений и процессов их обработки;
- определение видов поручений и задач;
- настройка маршрутов обработки поручений;
- настройка отчетов по исполнительской дисциплине;
- тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;
- обучение сотрудников работе с поручениями и задачами;
- доработка функционала,
написание инструкций для пользователей по работе с доработанной частью функционала.


1С: Документооборот, развернутый на 40 рабочих местах, помог компании достичь следующих результатов:
1. Централизованное хранение документов. Все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает легкий доступ и быстрый поиск.
2. Ускорение процессов обработки документов. Согласование и утверждение документов стали гораздо более эффективными и быстрыми.
3. Прозрачность учета документов и задач. На любой стадии обработки документа можно увидеть его статус и ход исполнения задач.
4. Сокращение времени на работу с документами. Руководители теперь могут легко контролировать поставленные задачи и исполнительскую дисциплину сотрудников.
5. Разграничение прав доступа для обеспечения информационной безопасности предприятия. С одной стороны, у сотрудников есть доступ ко всем данным, необходимым для выполнения их должностных обязанностей, с другой – сотрудники не видят лишней информации, которая может препятствовать своевременному выполнению задач.
6. Возможность аппаратного и программного масштабирования по мере увеличения нагрузки;
7. Возможность одновременного занесения документов в систему из множества внешних источников (сканеров, МФУ, факсов, папок файловой системы, почтовых серверов и т.д.) и обеспечение их обработки как в неавтоматизированном, так и в автоматизированном режимах (включая следование автоматически или вручную назначенному маршруту движения документов);
Внедрив программу клиенту, были достигнуты следующие результаты:
1. Быстрый доступ к документам. Ранее, поиск документов требовал значительного времени. С внедрением системы сотрудники могут легко найти необходимые документы, что значительно повышает продуктивность.
2. Ускорение согласования. Раньше, процессы согласования и утверждения документов могли занимать несколько дней. Теперь они автоматизированы и занимают гораздо меньше времени.
3. Контроль задач и документов. Руководители могут в режиме реального времени отслеживать статус и ход исполнения задач и документов, что улучшает управление процессами в компании.
Внедрение системы «1С:Документооборот» в МБУ «РСУ ДОР» привело к оптимизации документальных процессов, увеличению эффективности бизнеса и повышению удовлетворенности сотрудников и клиентов. Этот кейс подчеркивает важность автоматизации для современных компаний и ее способность улучшить рабочие процессы и результаты.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика