Разработка Телеграм-бота для быстрого выставления клиентам счетов на базе ПП "1С:Бухгалтерия 8" в торговой компании

О компании

Компания занимается оптовой торговлей продуктами питания и электротоваров, а также оказывает услуги по обработке грузов. Основные клиенты компании – небольшие частные торговые точки в Московской области.

Что хотели

Компания работает в Московской области с множеством мелкими покупателей, в основном ИП. Рынок конкурентный. Для удобства клиентов в компании предусмотрена возможность обращаться с заказами по любым удобным каналам связи: телефон, Телеграм, Вотсап. Из-за такого обилия каналов в компании две проблемы. Первое, приходится держать трёх менеджеров по обработке заказов, которые принимают заказы клиентов и выставляют им счета. Во-вторых, сравнительно большое время тратится на выставление счетов, т.к. заказы приходят неравномерно в течение дня. Из-за этого многие счета выставляются только на следующий день. В компании пытались делать разную автоматизацию, но всегда всё упиралось в человеческий фактор, который становился узким горлышком. Поэтому стали искать решение, которое бы полностью исключило менеджеров из процесса обработки счетов клиентов.

Как пришли к интеграции Телеграм с 1С

В бухгалтерии компании используется программа «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ», поэтому нужно было решение, которое позволило бы клиентам самим выставлять себе счета в «1С:Бухгалтерия» без привлечения менеджеров. Свой запрос они разослали по нескольким 1С:Франчайзи, и самым интересным оказалось наше предложение. Специалисты «Аллсан Интеграции» предложили сделать механизм, при котором счета будет оперативно выставлять Телеграм-бот, интегрированный с 1С.

Как всё происходило

Специалисты «Аллсан Интеграции» провели анализ продаваемых товаров и услуг, оказываемых компанией. Далее специалисты интегрировали в «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» Телеграм-бота и настроили его на автоматическое создание счетов по заявкам из Телеграм. Для этого весь каталог услуг и товаров сделали доступным через Телеграм-бота в виде «витрины». При заходе в Телеграм-бота клиент выбирает нужные товары или услуги, их количество и нажимает «выставить счет». При этом заказ отправляется в 1С, и клиент получает счет на оплату за 15-30 минут. Если у клиента возникают проблемы в процессе оформления заказа, то в чат оперативно подключается менеджер компании и помогает.

Был реализован следующий механизм работы Телеграм-бота в 1С:

1. Реквизиты и телефоны всех клиентов уже забиты в 1С.
2. По номеру телефона клиента Телеграм-бот достает из 1С реквизиты организации и автоматически формирует счет на оплату в 1С.
3. Далее счет оперативно проверяется бухгалтерией и отправляется через ЭДО клиенту, при этом клиент получает уведомление в боте о том, что счет выставлен.
4. Если у клиента нет ЭДО, то счет высылается через  Телеграм-бота.

Результаты внедрения

В данный момент компания активно переводит всех текущих клиентов на выставление счетов через Телеграм-бота. По всем новым клиентам сразу заносятся их реквизиты в 1С и предоставляется доступ для сотрудников к Телеграм-боту.

Число менеджеров по работе с клиентами сокращено до одного человека и одновременно принят на работу дополнительный «вечерний» бухгалтер, который занимается проверкой счетов клиентов в вечернее время с 18 до 22 часов в будни и в выходные дни с 9 до 20 часов. Клиенты крайне довольны новым механизмом, т.к. счета они теперь получают в течение получаса даже в нерабочее время и в выходные дни. Высокая скорость выставления счетов стала конкурентным преимуществом компании на рынке.

Количественные показатели результатов внедрения

За период март-июнь 2025 года после внедрения Телеграм-бота получено:

• Сокращение времени выставления счетов до 30 минут (ранее было до 2х дней)
• Число менеджеров по работе с клиентами сокращено с трёх до одного
• Взят на работу бухгалтер для работы со счетами клиентов в вечерние часы и в выходные
• Индекс лояльности клиентов NPS вырос до 100% в части ответов «Насколько вас устраивает процесс выставления счетов» (ранее 59%) и до 97% в части ответов «Готовы ли вы порекомендовать нас своим друзьям» (ранее 82%).