Автоматизация ПП "1С:Документооборот государственного учреждения" в ГБПОУ МО "Колледж "Подмосковье"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ГБПОУ МО «Колледж «Подмосковье» — крупнейшее профессиональное образовательное учреждение Московской области. Колледж реализует обучение по передовым образовательным стандартам, готовя востребованных специалистов, успешно работающих на ведущих предприятиях России. С 2016 года колледж ежегодно подтверждает статус лучшего профессионального учебного заведения Подмосковья.
С увеличением объемов документооборота и разветвлённостью организационной структуры возникла потребность в цифровой трансформации внутренней делопроизводственной системы. Руководство колледжа стремилось к повышению прозрачности процессов, улучшению исполнительской дисциплины и снижению временных затрат на обработку документов. Требовалась надежная система, способная объединить документооборот, задачи и контроль исполнения в едином информационном пространстве.
Для реализации проекта колледж обратился в компанию «1С:Архитектор бизнеса», одного из лидеров среди франчайзи Фирмы «1С» по автоматизации в государственных учреждениях. В результате анализа требований заказчика было предложено решение «1С:Документооборот государственного учреждения 8» — современная система с удобным интерфейсом и широким функционалом для организации цифрового документооборота и управления заданиями.

Выполненные работы:
• Установка и настройка программного продукта;
• Настройка прав доступа и распределение ролей пользователей;
• Обучение сотрудников работе в системе;
• Консультации и сопровождение на этапе запуска;
• Поддержка в переходе к промышленной эксплуатации.

Результаты автоматизации:
• Все входящие, исходящие и внутренние документы теперь обрабатываются и хранятся в единой информационной базе;
• Обеспечена прозрачность документооборота: руководители могут в режиме реального времени отслеживать задачи, контролировать сроки и оценивать исполнительскую дисциплину;
• Система позволила сократить сроки обработки документов, повысить скорость согласования и уровень контроля;
• Автоматические напоминания и статусы задач исключили просрочку исполнения поручений;
• Обеспечена конфиденциальность и сохранность данных, благодаря разграничению прав доступа;
• Вся информация по задачам и документам отображается в отчетах, что повышает управляемость и дисциплину исполнителей.

Система принята в промышленную эксплуатацию 14.05.2025 года. Всего было автоматизировано 20 рабочих мест. В настоящее время ведется информационно-технологическое сопровождение организации: оформлено льготное сопровождение «1С:ИТС» и осуществляется методическая поддержка пользователей системы. В дальнейшем планируется расширение функционала программы.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика