Телеграм-бот 1С для оперативного согласования документов в ООО «Инфинити»

О компании

«Инфинити» – строительная компания из г. Химки, занимающаяся строительством многоэтажных домов в Московской области.

Что хотели

У нас, как у застройщика, большой внутренний документооборот. Мы провели аудит наших процессов и выяснили, что очень много времени у нас отнимает согласование документов между руководством, мобильными и удаленными сотрудниками. Обычно он происходит так. Подготовленные документы сгружаются из 1С и пересылаются ответственным лицам по электронной почте на проверку. Далее обсуждения и правки документов также ведутся по электронной почте, из-за чего согласование может затягиваться до 3-4 дней, что в современных реалиях просто неприемлемо. Также для согласования документа, например, платежа, ответственному лицу необходимо заходить в 1С, что не всегда возможно, если человек находится вне офиса. Поэтому мы стали искать инструмент для удобного и оперативного согласования документов желательно без доступа в 1С.

Как пришли к интеграции Телеграм с 1С

Для работы с документами мы используем программу 1С:Бухгалтерия 8, поэтому мы искали решение для оперативного документооборота, максимально интегрируемое с 1С:Бухгалтерия.

Через поиск Яндекса мы случайно вышли на решения компании «Аллсан» по разработке Телеграм-ботов для 1С. После встречи с аналитиком приняли решение разработать алгоритм быстрого согласования документов через Телеграм и реализовать его на базе нашей 1С:Бухгалтерия.

Как всё происходило

Специалисты «Аллсан» изучили наши требования по типам документов, требованиям по согласованию и их доработке, составили перечень ответственных лиц по каждому типу документов и разработали алгоритм согласования документов в 1С:Бухгалтерия ответственными лицами через Телеграм-бота без входа в 1С.

Для сотрудников офиса разработан интерфейс в 1С для отправки документов на согласование в Телеграм-бот. Сотрудник формирует в 1С документы на согласование и отправляет их в 1С через Телеграм-бота руководителю (руководителям). Руководитель после ознакомления с документами, дает ответ, выбрав из нескольких вариантов в меню бота: Согласовать; Отказать; Уточнить и др. Согласованные документы могут сразу быть отправлены менеджером 1С, например, в банк. Документы со статусом «Отказать» блокируются до непосредственно ручного вмешательства руководства. По документам «Уточнить» и «Задать вопрос» начинается общение руководителя и сотрудника за ПК в 1С по уточняющим вопросам. Руководитель ведет общение в Телеграм-боте, история переписки сохраняется в 1С. По результатам документ согласовывается руководителем или сотрудник получает отказ. Интерфейс позволяет оперативно корректировать алгоритм работы Телеграм-бота и переназначать ответственных за проверку документов. А также делать последовательные проверки документов несколькими руководителями.

Результаты внедрения

Телеграм-бот создан, протестирован и внедрен. Удалось заметно ускорить рабочий процесс согласования документов, который ранее требовал много времени. Теперь все реализовано в одном Телеграм-боте с сохранением истории переписки в 1С и без доступа ответственных лиц к 1С. Внедрение инструмента повысило скорость документооборота, а также удобство и простоту в работе. Переход от согласований по электронной почте на согласование через Телеграм-бота на 60% сократил время на подготовку, обработку и согласование важных документов.

Количественные показатели результатов внедрения

За 3 месяца после внедрения Телеграм-бота мы получили:

• Увеличение на 60% скорости реагирования и согласования документов.

Благодаря Телеграм-боту, разработанному в «Аллсан» мы ускорили такой важный этап в нашей работе как подготовка и согласование документов. Этот процесс теперь сократился до нескольких часов, хотя раньше мог занимать до нескольких дней.

Спасибо компании «Аллсан» за оперативно и качественно выполненную работу!