Разработка и внедрение подсистемы «МФЦ» в централизованной бухгалтерии Министерства Цифрового Развития Республики Марий» на базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»

АУ Республики Марий Эл «Дирекция МФЦ» занимается представлением государственных и муниципальных услуг на безвозмездной основе, а также, для удобства посетителей, предоставляет дополнительные платные услуги, такие как ксерокопирование, ламинирование, подготовка проекта договора купли-продажи объекта недвижимости и т.д. Для быстрого и удобного предоставления услуг, МФЦ имеет филиалы в различных населенных пунктах всех районов республики.

Предпосылки для старта проекта

Оказание платных услуг в филиалах происходило в ручном режиме. Кассир филиала ежедневно формировал отчет по оказанным услугам в файле Эксель. В дальнейшем отчеты отправлялись в головной офис, сначала по электронной почте, а затем, раз в неделю, в бумажном варианте и подписанные рукописной подписью передавались с водителем, который приезжал в филиал. Затем сотрудник головного офиса вручную сводил все файлы в сводную отчетность по всем филиалам, а бухгалтерия формировала бухгалтерские документы для отражения в учете.
Оценив удобство работы с электронными документами, было принято решение автоматизировать работу по оказанию платных услуг. С этой задачей обратились в ООО «1С-Рарус Йошкар-Ола».

Предложенное решение

Специалистами ООО «1С-Рарус Йошкар-Ола» было проведено обследование текущих бизнес-процессов по оказанию платных услуг и предложен вариант разработки подсистемы на базе программного продукта «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0».

Было решено:

• Предоставить кассирам филиалов ограниченный доступ в бухгалтерскую программу. Сотрудник может работать только с документами своего филиала;
• Разработать новую, настраиваемую, подсистему «МФЦ» для заполнения отчетов по платным услугам в автоматизированном режиме;
• Предоставить сотрудникам головного офиса доступ в новую подсистему для контроля и формирования сводной отчетности;
• Внедрить в новую подсистему функциональность электронного документооборота;

Результаты проекта

Специалистами ООО «1С-Рарус Йошкар-Ола» была разработана новая подсистема и улучшен текущий функционал бухгалтерской программы, позволяющий автоматизировать следующие функции:

• Кассирам филиалов создавать автоматически заполненные отчеты по оказанным услугам своего филиала и подписывать их ПЭП;
• Кассирам филиалов создавать бухгалтерские документы своего филиала (Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер, Эквайринговая операция) без отражения их в учете;
• Сотрудникам головного офиса формировать сводную отчетность по всем филиалам;
• Бухгалтерам отражать ранее созданные документы в учете.

В результате разработки и внедрения новой подсистемы была полностью закрыта потребность в автоматизации филиалов и головного офиса по оказанию платных услуг, что позволило оптимизировать временные и денежные затраты, а также ускорить работу по оказанию платных услуг посетителям.

По итогу проекта было автоматизировано 45 рабочих места.

На всем протяжении проекта разработчики из ООО «1С-Рарус Йошкар-Ола» выполняли все наши пожелания и предлагали решения различных спорных вопросов; оперативно реагировали в любых ситуациях, возникающих в ходе проекта; проводили обучение и консультирование по вопросам, возникающим в ходе тестирования, и также в работе с подсистемой.

Опыт взаимодействия и сплоченной работы с коллегами из ООО «1С-Рарус Йошкар-Ола» оказался продуктивным, интересным и перспективным. Подсистема в условиях промышленной эксплуатации будет продолжать развиваться с учетом перевода текущих бизнес-требований с бумажного в электронный вид.