Автоматизации арендных процессов на базе ПП "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана" в торгово-развлекательным центром Tashkent City Mall,

Кейс: Автоматизация аренды и интеграция с 1С в Tashkent City Mall

О заказчике

Tashkent City Mall — один из крупнейших и наиболее технологичных торгово-развлекательных центров Узбекистана, расположенный в самом сердце столицы. На площади в десятки тысяч квадратных метров работают магазины мировых брендов, кафе, рестораны, развлекательные зоны и многое другое. Ежедневно торговый центр посещают тысячи людей. Управляющая компания Hyper Partners несёт ответственность за эффективную организацию арендных отношений, учёт операций, а также за прозрачность всей финансовой деятельности Tashkent City Mall.

На момент обращения в Softteam Pro процессы расчёта аренды и взаимодействия с арендаторами были частично автоматизированы, но требовали значительных трудозатрат и сопровождались рисками ошибок. Это тормозило рост и мешало выстраивать масштабируемую, прозрачную и стабильную бизнес-модель.

Цель проекта

Создание централизованной, надёжной и масштабируемой системы автоматизации арендных процессов с интеграцией в существующую инфраструктуру 1С. Основной упор был сделан на:

• автоматический расчёт аренды
• формирование счетов и первичных документов
• интеграцию с основной бухгалтерской системой
• повышение прозрачности и управляемости арендных отношений.

Обращение в Softteam Pro

Hyper Partners обратились в компанию Softteam Pro как к проверенному подрядчику с высокой квалификацией в области автоматизации на платформе 1С. Основные задачи звучали так:

• Исключить ручной расчёт аренды;
• Обеспечить передачу данных в основную бухгалтерскую базу, где велся хозяйственный учёт, "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана", редакция 1.3";
• Разработать систему отчётности для финансового отдела и управленческой команды.

Сложности и особенности проекта

1. В торговом центре используется несколько баз 1С, включая "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана" редакции 3.0 и "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана" редакции 1.3. Эти версии имеют различную архитектуру и механизмы хранения данных.
2. Арендаторы работают на основе индивидуальных договоров, где могут быть разные ставки, площади, льготные периоды, доплаты и коэффициенты.
3. Необходимо было обеспечить не только расчёт аренды, но и полную синхронизацию документов реализации и счетов с учётной базой, чтобы избежать дублирования или потерь данных.
4. Важно было не нарушить текущие бухгалтерские процессы.

Что было сделано

1. Разработка и внедрение модуля "Аренда"

Система также позволяет хранить полную историю изменений всех показателей, использованных для расчёта аренды — таких как ставки, площади, коэффициенты и даты. Это даёт возможность в любой момент отследить, кто и когда вносил изменения, и восстанавливать точные данные по любой дате расчёта.

В типовую конфигурацию "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана" редакции 3.0 для Узбекистана был добавлен модуль "Аренда", учитывающий специфику арендных отношений в Tashkent City Mall:

• Автоматический расчёт арендной платы по заданным параметрам;
• Поддержка сложных договоров с переменными ставками, графиками и бонусами;
• Расчёт НДС, удержаний, пеней и корректировок;
• Интеграция с подсистемой расчётов с контрагентами;
• Автоматическое формирование документов реализации и счётов-фактур.

2. Интеграция с "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана" редакции 1.3

Поскольку хозяйственный учёт Hyper Partners продолжает вестись в "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана"  редакции 1.3, был разработан надёжный механизм регулярного обмена данными:

• Сформированные в модуле "Аренда" документы и начисления передаются в "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана" редакции 1.3;
• Сохраняется структура документов, проводок и аналитика по арендаторам;
• Использованы инструменты обработки XML-обмена и регистра связей для отслеживания синхронизации.

3. Автоматизация документооборота

После расчёта аренды система автоматически формирует:

• Счёт на оплату, на основании которого формируется реализация в "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана" редакции 1.3;

После этого платёжные выписки об оплатах от арендаторов, а также счёт-фактуры, поступившие из "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана" редакции 1.3, возвращаются обратно в "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана" редакции 3.0. Это обеспечивает замкнутый цикл документооборота и позволяет вести точный контроль над оплатами и статусом аренды.

Это позволило сократить участие человека в рутинных операциях почти на 90%.

4. Настройка отчётности

Реализован комплект специализированных управленческих отчётов:

• Сводный отчёт по начислениям;
• Задолженность по арендаторам;
• Отчёты по взаиморасчётам с арендаторами;

Все отчёты выводятся в Excel, доступны в интерфейсе и адаптированы под задачи финансового директора.

Технологическая архитектура

• Основной расчёт аренды: "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана" редакции 3.0
• Основной бухгалтерский учёт: "1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана" редакция 1.3
• Синхронизация данных: механизм XML-обмена, доработанный под регламент клиента
• Хранилище первичных документов: централизованная база с разграничением прав доступа

Результаты внедрения

• Весь процесс расчёта аренды переведён в автоматический режим;
• Более 500 договоров аренды обрабатываются системой без участия бухгалтера;
• Документы по аренде формируются автоматически и своевременно;
• Все данные по аренде оперативно поступают в учётную систему;
• Руководство получило полную прозрачность и контроль над арендным потоком;
• Ошибки, дубли, потери данных — устранены.

Отзывы клиента

"Мы довольны результатами. Раньше аренда считалась вручную, сейчас всё делает система. Мы уверены в данных и можем быстро принимать решения. Работа с Softteam Pro прошла чётко и профессионально."
— Финансовый директор Hyper Partners

Планы на будущее

• Внедрение электронной подписи и интеграции с внешними сервисами;
• Автоматизация учёта коммунальных услуг по аренде;
• Переход всего бухгалтерского учёта на редакцию 3.0 с полной миграцией базы.

Итоги

Проект автоматизации аренды в Tashkent City Mall стал примером успешной адаптации типового решения 1С под реальные, сложные задачи бизнеса. Благодаря продуманной архитектуре, командной работе и глубокой экспертизе Softteam Pro, заказчик получил стабильную, прозрачную и удобную систему, соответствующую как требованиям законодательства, так и высоким ожиданиям бизнеса.