Переход с 1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1 на 1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 3.0 в МГТУ им. Н.Э. Бауман

Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана (Далее – МГТУ им. Н.Э. Баумана) — российский национальный исследовательский университет, научный центр, ведет свою историю с 1830 года. Сегодня ВУЗ осуществляет подготовку инженерных и научных кадров для нашей страны более чем по 600 образовательным программам. Количество обучающихся составляет более 30 000 студентов и аспирантов, в том числе иностранные студенты. Ежегодно выпускается более 5000 выпускников. Работу Университета обеспечивает более 9000 сотрудников, из них свыше 4500 профессоров и преподавателей, среди которых 450 докторов наук и около 3 000 кандидатов наук. В Университете 3 филиала – Мытищинский, Дмитровский и Калужский.
До реализации проекта, для автоматизации ведения делопроизводства использовался программный продукт «1С Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1».
Для ведения финансово - хозяйственной деятельности Университета используются следующие модули, входящие в состав ИС «Цифровой университет», и иные информационные системы:
• Модуль «СЭД 2.1» - прикладное решение «1С:Документооборот государственного учреждения» предназначено для автоматизации делопроизводства и документооборота государственных учреждений.
• Модуль «БГУ. Бухгалтерский учет» - обеспечивает решение задач бухгалтерского и налогового регламентированного учета.
• Модуль «ЗКГУ. Расчет заработной платы и стипендий. Кадровый учет» - обеспечивает решение задач по кадровому учету, расчету заработной платы и стипендий.
• Информационная система «Электронный университет» - предназначена для управления образовательной деятельностью и сопровождения учебного процесса, обеспечивая принятие обоснованных управленческих решений.
• Модуль «Управление финансовым планированием» - предназначен для автоматизации процессов планирования и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности Университета.
Для развития функциональных возможностей СЭД 2.1 в части формирования, передачи, обработки и мониторинга документов в электронном виде с использованием ПЭП и УКЭП в рамках бизнес-процессов в соответствии с нормами действующего законодательства Российской Федерации, внутренними локальными нормативными актами, а также интеграции с существующими информационными системами возникла необходимость перехода на единую, интегрированную, информационную систему по ведению делопроизводства и документооборота Университета.
По результатам конкурсных процедур был заключен договор c ООО «Бизнес Системы».
Перед Исполнителем была поставлена задача провести обследование процессов делопроизводства Университета, осуществить миграцию исторических данных из СЭД 2.1 в полном объеме, проанализировать существующие доработки типового функционала СЭД 2.1, провести работы по доработке типового функционала внедряемой системы в соответствии с потребностями Университета, разработать правила обмена между СЭД 3.0 и модулями ИС «Цифровой университет», а также внедрить подсистему управления технической поддержкой.
Ключевой особенностью проекта, который длился 200 дней, была необходимость перехода на новую систему без перерывов в текущей деятельности Университета.
В периметре проекта были определены следующие этапы работ:
- разработка детального плана-графика работ по проекту;
- тестовая миграция исторических данных из СЭД 2.1 в полном объеме данных на момент передачи копии базы;
- подготовка демонстрационного стенда на основе базы с тестовой миграцией;
- анализ существующих доработок типового функционала СЭД 2.1;
- проведение работ по доработке типового функционала и модернизации существующих видов документов, шаблонов бизнес-процессов;
- проектирование новых видов документов и бизнес-процессов;
- разработка правил обмена между СЭД 3.0 и модулями ИС «Цифровой университет»;
- внедрение подсистемы управления технической поддержкой;
- техническая поддержка пользователей;
- финальная конвертация СЭД 2.1 в СЭД 3.0;
- анализ результатов проведения процедуры конвертации. Проведение работ по восстановлению маршрутов процессов;
- предоставление обучающих материалов для пользователей СЭД 3.0;
- оказание технической поддержки.
- ввод в промышленную эксплуатацию обменов между ЗКГУ и модулями ИС «Цифровой университет»;
- ввод в промышленную эксплуатацию обменов между подсистемой управления технической поддержкой в СЭД 3.0 и подсистемой управления технической поддержкой в УФП;
- техническая поддержка пользователей на этапе промышленной эксплуатации.
Переход с 1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1 на 1С:Документооборот государственного учреждения редакция 3.0 в МГТУ им. Н.Э. Баумана позволил решить широкий спектр задач:
- Интегрирование модуля СЭД 3.0 с другими модулями ИС «Цифровой университет» оптимизировало процессы по внесению, хранению и согласованию данных;
- Миграция исторических данных из СЭД 2.1 в полном объеме позволила безболезненно продолжить работу во внедренной системе. Перенос был организован так, что все начатые процессы в СЭД 2.1 там же и завершались, а об изменениях в документах информация передавалась в СЭД 3.0.
- Обеспечение работоспособности системы электронного документооборота на операционной системе Linux, с использованием базы данных PostgreSQL.
- Переход сотрудниками Университета на подписание документов электронной цифровой подписью, позволило обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность электронных документов.
- Снизились трудовые и временные издержки сотрудников Университета, участвующих в процессе ведения документооборота, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.

Дальнейшие планы по сотрудничеству с компанией ООО «Бизнес Системы» направлены на развитие модуля СЭД 3.0 и внедрение системы долговременного хранения бумажных и электронных документов 1С:Архив.

Дата начала промышленной эксплуатации системы: 13.03.2024.
Дата окончания проекта: 31.05.2024