Проект по созданию и согласованию заявок на расходование денежных средств с помощью «1С:Документооборот КОРП» и «БИТ.ФИНАНС» в ООО "ННГП"

Автоматизированы следующие функции:

• Интеграция (встраивание) БЭД
• Маршрутизация ЭД
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Компания Нижегороднефтегазпроект (ООО «ННГП») является ведущей инжиниринговой организацией, специализирующейся на проектировании объектов нефтепереработки, газопереработки и нефтехимии.
В 2024 году компания запустила совместный проект с Первым Битом по автоматизации казначейства и бюджетирования на базе решения "БИТ.ФИНАНС". В рамках данного внедрения специалисты компании Первый Бит выполнили интеграцию "БИТ.ФИНАНС" с ранее установленным у заказчика ПП - "1С:Документооборот КОРП".

Стек решений:
- 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0
- БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет для «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»
- 1С:Документооборот 8 КОРП

Задача проекта: обеспечить интеграцию между учетной системой (1С:Бухгалтерия КОРП + БИТ.ФИНАНС) и системой электронного документооборота (1С:Документооборот 8 КОРП) с расширением функционала по заявкам на расходование денежных средств и усовершенствованием сопоставления справочников и статусов.

Основные этапы реализации:

1. Синхронизация справочников
- На стороне 1С:Бухгалтерия 8 КОРП справочники редактируются и выгружаются в 1С:Документооборот по типовой схеме.
- Обмен — каждые 10 минут, контролируется ряд сущностей («Банки», «Договоры», «Физ. лица», «Проекты», «Статьи ДДС» и др.).
- Сложность в сопоставлении справочников «Статьи оборотов» (БИТ.ФИНАНС) и «Статьи движения ДС» (1С.ДО): реализовано соответствие по GUID, коду и наименованию, отбор по типу статьи и направлению.

2. Создание новых видов документов и настройка процессов
Для документов «Заявка на расходование ДС – Оплата поставщику» и «Заявка на расходование ДС – Перечисление подотчетному лицу»:
- Внедрили шаблоны, установили запрет на создание "вручную"
- Добавили дополнительные реквизиты (например, «Подотчетное лицо»)
- Настроили комплексные процессы согласования (по этапам: отражение в БИТ.ФИНАНС, согласование с подбором согласующих)
- Определили порядок прав пользователей
- Учитываются такие параметры, как сумма, организация, статьи ДДС, срок исполнения.

3. Дополнительные реквизиты и статусы
- В 1С:Документооборот в оба новых вида документов добавили реквизит «Статус Бит.Финанс» (определённый список статусов), а также «ЦФО».
- В БИТ.ФИНАНС добавили аналогичный реквизит — «Статус ДО» для синхронизации жизненного цикла.

4. Визирование и изменение статусов
- В БИТ.ФИНАНС для заявок настроили алгоритм визирования (по ролям, с контролем по статусам и условиям).
- Алгоритм перевода статусов реализовали в соответствии с маршрутами выполнения операций над документом: Черновик → На согласовании → Утвержден → В реестре/Отклонен → Частично оплачен/Оплачен.

5. Интеграция и обмен заявками
Реализовали двустороннюю интеграцию заявок между системами. «Заявка на расходование денежных средств (БИТ)» синхронизируется с двумя видами документов в 1С:Документооборот с сохранением всех параметров и статусов.

Критерии приемки

- Корректная работа интеграции и обмена справочниками.
- Корректное создание, обработка и согласование заявок обоих видов в 1С:Документооборот КОРП.
- Реальная синхронизация статусов документов между БИТ.ФИНАНС и 1С:Документооборот КОРП.
- Корректная маршрутизация документов, работа механизмов визирования и блокировки нештатного создания документов.

Итоги проекта:
• Работы по интеграции заняли менее месяца от старта до переноса из тестового контура на рабочую базу.
• Кейс по интеграции позволил автоматизировать согласование и исполнение заявок на расходование ДС между учетными системами компании.
• Исключение ручного труда по переносу данных облегчило работу персонала.
• Автоматизация обеспечила прозрачность и контроль за процессами движения денежных средств.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)