Переход с программы «Мой склад» на «1С:Комплексная автоматизация» в «Try on dress»

Компания клиента масштабировала бизнес и учетная система «Мой склад» перестала справляться с задачами. Процессы включали много ручного труда, а руководству не хватало отчетности и аналитики, детализации в расчетах себестоимости. Поэтому встал вопрос о переходе на новое ПО, более гибкое и функциональное.

Кейс полезен компаниям, которые хотят расти, точнее считать прибыль и видеть все процессы в одном месте, но боятся перейти с «Моего склада» на 1С.

О компании

Бренд женской одежды Try on dress создан в 2020 году. Концептуальный стиль вдохновлен философией Ближнего Востока. В его основе лежат простая красота и удобные фасоны. У компании есть офлайн-магазин в Москве, интернет-магазин с международной доставкой, собственные склады и производственные площадки.  

О задаче

На старте работы компания использовала облачный сервис «Мой склад» (МС). Когда бизнес начал расти, мощностей этого ПО стало недостаточно. Особенно ресурсов не хватало в части планирования, отчетности и производства. Из-за этого страдала эффективность работы. Последствием неоптимальных процессов стала упущенная выгода. Поэтому компания решила перейти с «Моего склада» на 1С.

Клиент хотел конфигурацию, в которой:

• Можно вести все операционные и управленческие процессы;
• Есть функциональный производственный блок с глубокой детализацией, чтобы видеть реальную себестоимость товара;
• Предусмотрено комплексное управление продажами с установкой и контролем планов по каналам сбыта и сотрудникам;
• Встроены инструменты для управления сбором и доставкой заказов;
• Возможна кастомизация параметров и персонализация отчетов под собственные метрики. 

Проанализировав пожелания и задачи заказчика, мы предложили ему внедрение программы 1С:Комплексная автоматизация (КА). Она содержит весь нужный функционал, а ее ресурсов и производительности хватит для многократного масштабирования бизнеса. 

• Доработки конфигурации, создание нетиповых отчетов, ролей и доступов;
• Изменения справочника номенклатуры;
• Настройку производственного учета с нуля;
• Переноса незавершенных производственных процессов.

Решение

Первоначально мы провели обследование бизнес-процессов клиента, чтобы определить, как перенести их из «Моего склада» и эффективно организовать в 1С. 

Также мы собрали требования заказчика к учетной системе, чтобы понять, какой дополнительный функционал нужно разработать и внедрить в типовую конфигурацию КА. Параллельно разрабатывали планы переноса данных и организации производственных процессов.

Перевод компании на 1С выполняли поэтапно: розничная офлайн-точка, склад, интернет-магазин, отдел продаж. Перенос производства стал последним и самым трудоемким этапом процесса. 

Миграция данных из «Моего склада» в 1С:Комплексная автоматизация

В данном кейсе эта работа стала отдельными объемным блоком, так как потребовалось сформировать новый справочник номенклатуры. Просто перенести существующий справочник было нельзя, потому что в Моем складе он не содержит характеристики товаров: цвет, размер и т.п. В 1С:КА, напротив, у всей номенклатуры есть характеристики, а также предусмотрено изображение товара. 

Кроме отличия в форматах данных, исходный справочник был плохо структурирован и содержал много дублей. Могло быть пять позиций с одним артикулом или одинаковым наименованием. Чтобы упростить и ускорить приведение номенклатуры в соответствие, мы синхронизировали 1С:КА с системой администрирования сайтом и настроили загрузку изображений. 

Перенос производства из «Моего склада» в 1С:Комплексная автоматизация

В МС блок производства содержит основные базовые функции для выполнения последовательных технологических процессов. Их отражают простые документы: «Списание», «Оприходование», «Перемещение» и т.п. Статус производства можно оценить по продуктам и этапам. Результаты отражаются в реестре выполнения этапов. Расчет себестоимости проводится по принципу «план-факт». В 1С:КА инструментов значительно больше: есть календарное планирование, расчет себестоимости продукции, серийный учет, сквозная аналитика конкретного назначения при выпуске готовой продукции и многое другое.  

Новые производственные задания проходили сразу в 1С, но оставалось и незавершенное производство, поскольку переход с одной системы в другую шел поэтапно. Это минимизирует риски, но предполагает параллельную работу нового и старого ПО в течение какого-то времени. 

Незавершенное производство заканчивали в МС. Для этого настроили обмен данными с 1С и ежедневно переносили туда все операции по складу, оприходования, списания и т.п. Дополнительно сверяли материалы. 

Заказов у растущего бизнеса было очень много, а значит, производственных документов тоже. Чтобы упорядочить объемные и разноформатные данные, мы сделали справочник соответствий. Это ускорило регистрацию в 1С производственных процессов, которые шли в старой учетной системе.

Кастомизация 1С:КА под задачи клиента

Некоторых отчетов и моделей постановки планов продаж в типовой 1С:КА не было. Клиент же четко понимал, какие бизнес-задачи предстоит решать и как, поэтому на старте проекта сразу обозначил, что конфигурацию понадобится доработать.

Что сделали:

• Внедрили работу с индивидуальными промокодами, которые можно закрепить за конкретной скидкой.
• Отчет по продажам онлайн и офлайн с учетом предоставленных скидок в разрезе маркетингового инструмента (промокод, акция, распродажа и т.п.). 
• Настроили сравнение продаж в актуальном и прошедшем периоде, план-фактный анализ с автоматической передачей данных в сводный отчет.
• Добавили новые поля для детализации отчета по продажам в разрезе определенных параметров;

Отчет по подсортировке торгового зала, который отражает продажи оттуда и формирует перечень позиций, которые нужно восполнить. На его основе формируется документ на перемещение со склада на склад.

Также доделали ряд печатных форм под операции заказчика: маршрутный лист, списание, оприходование, товародвижение. Плюсом к этому внедрили автоматическое создание документов отгрузки при отправке товара. Кроме этого, написали дополнительные роли со своими моделями, функциями и правами доступа.

Доработки обеспечили клиенту информативную аналитику и значительно снизили трудозатраты.

Интеграции

Кроме доработки функционала, мы также сделали ряд интеграций 1С и внешних систем:

• Для склада — с логистическим сервисом «МАППА», а для отдела продаж — с RetailCRM. У этих продуктов есть типовые решения для обмена данными с 1С:КА, но их функционала клиенту не хватало. Поэтому мы усовершенствовали его под нужды заказчика и новые статусные модели заказов.
• С системой маркировки «Честный знак». Настроили обмен данными и сделали доработку конфигурации для оптимизации процесса. 

Результат

С учетом моделирования полного цикла бизнес-процессов, выполнения доработок типовой КА, периода тестовой эксплуатации, переноса данных и обучения пользователей проект занял 9 месяцев. 

После завершения проекта мы вели техподдержку внедрения. Разбирали текущие задачи и проблемы, а также обучили штатного специалиста по 1С на стороне заказчика. 

 —  После перехода с «Моего склада» на 1С:КА мы получили прозрачную аналитику и данные о процессах, которые раньше были недоступны. Например, аналитический отчет по товару, конкретные цифры по скорости продаж, оборачиваемости. Они помогают оценивать эффективность работы и принимать правильные управленческие решения. В «Моем складе» такие сведения получить нельзя, поэтому мы даже не можем сравнить то, как работаем сейчас, с тем, что было раньше, — поделилась операционный директор компании Юлия Глотова.