Внедрение "Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8"" в Государственное казенное учреждение по эксплуатации и содержанию административных зданий администрации Краснодарского края

Государственное казенное учреждение по эксплуатации и содержанию административных зданий Администрации Краснодарского края (ГКУЭСАЗАКК) осуществляет закупку и приемку товаров и услуг, необходимых для материально-технического обеспечения работы Администрации Краснодарского края.
Ранее для каждой закупки формировался отдельный пакет , который «обходил» все отделы учреждения для согласования. На основании этих документов учреждение формировало бюджетную смету, которая велась в отдельной таблице и все данные заносились туда сотрудниками планово-экономического отдела с бумажных носителей. В мае 2024 года руководством организации было принято решение об автоматизации процесса, что позволяло убрать большую часть ручных операций и увеличить скорость обработки полученной информации. Была поставлена задача: бюджетная смета должна формироваться автоматически, на основании данных, внесенных отделами, инициирующими закупки.
Для реализации поставленной задачи было принято решение о внедрении программного продукта «Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" для редакции 2», на тот момент бухгалтерский учет учреждения уже велся в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0», что в значительной степени облегчало интеграцию данных.
Для внедрения и адаптации программного продукта была выбрана Компания Портал-Юг, как партнер, обладающий многолетнем опытом работы с государственными учреждениями, имеющем большое количество сертифицированных специалистов и занимающем высокую строчку в рейтинге партнеров на сайте 1С.
В процессе внедрения программного продукта «Закупки. Дополнение к "1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8" для редакции 2» были выполнены следующие блоки работ:
1. Создана и настроена система документооборота по учету заявок на закупки, от момента создания отделом инициирующим закупку, до полного исполнения контракта.
2. Реализовано автоматическое формирование бюджетной сметы на основании Заявок на закупку, в том числе, изменение бюджетной сметы с учетом заключения, исполнения, изменения и расторжения контрактов.
3. Проведена консультация пользователей по работе в программном продукте на этапе промышленной эксплуатации.
В результате внедрения были полностью автоматизированы процессы согласования закупок в нашей организации.
Система была введена в промышленную эксплуатацию 20 декабря 2024 года.
На текущий день сопровождение внедренного Программного продукта осуществляется Компанией Портал-Юг. Нашим учреждением оформлен платный договор ИТС.

Положительным результатом внедрения программного продукта «Закупки. Дополнение к "1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8" для редакции 2» можно отметить следующие пункты:
1. Учреждение получило единую информационную систему, позволяющую отследить историю закупки от формирования заявки до исполнения контракта.
2. Автоматизированы процессы электронного документооборота, сведена к минимуму работа с бумажными носителями в части подготовки заявок на закупки и формирования сметы, а также для дальнейшего исполнения заключенных контрактов.
3. Бюджетная смета автоматически формируется на основании данных из заявок на закупку полученных со всех отделов, что позволяет увеличить скорость обработки.

В настоящий момент в программном продукте работает 100 сотрудников, что составляет 100 автоматизированных рабочих мест.
Несмотря на возникшие в процессе внедрения сложности, необходимо отметить достаточное удовлетворение от работы, проведенной специалистами Компании Портал-Юг. Мы уверены, что сотрудничество с Компанией Портал-Юг будет продолжено и в дальнейшем.