Автоматизация деятельности ООО "МАГНИТ" на базе программы "1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2"

Автоматизированы следующие функции:

• Банк и касса
• Взаиморасчеты с покупателями
• Завершение периода
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Налоговый учет
• Нематериальные активы
• Оптовая торговля
• Основные средства
• Оформление заказов покупателей
• Производственные операции
• Расчет зарплаты и кадровый учет
• Расчеты с контрагентами
• Регламентированная отчетность
• Резервирование ТМЦ
• Розничная торговля
• Товарно-материальные ценности
• Торговые операции
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управление складскими запасами
• Управленческий учет
• Учет продаж ТМЦ
• Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"

Описание

Цели проекта:
Стратегические:
1. Заключение новых контрактов с поставщиками за счет перехода на современную автоматизированную систему.
2. Получение значительных скидок от поставщиков за выполнение условий контрактов благодаря автоматическому формированию и выгрузке отчетов в автоматизированные системы поставщиков.
3. Оперативное отражение фактов финансово-хозяйственной деятельности. Как результат — получение достоверной информации в любой момент времени и принятие управленческих решений.
4. Уменьшение ручных операций и сокращение человеческого фактора, что позволяет повысить оперативность сбора, обработки и достоверности информации о работе. Как результат — увеличение потенциала роста объемов продаж и отгрузки продукции.
5. Оптимизация процесса работы с торговыми представителями.
6. Повышение эффективности использования собственного и наемного транспорта.

Ситуация до внедрения, информация о компании:
ООО "Магнит" — оптовый дистрибьютер продуктов питания. Один из генеральных партнеров компаний Danone, Unilever, ООО "Трейдсервис" и Barilla.
Работа с крупными поставщиками требует отчетности, и это довольно трудоемкая задача ввиду широкого ассортимента продукции дистрибьютора. Реализация автоматического формирования и выгрузки отчетности для поставщиков позволила бы ООО "Магнит" выполнять условия контрактов и, как следствие, получать скидки.
Из-за отсутствия автоматизированного учета сотрудники оптовой компании не могли точно определить, какие товары остались на складе. Кроме того, многие процессы осуществлялись вручную, что значительно снижало эффективность работы. Также не было четкой структуры бизнес-процессов: отгрузок, сборки заказа, диспетчирования транспортной логистики.
До начала проекта учет велся в программе "1С:Комплексная автоматизация 8", которая не обновлялась и не соответствовала изменяющимся требованиям законодательства и бизнес-среды.

Уникальность и инновационность проекта:
В ходе работы над проектом команда "Первого Бита" выявила следующие проблемы ведения учета в программе "1С:Комплексная автоматизация 8":
1. В контуре нормативно-справочной информации не велся вес номенклатуры в упаковках, не верно указывался вес у номенклатуры. Не велся учет по номенклатуре поставщиков: требовались SAP-код номенклатуры и штрихкоды номенклатуры поставщика. У части номенклатуры не заполнялась серия (дата производства), а также происходило дублирование серий номенклатуры.
2. В контуре продаж торговые представители формировали заказы на «открытых» контрагентов. В программе отображались неактуальные складские остатки. Отчеты по срокам годности сотрудники компании были вынуждены формировать вручную. Из-за отсутствия калькуляции заказов было невозможно посчитать себестоимость. Чеки ККМ печатались на чековой ленте.
3. Отсутствие автоматизации закупок приводило к покупке избыточного товара на склад заморозки.
4. Инвентаризация склада проводилась вручную. Персонал вел сличительные ведомости в Excel. Отсутствовала детальная аналитика по сборке и проверке заказов. Складской учет был неоперативным, акты о расхождении товаров при получении формировались в Excel вручную. Отчеты по складу формировались вручную.
5. В казначействе договоры с контрагентами, взаиморасчеты по договорам должны быть в разрезе контрагентов, торговых точках контрагентов, в разрезе сегмента номенклатуры (молочная продукция и колбаса, заморозка). Банковские выписки загружались отдельно в "1С:Комплексная автоматизация 8" и в "1С:Бухгалтерия 8". Реестр платежей велся в Excel, не отражался в автоматизированной системе, не было статусов счетов.
6. Некорректно формировались отчеты поставщику по ответственному хранению морозильных ларей. Не был настроен процесс ответственного хранения морозильных ларей.
Перед специалистами ИТ-интегратора стояла задача внедрить программный продукт "1С:ERP Управление предприятием 2", чтобы автоматизировать работу оптового склада ООО "Магнит" и сделать прозрачными его бизнес-процессы.
Было реализовано распределение ответственности между сотрудниками. Ранее за всю работу с документацией отвечали операторы 1С. Теперь этот функционал распределен между операторами, кладовщиками и логистами.
В рамках трансформации бизнес-процессов был выделен функционал логиста. Реализация плановой маршрутизации доставки позволила оптимизировать процесс сборки и отгрузки заказов.
Появилась функция контроля над проведением хозяйственных операций. Ранее процесс никак не контролировался: невозможно было узнать, все ли заказы были полностью отгружены, и не осталось ли необработанных.
Добавление метрики "Заказ отгружен " позволяет понять процесс выполнения заказов: какой объем заказа был запланирован изначально и сколько было реализовано на самом деле.
Внедрение ордерной схемы на складах отражает фактическую отгрузку, способствуя повышению контроля.

Результаты проекта:
В рамках проекта внедрена информационная система "1С:ERP Управление предприятием 2". В результате был автоматизирован оперативный учет по основной деятельности (оптовая торговля) и обеспечены специализированные отчеты для поставщиков.
Внедрение программного продукта "1С:ERP Управление предприятием 2" в деятельность компании ООО "Магнит" позволило автоматизировать оперативный учет по основной деятельности (оптовая торговля) и обеспечило специализированные отчеты для поставщиков.
Благодаря реализации проекта ООО "Магнит" получило прозрачные бизнес-процессы отгрузки и приемки товаров, что стало важным шагом в оптимизации деятельности компании. Работа с системой "1С:ERP Управление предприятием 2" позволяет определить участки, где возникают потери.
До проекта из-за некомпетентных поставок дистрибьютору поставлялись скоропортящиеся товары с неверными сроками годности, что угрожало ему репутационными и финансовыми рисками. Теперь сотрудники компании видят, в каких поставках какой товар был пересорчен. Кроме того, появилась возможность посчитать прямую себестоимость заказа клиента.
Ранее над одним и тем же документом работали сотрудники сразу пяти служб компании — менеджеры по продажам, логисты, кладовщики, операторы и бухгалтеры. Внедрение программного продукта "1С:ERP Управление предприятием 2" позволило оптимизировать бизнес-процесс продажи и реализовать возможность ведения отдельных документов для каждой службы. Повысился самоконтроль, снизилось количество ошибок, процессы стали более управляемыми.

Архитектура решения и масштаб проекта:
Автоматизированы складской учет, закупки, продажи, взаиморасчеты, обмен данными с поставщиками, работа торговых представителей, управленческий и регламентированный учет.
Количество затраченных часов: 3600
Количество автоматизированных рабочих мест: 100

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика