Внедрение документоооборота в крупном логистическом операторе на базе "1С:Документооборот 3 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Цель проекта
Внедрение системы электронного документооборота на базе конфигурации «1С:Документооборот КОРП» с настройкой интеграции с конфигурацией «1С:Бухгалтерия предприятия».
Задачи проекта
- Оптимизация сроков обработки документов сотрудниками компании в условиях территориально распределённой команды;
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Обеспечение контроля исполнительской дисциплиной сотрудников;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
- Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности Общества;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.);
- Обеспечение «бесшовного» перетекания информации из одной системы в другую путем интеграции с системой бухгалтерского учета на базе «1С:Бухгалтерия предприятия».
Этапы проекта
1. Интервью с ключевыми пользователями и подготовка документа «Техническое задание».
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, нумераторы, ПОДы, обработки, типы действий, схемы, роли файлов, условия запуска, алгоритмы проверки, алгоритмы схем обработки, эскалация, права доступа, пользователи и роли;
3. Настройка интеграции учетных систем и Документооборота. Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и Документообороте; проведены испытания интеграционных механизмов;
4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний, проведены испытания Системы, сделана доработка Системы по результатам испытаний, проведено обучение пользователей;
5. Опытная эксплуатация;
6. Первоначальная поддержка системы.
Для выполнения поставленных целей решены следующие задачи:
- Проведены интервью с держателями бизнес-процессов, согласованы требования к автоматизации по видам документов;
- Спроектирована целевая архитектура системы в разрезе функциональных блоков;
- Проведена настройка системы в соответствии с требованиями к функциональным блокам;
- Проведено обучение пользователей.
Итоги проекта для бизнеса
- Переход компаний, входящих в границы Проекта, на работу в типовой конфигурации «1С:Документооборот»;
- Использование возможностей СЭД при работе в «1С:Бухгалтерия предприятия», имеющей интеграцию с СЭД;
- Ввод в действие методологических и регламентных документов, связанных с функционалом СЭД.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей