Автоматизация документооборота на базе "1С:Документооборот КОРП" в селекционно-семеноводческой компании "Ruseed"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

RUSEED — один из ведущих игроков на российском рынке семеноводства. Компания специализируется на разработке, производстве и реализации высококачественных семян сельскохозяйственных культур. Внедряя инновационные технологии в селекцию и производство, RUSEED стремится повысить урожайность и устойчивость растений к изменяющимся климатическим условиям.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

В ходе проекта перед командой стояла задача усовершенствовать систему управления рабочими процессами, повысить контроль над исполнением документов и автоматизировать ключевые этапы документооборота.

Основные задачи:

• Усовершенствовать процесс обработки входящих и исходящих документов — от регистрации до архивации.
• Оптимизировать управление договорной деятельностью, включая создание, согласование и контроль исполнения документов.
• Внедрить улучшенную систему ведения проектной документации, охватывающую все этапы работы.
• Обеспечить эффективное управление организационно-распорядительной документацией.

ПРЕДПОСЫЛКИ ВНЕДРЕНИЯ

RUSEED начинала 6 лет назад, как стартап с небольшим количеством сотрудников. Сейчас это крупнейший отечественный производитель семян подсолнечника с собственным производством, который присутствует в 33 регионах страны. Только за последний год численность персонала выросла на 70%. С расширением деятельности компании увеличился объем документации, поэтому для дальнейшего роста требовалось усовершенствовать механизмы контроля и согласования документов, обеспечивая их доступность и прозрачность на всех уровнях управления.


РЕШЕНИЕ И МАСШТАБ ПРОЕКТА

В рамках проекта была внедрена система «1С:Документооборот КОРП 8» с полной интеграцией в ERP-экосистему компании. предприятия и справочника «Сотрудники». До внедрения решения все данные о структурных подразделениях и сотрудниках компании хранились в решениях "1С:Комплексная автоматизация" и «1С:Зарплата и управления персоналом». Именно из этих решений проводился перенос данных и на основе этих данных производилось заведение организационной структуры

Основные компоненты решения:
• Автоматизация бизнес-процессов: разработка маршрутов согласования с учетом специфики работы компании, создание автоматизированных скриптов и настройка почтовых уведомлений.
• Современные инструменты работы с документами: разработка специализированных форм, автоматизация создания сроков согласования и интеграция документов в единую систему.
• Гибкая структура пользователей и ролей: разграничение прав доступа в зависимости от должности и функций сотрудника.
• Обучение сотрудников: проведение тренингов, подготовка пользовательских инструкций и внедрение новых цифровых стандартов работы с документацией.

КЛЮЧЕВЫЕ ОСОБЕННОСТИ И УНИКАЛЬНОСТЬ ПРОЕКТА

Одной из главных особенностей внедрения стала бесшовная интеграция «1С:Документооборот КОРП 8» с «1С:ERP Управление предприятием». Это позволило сотрудникам работать в привычной среде, а вся информация о документах теперь автоматически синхронизируется между системами вместе с поставленными задачами, сроками и ответственными лицами. Также была реализована сложная система маршрутов согласования с возможностью оперативных корректировок. Это повысило гибкость управления документами, ускорило взаимодействие между подразделениями и обеспечило прозрачность всех процессов.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА

• Процесс согласования документов ускорился на 55%
• Бумажный документооборот сократился на 60%
• Время на поиск документов снизилось на 80%
• Повысились прозрачность бизнес-процессов и оперативность работы подразделений

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика