Внедрение LMS "1С:Электронное обучение" в АО "НафтаГаз"

Автоматизированы следующие функции:

• Организация электронного обучения
• Оценка результатов обучения

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Описание проекта:
"НафтаГаз" входит в пятерку крупнейших независимых компаний по бурению нефтяных скважин. Имеет аккредитацию ведущих российских нефтегазовых компаний, таких как дочерние структуры ПАО "Газпром нефть" и ПАО "НК «Роснефть". География деятельности: Ямало-Ненецкий и Ханты-Мансийский автономные округи, Тюменская и Томская области. Численность сотрудников составляет около 2500 человек. Производственная база находится в г. Ноябрьск (ЯНАО), головной офис в г. Москва.

В начале 2024 года Департамент персонала "НафтаГаза" обратился в ЦКО "Русские Решения" с запросом на автоматизацию управления процессами в учебном центре "Нафтагаз-Развитие" (подразделения "НафтаГаза", "НГ-Развитие") с помощью программных продуктов "1С:Электронное обучение. LMS Корпоративный университет+Веб-кабинет преподавателя и обучающегося" и "1С:Управление учебным центром".

Ситуация до внедрения:
Решение руководства Компании автоматизировать управление процессами корпоративного учебного центра связано с рядом задач, которые требовали решения.

Во-первых, работа учебного центра была изолирована от ИТ-ландшафта "НафтаГаза". Это приводило к увеличению срока обучения сотрудников "НафтаГаза". Время от заявки на обучение до выдачи свидетельства/удостоверения занимало на 30% больше времени от ожидаемого.

Велась двойная работа: дублировались данные о работниках – сначала данные заносились в одну из нескольких информационных баз "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП", потом - вручную в таблицах уже в учебном центре.

Во-вторых, в самом учебном центре весь учет по 300 программам обучения велся в таблицах Excel. Из-за этого часто возникали ошибки в документах, тратились лишние часы рабочего времени на стандартные операции. Регистрация заявок на обучение, карточки работников, пройденные курсы, подготовка свидетельств – все велось вручную.

Целью проекта был перевод работы корпоративного учебного центра на новый уровень развития с помощью автоматизации основных процессов. Основной задачей - повысить эффективность работы центра. Задачу планировалось решить, во-первых, за счет упрощения действий по обучению работников Компании; во-вторых, налаживания контроля над всей цепочкой процесса обучения; в-третьих, благодаря интеграции новых для Компании программных продуктов и уже используемых в работе. Главными инструментами достижения поставленной цели были выбраны программные продукты 1С.

ГК "НафтаГаз", выбирая исполнителя проекта, ориентировалась на рекомендацию другой компании добывающей отрасли промышленности и учитывала подтвержденный опыт и компетенцию партнера "Русские Решения" в сфере внедрения LMS "1С:Электронное обучение".

Для реализации проекта были приобретены комплекты продуктов LMS "1С:Электронное обучение. Корпоративный университет+Веб-кабинет преподавателя и обучающегося" и "1С:Управление учебным центром".

Актуальность проекта:
Внедренные решения позволили объединить процесс обучения работников в единую, понятную и последовательную систему. Процессы обучения от заявки из Компании до выдачи сертификата о повышении квалификации стали прозрачными. Все это способствовало как росту общей эффективности работы учебного центра, так и повышению уровня качества обучения. К примеру, время от планирования обучения сотрудника до старта обучения сократилось в 10 раз. Подготовка документа об образовании стала занимать в 15 раз меньше времени.

Особенности проекта:
В результате внедрения проекта усовершенствована система уведомлений в типовой конфигурации "1С:Электронное обучение. Корпоративный университет". Сообщения стали автоматически отправляться на электронную почту работников не только при наступлении событий, возникших в ходе обучения, но и на стадиях его подготовки и уже после завершения. Для этого в "1С:Электронное обучение. Корпоративный университет" добавлена дополнительная разновидность шаблонов сообщений для рассылок, которые запускаются из "1С:Управление учебным центром".

Для событий, которые запускают рассылки с уведомлениями, доработана интеграция между "1С:Электронное обучение. Корпоративный университет" и "1С:Управление учебным центром".

Архитектура проекта автоматизации работы "НГ-Развитие" в части внедрения "1С:Электронное обучение. LMS Корпоративный университет+Веб-кабинет преподавателя и обучающегося":
В LMS «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет» сотрудники "НГ-Развитие" создают или загружают уже готовый учебный контент. Это курсы в формате видеороликов, презентаций, а также тесты по предметам профильной (нефтедобывающей) отрасли.

Учебный центр контролирует в "1С:Электронное обучение. Корпоративный университет" ход обучения, готовит отчетность для руководства подразделений "НафтаГаз". У кураторов обучения есть возможность в любой момент времени посмотреть в системе прогресс прохождения курсов каждого работника. Есть возможность скорректировать процесс, например, выдать дополнительное время на прохождение курса или принять задание "автоматом".

На основе данных, хранящихся в "1С:Электронное обучение. Корпоративный университет", сотрудники учебного центра готовят такие отчеты, как текущий срез по учебным группам, где отражается список работников и прогресс их обучения; отчеты со списком выданных удостоверений о повышении квалификации в заданный период; другие виды отчетности.

Между "1С:Управление учебным центром" и "1С:Электронное обучение. Корпоративный университет" настроен обмен данными, при котором кроме типовой передачи сведений об обучении, создан механизм запуска автоматических рассылок. Таким образом, сообщения отправляются на электронную почту работника не только при наступлении событий типового обмена, таких как зачисление на курс, окончание курса, получение отметки, получение новых сообщений на форуме LMS, но и на стадии подготовки к обучению и уже после выдачи документов о повышении квалификации.

Уведомления, добавленные в результате доработки обмена данными между "1С:Управление учебным центром" и "1С:Электронное обучение. Корпоративный университет":
1) уведомление о формировании группы обучения;
2) уведомление о зачислении на очное обучение;
3) уведомление о выдаче документа о полученном образовании;
4) уведомление об истечении срока действия документа (приходит за месяц до окончания срока документа, чтобы работник вовремя прошел переподготовку и был допущен к рабочим объектам).

В веб-интерфейсе LMS "1С:Электронное обучение. Веб-кабинет преподавателя и обучающегося" работники проходят обучение: смотрят видеоуроки, изучают лекции, выполняют тестирование, отправляют результаты выполненных заданий на проверку. Сотрудники учебного центра проверяют выполненные задания и дают обратную связь обучающимся коллегам. Между "1С:Электронное обучение. Корпоративный университет" и "1С:Электронное обучение. Веб-кабинет преподавателя и обучающегося" происходит штатный обмен данными.

Полная кадровая информация о работниках передается из "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" в "1С:Управление учебным центром". Далее из "1С:Управление учебным центром" в "1С:Электронное обучение. Корпоративный университет".

Процесс выполнения проекта:
Реализация проекта состояла из пяти этапов.

1. Моделирование бизнес-процессов "НГ-Развитие" на типовых программах. Сбор потребностей по доработкам систем. Сроки: май-июль 2024 года.

2. Разработка технического задания на адаптацию программных продуктов "1С:Электронное обучение. LMS Корпоративный университет+Веб-кабинет преподавателя и обучающегося» и "1С:Управление учебным центром" Сроки: август 2024 года.

3. Разработка по техническому заданию. Доработка и настройка обменов с базами "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» ГК "НафтаГаз". Разработка загрузки исторических сведений об обученности сотрудников из файлов Excel.
Сроки: сентябрь-октябрь 2024 года.

4. Обучение сотрудников учебного центра "Нафтагаз-Развитие" после внедрения доработок программных продуктов в офисе ЦКО "Русские Решения". Консультации по загрузке учебного контента в систему "1С:Электронное обучение".
Сроки: ноябрь 2024 года.

5. Проведение опытно-промышленной эксплуатации и сдача выполненного проекта. Сроки: декабрь 2024 года.

Результаты:
После ввода проекта в промышленную эксплуатацию ежедневно экономится примерно 30% времени сотрудников учебного центра "Нафтагаз-Развитие".

На создание и печать документа об образовании, а также подготовку любого отчета учебного центра тратится 1 минута времени сотрудника. До внедрения проекта на это уходило в среднем 15 минут.

Время от планирования обучения сотрудника до старта обучения теперь занимает 10 минут. Система знает, когда, кого и по какой программе необходимо обучить. Ранее процесс занимал несколько дней.

За одну минуту происходит автоматический обмен данными об обучаемых работниках между "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" и "1С:Управление учебным центром". Ранее на это уходило от нескольких часов до нескольких дней.

30 секунд занимает уведомление работников обо всех событиях процесса обучения (старт обучения, окончание тестирования, окончание курса). Отправка уведомлений не требует участия сотрудников "Нафтагаз-Развитие". До внедрения проекта на это уходило от 30 до 120 минут.

Проект по автоматизации деятельности корпоративного учебного центра "Нафтагаз-Развитие" выполнен за 9 месяцев. Оперативному внедрению способствовали активная вовлеченность Компании в процесс, эффективное партнерство и слаженная работа с подрядной организацией. Внедренные программные решения переведены в промышленную эксплуатацию и встроены в повседневные процессы учебного центра. Результаты проекта позволили повысить эффективность работы учебного центра, а значит, повышать уровень квалификации сотрудников ГК "НафтаГаз" быстро и своевременно.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента