Почему для ювелирного дела стоит выбрать отраслевое решение: оптимизация ювелирных домов BOJE и GRAND FARENGEIT с помощью «1С:Розница.Ювелирный магазин».

Клиент и его бизнес. Индивидуальный предприниматель Будакян Григорий Вячеславович занимается оптовой и розничной продажей ювелирных изделий, часов, очков и других аксессуаров. У него два розничных ювелирных магазина в городе Пятигорск:

«Ювелирный дом Boje» – продажа украшений на любой вкус: золото, серебро, драгоценные камни и бижутерия.

«Grand Farengeit» – бренды класса люкс и премиум: швейцарские часы, ювелирные украшения, аксессуары, а так же предметы интерьера. 

Особенность учета в ювелирных магазинах - это штучный, уникальный товар и гибкая система скидок. Часть товара (золотые ювелирные изделия, изделия с драгоценными камнями) необходимо маркировать через ГИИС ДМДК. 

Исходная ситуация и проблемы

До обращения к нам клиент вёл учёт в «1С:Управлении торговлей» редакции 10.3, которая была снята с поддержки и не обновлялась. Для учёта продаж в двух розничных магазинах использовалась конфигурация «1С:Розница». Это приводило к ряду проблем:

• данные об остатках на центральном складе и в магазинах велись в разных программах и не были синхронизированы;
• приходилось вручную отражать выбытие кодов УИН в ГИИС ДМДК — автоматизация этого процесса отсутствовала;
• были сложности с учётом штучного товара – каждая позиция была внесена как отдельный элемент справочника «Номенклатура» в количестве 1, хотя на самом деле это, к примеру, одинаковые кольца разного размера; характеристики не использовались;
• устаревшая версия программы не позволяла эффективно решать возникающие задачи, например, настроить систему лояльности (накопительные скидки и скидки по условиям).

Анализ ситуации и предложение решения

Мы проанализировали изменения нетиповой конфигурации «Управление торговлей 10.3» и выявили, что добавленный функционал частично реализован в редакции 11. Предложили клиенту перейти на типовую «1С:Управление торговлей, ред. 11» и настроить обмен данными между 1С:УТ и 1С:Розница. Выполнили обновление УТ 10.3 на УТ 11, перенастроили кассу и рабочее место кассира. 

Однако вскоре выяснилось, что в этой конфигурации не поддержан необходимый функционал для маркировки ювелирных изделий через ГИИС ДМДК. С введением обязательной маркировки золотых ювелирных изделий и изделий с драгоценными камнями через ГИИСТ ДМДК, клиент был вынужден получать и списывать специальные коды маркировки (УИН) вручную в системе ГИИС ДМДК, и вручную контролировать соответствие списанных кодов и фактической реализации ювелирных изделий в программах 1С:УТ и 1С:Розница.

Мы обсудили с клиентом два возможных пути решения:

• приобрести дополнительное расширение для УТ 11 для маркировки через ГИИС ДМДК;
• перейти на специализированную конфигурацию для учёта ювелирных изделий.

В пользу расширения была кажущаяся простота решения: программы остаются прежние, не нужно переобучать пользователей и переносить данные. В пользу специализированной программы: наличие регулярных обновлений и специалистов для обслуживания такой программы.

Учитывая, что клиенту было неудобно работать с разрозненными данными и хотелось иметь единую систему, мы совместно приняли решение перейти на специализированный программный продукт «Розница. Ювелирный магазин».

Реализация проекта

На подготовительном этапе мы провели аудит текущей системы, выявили проблемы и недостатки в учёте, проанализировали данные для переноса. Затем разработали детальный план перехода на новую систему, подготовили инфраструктуру и приступили к внедрению.

В процессе внедрения мы:

• создали единую информационную базу на конфигурации 1С:Розница.Ювелирный магазин 3.0;
• совместно с техническими специалистами клиента перенесли остатки из «Управление торговлей 11» и «1С:Розница» с разбивкой по складам;
• настроили клиент-серверную архитектуру базы данных, настроили доступ к единой базе в магазинах через web-клиент;
• настроили синхронизацию с «1С:Бухгалтерией предприятия»;
• настроили электронный документооборот через оператора Калуга Астрал, оформили электронные подписи с помощью сервиса 1С:Подпись;
• решили задачи маркировки в ГИИС ДМДК, инвентаризации старых остатков и упорядочивания учёта новых товаров;
• привели в соответствие коды УИН для ювелирных изделий, не списанные по данным программы, но списанные вручную в ГИИС ДМДК и наоборот – ошибки, накопившиеся за время автономной работы.

Особое внимание уделили адаптации типового решения под специфические потребности клиента:

• настроили учёт комиссионного товара;
• настроили учет номенклатуры в разрезе характеристик по размерам и цветам;
• доработали и донастроили систему скидок;
• настроили цепочку получения и отслеживания кодов УИН для маркировки ювелирных изделий через ГИИС ДМДК;
• настроили оплату по СБП с подключением специализированного ТО (терминал оплаты СБП) и использованием сервиса 1С:СБП для работы с банком не-партнером 1С;
• донастроили персональную печать этикеток с использованием принтера этикеток;
• автоматизировали привязку номенклатуры к конкретному поставщику с помощью дополнительной обработки при поступлении.
• доработали процесс инвентаризации ювелирных изделий с подбором по УИН коду с использованием сканера штрихкодов – в типовой конфигурации «1С:Розница. Ювелирный магазин» добавление строк по штриходу не предусмотрено;
• внедрили дополнительные проверки на недопустимые двойники УИН (т.к. программа позволяет их случайно ошибочно внести) и незаполненные УИН;
• настроили отчеты отдельно для ювелирных изделий, подлежащих маркировке в ГИИС ДМДК, и прочих изделий.

Конечно же, провели обучение пользователей работе с новой системой и обеспечивали на первом этапе непрерывную консультационную поддержку.

Какие бизнес-процессы автоматизированы с помощью 1С:Розница.Ювелирый магазин:

• управление складскими запасами: поступление товара, перемещение на розничные точки, списание, инвентаризация;
• получение, отслеживание и списание кодов УИН ювелирных изделий в ГИИС ДМДК;
• комиссионная торговля: отправка товара на реализацию, отчеты комиссионера;
• учёт товара в разрезе характеристик;
• система накопительных скидок и скидок по условиям;
• управление продажами: формирование заказов покупателей, реализации продукции оптом и через розничные точки
• управление взаимоотношений с поставщиками: взаиморасчеты, заказы поставщикам, учет номенклатуры поставщиков.

Результаты внедрения

После внедрения решения клиент получил:

• единую систему учёта с прозрачностью данных;
• корректную маркировку и списание УИН в ГИИС ДМДК;
• актуальные данные о наличии товаров на складах и в магазинах;
• оптимизацию аналитики учёта товара в разрезе характеристик.

Оптимизация учётных процессов также способствовала:

• сокращению времени на рутинные операции;
• снижению количества ошибок;
• улучшению качества обслуживания клиентов.

Постпроектное сопровождение

Для обеспечения стабильной работы системы мы перевели клиента на регулярное сопровождение в рамках ИТС:Ритейл ПРОФ, т.к. сервисы, входящие в этот комплект лучшим  образом отвечают потребностям клиента.

Специалисты обеспечивают консультационную поддержку, как дистанционно, так и с выездом на рабочие места заказчика.

Регулярно проводим мониторинг эффективности работы системы и собираем обратную связь от клиента, чтобы своевременно вносить необходимые корректировки и обновления.

Заключение

Клиент получил автоматизированную систему учёта, которая отвечает его потребностям и позволяет эффективно управлять бизнесом. В дальнейшем возможно расширение функционала системы по мере роста бизнеса