Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси" в организацию г. Пинска
ОАО «Пинский автобусный парк»
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Доработка форматов ЭД
- Интеграция (встраивание) БЭД
- Маршрутизация ЭД
- Работа с обращениями граждан
- Реализация ролевой модели
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Цель проекта: Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП.
Задачи проекта:
- Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности Общества;
- Обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов - ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов;
- Оптимизация сроков формирования бухгалтерской, налоговой, управленческой, финансовой, статистической и иной документации и отчетности;
- Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности – доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.);
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
Этапы проекта:
1. Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком.
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
3. Настройка интеграции учетных систем и Документооборота. Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и Документообороте; проведены испытания интеграционных механизмов.
4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны листы учета рабочего времени
Функциональная архитектура:
1) КЛАССИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Автоматизация работы с организационно-распорядительным, информационно справочным, различными внутренними документами.
2) КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗОДСТВО Автоматизация работы с кадровыми документами, формирование электронного архива справок и заявлений.
3) ЮРИДИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Автоматизация судебного делопроизводства, формирование электронного архива юридических документов, учет доверенностей.
Выполнены следующие работы:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
ОАО «Пинский автобусный парк» является крупным перевозчиком в Республике Беларусь, который успешно работает на рынке пассажирских перевозок. Предприятие заботится о своевременной модернизации как материальной базы, так и системы автоматизации управления перевозками.
Деятельность автобусного парка связана с большим внутриведомственным и межведомственным документооборотом.
Наша цель - в полной мере и точно в срок удовлетворить потребности наших заказчиков. Исходя из этого нам было необходима:
- Повышение эффективности работы с документами и сокращение времени на их обработку.
- Уменьшение рисков, связанных с потерей или утечкой информации.
- Повышение прозрачности и контролируемости процессов внутри компании.
- Экономия ресурсов благодаря уменьшению бумажного документооборота.
Ранее документооборот в ОАО «Пинский автобусный парк» велся на бумажных носителях, что было сопряжено с увеличением временных затрат на качественное ведение документации. В 2024 году руководство приняло решение об автоматизации всех процессов документооборота. Был проведен анализ предложений по автоматизированным системам управления производством. Партнером-поставщиком программного обеспечения была выбрана компания ООО «ЭЛИТСОФТ».
Компания ООО «ЭЛИТСОФТ» провела анализ текущей деятельности по документообороту и предложила решение с учетом специфики автобусного парка.
Специалистами компании ООО «ЭЛИТСОФТ» внедрено эффективное программное решение, позволившее полноценно реализовать комплекс задач в области оптимизации и повышения качества работы с документами. Руководство ОАО «Пинский автобусный парк» благодарит компанию ООО «ЭЛИТСОФТ» за профессионализм, честность в отношении с клиентом, уровень обслуживания и планирует плодотворно сотрудничать в дальнейшем.
Система введена в эксплуатацию в июне 2024.
Автоматизировано 21 рабочие место.
Ниже приведены оценки по качеству работы специалистов ООО «ЭЛИТСОФТ» по 5-балльной шкале:
Оценка соответствия программного обеспечения потребностям организации: 5
Комментарий: в информационной системе реализованы все требуемые возможности.
Оценка удобства работы с программой: 5
Комментарий: работать с программой легко и удобно.
Оценка качества работы партнера по техническому сопровождению: 5
Комментарий: работой партнера довольны.
Рекомендовали бы мы своим коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ отмечен’):
- Да'
- Скорее да
- Скорее нет
Нет
Отзыв клиента
