Доработка программного продукта "1С:Бухгалтерия 8" для увеличения скорости обработки и завершения заказов в ООО "ОТК" г. Обнинск

Основное направление деятельности ООО «ОТК» - производство средств измерения температуры для особо агрессивных и высокотемпературных сред, а также решение задач высокотемпературной термометрии на объектах заказчика.

В 2022 г. на рынке резко повысился спрос на датчики температуры, при этом развитие компании экстенсивным путем (т.е. путем увеличения штата сотрудников) затруднительно в связи с нехваткой профессиональных кадров на рынке труда. В связи с этим перед компанией остро встала задача повышения производительности труда сотрудников за счет автоматизации ряда процессов, уменьшения «ручного заполнения» различных форм и более быстрого получения информации для анализа текущей ситуации. Также в 2022 г. возникла необходимость упрощения процесса ведения раздельного учета затрат по предприятиям, работающим по ГОЗ (гособоронзаказу) в связи с многократным увеличением заказов, связанным с ГОЗ.

Основная бизнес-задача была сформулирована таким образом: необходимо увеличить скорость обработки и завершения заказов в связи с увеличением их количества за счет автоматизации ряда бизнес-процессов, в т.ч. в текущем программного продукте "1С:Бухгалтерия 8".

Для её решения были задействованы силы представителей компаний Т-FLEX CAD, Битрикс 24 и ООО «СофтСервис» (официальный партнер фирмы 1С), а также подана заявка на участие в конкурсе на получение гранта для цифровизации предприятий малого и среднего бизнеса, которая была в итоге одобрена.

Бизнес-процессы в компании до старта проекта автоматизации выглядели следующим образом:

• До старта автоматизации невозможно было загружать информацию по составу изделий на основе данных из программного продукта Т-FLEX CAD (системы автоматизированного проектирования (САПР) для конструкторской подготовки). Подбор комплектующих производился вручную или копированием ведомостей с предыдущих заказов, что делало процесс трудоемким и приводило к ошибкам.
• Не была настроена интеграция "1С:Бухгалтерии 8" с системой Битрикс 24 (сервис для управления бизнесом), в которой фиксируются все входящие и исходящие запросы, заказы и прочая исходная информация.
• На бумаге и в таблицах Excel отслеживались минимальные остатки материалов на складе для своевременного заказа комплектующих у поставщиков, что отнимало дополнительное время у сотрудников.
• Многие финансово-экономические формы заполнялись вручную.
• Резервирование материалов отмечалось на бумажных носителях, либо в таблицах Excel, что приводило к потере информации и создании форс-мажорных ситуаций при производстве продукции.
• Не было инструмента для ведения раздельного учета затрат по предприятиям, работающим по ГОЗ.

• Была реализована возможность загрузки информации по составу изготавливаемого изделия в формате Excel, выгруженной из программы Т-FLEX CAD, в "1С:Бухгалтерия 8". Данный инструмент значительно ускоряет процесс списания материалов на данный вид продукции и минимизирует ошибки, возникавшие при ручном вводе информации, что, в свою очередь, значительно увеличивает производительность труда. Связь с номенклатурой Т-FLEX реализована через созданный в "1С:Бухгалтерия 8" справочник «Номенклатура Т-FLEX». При внесении новой номенклатуры связь со справочником «Номенклатура Т-FLEX» происходит автоматически по полю «Артикул». В результате даже при отличии названий одного и того же товара в разных системах отображается единое название, понятное всем сотрудникам. На данный момент ведется работа по созданию спецификаций на основе данных из чертежей в программе Т-FLEX CAD для последующей загрузки спецификаций в "1С:Бухгалтерия 8" на основе созданного механизма, а также наполнение справочника «Номенклатура Т-FLEX», необходимого для корректной работы. 
• В карточке номенклатуры добавлено поле «Мин остаток». При постановке материалов на учет появилась возможность сразу отметить критичный минимум. Для контроля количества необходимых материалов на складе создан отчет «Мин остаток номенклатуры». В отчете цветом выделяются позиции, на которые нужно обратить внимание: красный цвет - осталось минимальное количество, желтый – начиная с остатка 1,5 от минимального количества. Отслеживание и контроль минимальных остатков значительно упростились, что экономит время и позволяет вовремя заказывать необходимые материалы для изготовления продукции.
• Снижено ручное заполнение финансово-экономических форм, что позволяет при возросших объемах производства не увеличивать штат бухгалтерии за счет экономии времени сотрудников на лишнем «ручном труде».
• Реализован большой блок в "1С:Бухгалтерия 8" для резервирования материалов для заказов, что минимизирует возникновение ситуаций, когда после оплаты заказа нет необходимого материала для изготовления продукции. Информация по резервированию не теряется, и есть доступ для просмотра резервов у необходимого количества сотрудников, а не у одного человека. Картина по резервированию материалов становится более наглядной и ясной.
• Настроена интеграция "1С:Бухгалтерия 8" с системой Битрикс 24, что помогло исключить двойной ввод информации в разных учетных системах.
• Было установлено и настроено под специфику работы предприятия расширение для "1С:Бухгалтерия 8" «Раздельный учет по гособоронзаказу (ГОЗ) - Подсистема для 1С:Бухгалтерии 3.0 ПРОФ», что упросило процесс работы с заказами, относящимися к ГОЗ, а также упростило задачу по формированию отчетности по ГОЗ.

Решена одна из основных задач, поставленных изначально перед началом процесса автоматизации – уменьшение ручного труда и, следовательно, минимизация ошибок за счет автоматизации части бизнес-процессов.
Решение данной задачи значительно уменьшило жизненный цикл исполнения заказа от его приема до его завершения. Это позволило обрабатывать гораздо большее количество заказов без дополнительного увеличения штата сотрудников, что, в свою очередь, уже повлияло на рост выручки компании почти на 20% по итогам 9 месяцев 2023 г. по отношению ко всему 2022 г.