Внедрение 1С: Документооборот государственного учреждения 8 в ТГПУ им. Л.Н. Толстого

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Цель проекта:

Переход с системы электронного документооборота «ДЕЛО» на «1С: Документооборот государственного учреждения 8» с настройкой интеграции с «1С: Университет ПРОФ», автоматизация студенческого МФЦ

Задачи проекта:

- Создание единой платформы интегрированных программных продуктов 1С;
- Ускорение движения информационных потоков, четкий контроль всех процессов;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов;
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Повышение качества и скорости обработки информации за счет создания единой коммуникационной площадки Учреждения
- упрощение процедуры и сроков оказания услуг студентам за счет интеграции с личным кабинетом студента, 1С: Университет ПРОФ

Этапы проекта:

1. Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком;
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли;
3. Настройка интеграции 1С: «Университет ПРОФ» и 1С: «Документооборот государственного учреждения». Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в личном кабинете студента, 1С: Университет и 1С: Документообороте; проведены испытания интеграционных механизмов;
4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; разработаны инструкции, проведено обучение пользователей;
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации.

Функциональная архитектура:

1. Управленческий документооборот:
Автоматизация работы с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией, служебными записками;
2. Договорная деятельность:
Автоматизация работы с договорами и сопроводительной документацией;
3. Закупочная деятельность:
Заявки на приобретение товаров, извещения о проведении аукционов, извещения о запросах котировок, извещения о проведении конкурсов, планы закупок;
4. Локальные нормативные акты, положения;
5. Документы блока МФЦ:
Заявления студентов, справки и выписки, согласия на обработку персональных данных, заявления на предоставление копий документов

Интеграция с другими системами на базе «1С: Предприятия»:

Проведена интеграция с 1С: «Университет ПРОФ» и личным кабинетом студента в части документов блока МФЦ и с 1С: «Университет ПРОФ» в части приказов.

Методы интеграции: бесшовная + разработанный http-сервис.

Перенос данных из предыдущих систем автоматизации:

В полном объеме перенесены документы из СЭД Docsvision, использовавшейся ранее.

Для выполнения поставленных целей решены следующие задачи:
- Проведены интервью с владельцами модулей системы, согласованы требования к автоматизации по видам документов;
- Проведена настройка системы в соответствии с требованиями к модулям;
- Проведено обучение пользователей

Итоги проекта для Учреждения:
- Переход к работе с единой платформой программных продуктов 1С.

Как следствие, сокращение трудозатрат за счет появления единой точки ввода информации, повышение скорости передачи данных, поиска документов, повышение удобства работы пользователей, сокращение материальных затрат на бумажные носители.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Отзыв клиента