Переход с собственной системы документооборота на "1С:Документооборот КОРП" (в составе комплекса "1С:Корпорация") в компании УК УралВторМет

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Компания УК УралВторМет является крупной сетью ломоперерабатывающих предприятий и представлена в 24 регионах России, где приемом и переработкой черного металлолома занимается порядка 150 производственных площадок.
Контур проекта:
Количество юридических лиц – 14.
Численность сотрудников группы компаний – 2100 человек.
Количество автоматизированных мест – 100.


Цели проекта:
• Перевести документооборот компании из исторической системы по ведению документооборота в 1C:Документооборот КОРП 3.0;
• Настроить интеграцию со смежными системами 1С:ERP. УХ и 1С:ЗУП КОРП в части договорного и кадрового документооборота;
• Организовать хранение скан образов первичных документов в 1С:Документооборот КОРП 3.0;
• Организовать гибкие маршруты согласования документов, меняющиеся в зависимости от выбранных условий и в соответствии с принятыми правилами компании для уменьшения ошибок и упрощения контроля.

Особенности и уникальность проекта:
• Ограниченные сроки реализации проекта (9 месяцев до старта ОПЭ).
• Необходимость разработки рабочего места в 1С:ERP. Управление холдингом для работы с архивом первичных документов из 1С;
• Необходимость реализовать массовый подбор и выгрузку файлов из документов 1С:Документооборот КОРП 3.0.



Проведенные работы
В рамках проекта внедрения были проведены следующие работы:
• Проведено обследование текущих процессов предприятия и интервью с ключевыми пользователями с целью сбора и анализа требований заказчика к информационной системе;
• Разработана модель будущей системы в типовой версии 1С:Документооборот КОРП 3.0 и проведена ее демонстрация;
• Произведена первоначальная настройка системы и организационной структуры;
• Составлена и настроена матрица ролей исполнителей и пользователей;
• Выполнена настройка разграничения прав доступа к данным;
• Реализованы процессы согласования документов закупки, документов продажи, внутренних документов, документов ТМЦ в эксплуатации и документов по основным средствам, созданных в программе 1С:ERP. Управление холдингом через систему 1С:Документооборот КОРП 3.0;
• Реализован процесс согласования договоров в 1С:Документооборот КОРП 3.0 и дальнейшим созданием с помощью бесшовной интеграции договоров и соглашений в программе 1С:ERP. Управление холдингом;
• Настроены маршруты согласования с автоматическим выбором согласующих в зависимости от установленных параметров;
• Доработан типовой функционал системы с целью адаптации 1С:Документооборот КОРП 3.0 к бизнес-процессам заказчика;
• Разработаны пользовательские процессные инструкции;
• Проведено обучение ключевых пользователей, в том числе обучение по администрированию системы;
• Настройка оборудования печати и сканирования штрихкодов;
Результаты проекта
Функциональные результаты:
C 01.07.2024 в 1С:Документооборот 3.0 КОРП настроены и заполнены:
• Организационная структура;
• Виды документов с маршрутами согласования, тематиками, нумерацией, ролями файлов и номенклатурами дел;
• Сотрудники, должности, роли исполнителей, грифы доступа, рабочие группы;
• Справочники "Контрагенты" и "Организации" заполняются посредством синхронизации;
• Согласование, подписание, регистрация и хранение договоров;
• Согласование и утверждение заявок на оплату;
• Согласование и утверждение кадровых документов;
• Согласование, подписание и исполнение организационно-распорядительные документов;
Также разработан Регистр "Реестр документов Электронный архив" (позволяющий ускорить работу с первичными документами).
Разработан функционал массового подбора и выгрузки файлов.

Результаты по интеграции и синхронизации:
Доработаны интеграционные решения с информационными системами:
• 1С:ЗУП КОРП – работа с кадровым документооборотом;
• 1С:ERP. УХ в части работы с договорами, соглашениями и первичными учетными документами.
• 1С:ERP. УХ в части отправки данных (отправляются только определенные справочники).

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента