Повышение эффективности бюджетного управления в металлургическом холдинге "ЭСТАР" с помощью "1С:Консолидация 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Бюджетирование, финансовое планирование
• Консолидация данных
• Финансовый анализ

Описание

Ситуация до начала проекта
Холдинг «ЭСТАР» – динамично развивающаяся компания с разветвленной структурой. Холдинг ставит цель развития производств компаний, входящих в его состав, а так же повышение эффективности деятельности за счет тесной кооперации производств и объединения торгово-закупочных функций в едином центре. В соответствии с этими целями возникла задача построения эффективной системы бюджетного управления компаниями холдинга.
Первоначально бюджетное управление было организовано на таблицах Excel. Однако с развитием бюджетной модели, приобретением новых компаний объем обрабатываемой информации значительно увеличился. Информационная система, построенная на табличных документах перестала удовлетворять потребностям растущего бизнеса. Мнение о состоянии системы до внедрения "1С:Консолидации 8" Заместителя директора департамента информационных технологий по автоматизации бизнес процессов, Владимира Алексеевича Карасева:
«Мы обрабатывали сотни входящих файлов, отчеты были не структурированы, одинаковые бюджеты у разных компаний имели разный формат представления. Временные затраты на техническую обработку полученных бюджетов составляли до 2 недель, что приводило к отсутствию у специалистов времени для анализа. Кроме того, возникали постоянные проблемы, связанные с коллективной рабой с одним файлом в Excel. Приходилось ежемесячно переделывать огромное количество ссылок в таблицах. При высокой трудоемкости обработки данных система представляла лишь ограниченные возможности для анализа».
Выбор решения
В ходе проведенного отбора среди решений для автоматизации бюджетного управления специалистами «ЭСТАР» был выбран программный продукт "1С:Консолидация 8" и подрядчик ООО «МКСКОМ», партнер фирмы «1С», имеющий успешный опыт внедрения "1С:Консолидации 8" для целей бюджетного управления.
Проект, предложенный «МКСКОМ», полностью соответствовал потребностям руководителей холдинга и представлял наиболее выгодные условия по следующим критериям:
• Функциональный охват предложенного варианта проекта.
• Квалификация и опыт консультантов в области методологии бюджетного управления, учета и построения информационных систем класса CPM (Corporate Performance Management).
• Сроки и стоимость проекта.
Решение
На старте проекта руководство «ЭСТАР» поставило перед командой следующую цель: в сжатые сроки повысить эффективность бюджетного управления в холдинге «ЭСТАР» за счет повышения оперативности и достоверности информации, снижения трудозатрат при подготовке и анализе данных.
Для скорейшего получения результатов от внедрения был выбран подход поэтапного развертывания системы. На каждом этапе проектная команда, состоящая из специалистов «ЭСТАР» и «МКСКОМ», решала приоритетную группу задач, и результат этапа передавался для использования руководителям холдинга.
Бюджетная модель
На первом этапе проекта решены задачи:
• Кастомизация модели бюджетного управления;
• Сбор и проверка данных бизнес-единиц;
• Выверка и исключение последствий внутригрупповых операций с учетом многоуровневой структуры холдинга;
• Консолидация бюджетов.
«Удалось осуществить перенос существующей модели из Excel, практически без изменений в сжатые сроки: начало проекта – декабрь 2007 г., а уже в январе 2008 г. первую отчетность собирают в "1С:Консолидация 8", - рассказывает Владимир Алексеевич Карасев, руководитель проекта со стороны Заказчика.
При реализации бюджетной модели «ЭСТАР» в системе "1С:Консолидация 8" была произведена работа по унификации бюджетов. Одним из важных приоритетов при этой работе стало исключение двойного ввода в формах одной и той же информации. За счет этого удалось упростить заполнение первичной информации и снизить трудоемкость этой операции.
Сбор отчетности организован таким образом, что исполнители из бизнес-единиц холдинга заносят отчетность через удаленное соединение напрямую в единую базу. За счет работы в единой базе стало возможным передать выверку внутригрупповых операций из отдела управляющей компании самим бизнес-единицам, что существенно снизило трудозатраты специалистов «ЭСТАР». При этом каждая бизнес-единица имеет доступ только к своим данным и данным актов сверки по своим внутригрупповым операциям. Еще одной особенностью сверки стало сопоставление не только финансовых показателей, но и натуральных измерений товарных потоков, что позволяет добиваться большей точности при выверке внутригрупповых операций.
В ходе первого этапа была реализована консолидация бюджетов с учетом многоуровневой структуры холдинга. На первом этапе консолидируются субхолдинги, а затем холдинг «ЭСТАР». При этом внутригрупповые обороты для корректного исключения разделяются в автоматическом режиме на внутренние (между дочками субхолдинга) и внутрихолдинговые (между субхолдингами и крупными дочерними организациями холдинга «ЭСТАР»).
Консолидация операционных и мастер-бюджетов по холдингу реализована в пакетном режиме, что позволяет использовать итерационный подход при планировании и многократно пересчитывать консолидированные отчеты практически без участия специалиста.
Данные всех отчетов расшифровываются нажатием одной кнопки, что делает прозрачными результирующие цифры бюджетов. В целом, после завершения первого этапа автоматизации бюджетный процесс стал более управляемым и прозрачным.
Сбор факта, анализ
На втором этапе проекта решены задачи:
• Анализ исполнения бюджетов, причин отклонения плана от факта;
• Разработка широкой палитры инструментов для анализа накопленной в системе информации;
• Автоматический сбор фактических данных.
После получения первых результатов от использования "1С:Консолидации 8" возникла необходимость использования мощных инструментов анализа накопленной информации, предлагаемых решением 1С. Настройка аналитических отчетов производится в пользовательском режиме и может быть выполнена специалистами экономического или финансового департамента. И если первые аналитические отчеты настраивались специалистами «МКСКОМ», то после непродолжительного обучения на примерах к использованию этого гибкого инструмента подключились сами пользователи. В результате, на данный момент, в системе создано более 120 аналитических отчетов. Из них более 90% настроено самостоятельно специалистами «ЭСТАР». Коллеги из «МКСКОМ» подключаются только в самых сложных случаях.
Также на втором этапе проекта была решена задача автоматического сбора фактических данных по исполнению бюджетов из учетных систем бизнес-единиц. У части бизнес-единиц бухгалтерский учет ведется в системе «1С:Управление производственным предприятием 8». Для этих бизнес-единиц специалистами «МКСКОМ» была выполнена бесшовная интеграция с учетной системой: данные могут импортироваться в пакетном режиме, после импорта доступна расшифровка вплоть до первичного документа «1С:Управление производственным предприятием».
Отметим, что настройка импорта также производится в пользовательском режиме и может быть выполнена самим пользователем (для большинства случаев необходимо указать корреспонденцию счетов, оборот или остаток и сопоставить аналитику), поэтому для ряда бюджетных форм специалисты «ЭСТАР» настроили импорт из «1С:Управление производственным предприятием» самостоятельно.
Согласование бюджетов. Учет в валютах. Консолидация РСБУ.
На третьем этапе проекта решены задачи:
• Согласование и утверждение бюджетов;
• Заполнение и консолидация бюджетов в различных валютах;
• Загрузка из электронного формата ФНС.
Бюджеты «ЭСТАР» проходят сложную многоступенчатую процедуру согласования. На третьем этапе проекта было принято решения о переносе процедуры согласования в информационную систему "1С:Консолидации 8". Настройка была выполнена. Гибкость "1С:Консолидации 8" позволяет организовывать произвольные схемы согласования бюджетов, при этом участникам процесса предлагаются инструменты для комментирования их решений, ведется история согласования и отмены согласования. После утверждения бюджетов цифры фиксируются и не доступны для изменения.
Важной частью третьего этапа проекта стало создание системы мультивалютного бюджетирования. Главная причина – приобретение холдингом «ЭСТАР» иностранных активов и необходимость включения их в единый бюджетный процесс. В ходе этапа реализован учет бизнес-единицы в национальной и единой управленческой валюте: иностранная дочерняя компания вносит данные в своей валюте, а программа осуществляет пересчет в единую учетную валюту. Сверка внутригрупповых оборотов и остатков производится в валюте операции, и если суммы в валюте операции совпадают, автоматически вводятся корректировки по курсовой разнице. Консолидация субхолдингов и холдинга может выполняться в различных валютах.
Результаты
В ходе проекта специалистами «ЭСТАР» и «МКСКОМ» совместно реализованы все необходимые функции для организации эффективного бюджетного процесса в крупном холдинге от планирования и сбора факта до согласования и анализа бюджетов.
Существенно снижено время обработки управленческой отчетности, при возросшем объеме и увеличившейся детализации бюджетов. Рассказывает Владимир Алексеевич Карасев, руководитель проекта со стороны Заказчика: «В настоящий момент в процессе консолидации бюджетов обрабатывается 1255 отчетов, а учитывая, что практически одновременно утверждается фактическая и плановая отчетность, число обрабатываемых отчетов за 2 недели доходит до 2,5 тысяч. Важно, что решение позволяет корректно следить за изменением состава периметра консолидации и проводить консолидацию одновременно по нескольким версиям периметра. Снижена трудоемкость, в том числе изменения организационно-финансовой структуры, классификаторов и отчетных форм, модели. Еще одно преимущество, которое мы получили – простота обучения – все понятно после первого знакомства с системой».
После успешной реализации проекта внедрения специалисты «МКСКОМ» передали Заказчику информационную систему в эксплуатацию. В "1С:Консолидации 8" зарегистрировано около 250 сотрудников, постоянно работают от 50 до 80 человек. Специалисты «ЭСТАР», используя гибкость и простоту системы, самостоятельно расширяют бюджетную модель, создают новые аналитические отчеты по накопленным данным. Ежемесячно в бюджетную модель вносятся изменения, при этом система поддерживает все версии бюджетной модели.
В планах расширения использования "1С:Консолидации 8" в холдинге «ЭСТАР» автоматизация казначейства, реализация трансформации и консолидации отчетности в соответствии с МСФО. Также подходит к завершению совместный с «МКСКОМ» проект по автоматизации на "1С:Консолидации 8" оперативного управления снабжением, производством и реализацией в рамках всего холдинга.
Руководители холдинга «ЭСТАР» получили управляемую и прозрачную систему бюджетного управления, при этом существенно снизив трудозатраты на подготовку управленческой отчетности.

Руководитель проекта со стороны Заказчика - Карасев Владимир Алексеевич,
Заместитель директора департамента информационных технологий по автоматизации бизнес процессов ООО «УК ЭСТАР»
karasev@estarholding.ru

Руководитель проекта со стороны Исполнителя - Зверев Алексей Михайлович,
Руководитель направления корпоративных информационных систем
ООО «МКСКОМ»
тел: (495) 776-00-77
info@mkskom.ru

Отзыв клиента

Рекомендательное письмо
ООО «Управляющая компания «ЭСТАР» (Электросталь России) была создана в июле 2005 года. Основным видом деятельности группы компаний «ЭСТАР» является металлургическое производство. В 2008 г. «ЭСТАР» – бурно развивающийся холдинг, состоящий более чем из 50 компаний.
Выручка по МСФО за 2007 год составила около 22,8 млрд. руб. География сбыта продукции холдинга обширна – от Западной Европы до Дальнего Востока. С целью увеличения степени присутствия компании в регионах, были созданы торгово-сервисные центры, на которых размещается продукция, откуда она и поступает к конечному потребителю.
Холдинг «ЭСТАР» ориентирован на развитие производств компаний, входящих в его состав, а так же повышение эффективности деятельности за счет тесной кооперации производств и объединения торгово-закупочных функций в едином центре. В соответствии с этими целями возникла задача построения эффективной системы бюджетного управления компаниями холдинга.
В ходе проведенного отбора среди решений для автоматизации бюджетного управления специалистами «ЭСТАР» был выбран программный продукт "1С:Консолидация 8" и подрядчик ООО «МКСКОМ», партнер фирмы «1С», имеющий успешный опыт внедрения "1С:Консолидации 8" для целей бюджетного управления.
Проект, предложенный «МКСКОМ», полностью соответствовал потребностям руководителей холдинга и представлял наиболее выгодные условия по следующим критериям:
• Функциональный охват предложенного варианта проекта.
• Квалификация и опыт консультантов в области методологии бюджетного управления, учета и построения информационных систем класса CPM (Corporate Performance Management).
• Сроки и стоимость проекта.
Для скорейшего получения результатов от внедрения был выбран подход поэтапного развертывания системы. На каждом этапе проектная команда, состоящая из специалистов «ЭСТАР» и «МКСКОМ», решала приоритетную группу задач, и результат этапа передавался для использования руководителям холдинга.
Со стороны «МКСКОМ» в проекте участвовала команда из 5 человек:
• Руководство проектом, бизнес аналитика – А.М.Зверев;
• Системная аналитика, настройка системы, интеграция – В.А.Алешов, Д.В.Поляков, П.М.Горбачев, А.Г.Михайлов.

В ходе проекта специалистами «ЭСТАР» и «МКСКОМ» совместно реализованы все необходимые функции для организации эффективного бюджетного процесса в крупном холдинге от планирования и сбора факта до согласования и анализа бюджетов.
В ходе проекта решены следующие задачи:
• загрузка из электронного формата ФНС и консолидация отчетности по РСБУ;
• кастомизация модели бюджетного управления;
• настройка механизмов согласования и утверждения бюджетов;
• выверка и исключение последствий внутригрупповых операций с учетом многоуровневой структуры холдинга;
• консолидация бюджетов;
• автоматический импорт фактических данных из учетных систем;
• анализ исполнения бюджетов, причин отклонения плана от факта;
• анализ накопленной в системе информации;
• включение в бюджетный процесс иностранных активов холдинга с отчетностью в национальных валютах;
• автоматизация оперативного управления снабжением, производством и реализацией готовой продукции в рамках всего холдинга.
В результате внедрения "1С:Консолидации 8" существенно снижено время обработки отчетности, при возросшем объеме и увеличившейся детализации бюджетов. В сжатые сроки удалось повысить эффективность бюджетного управления в холдинге «ЭСТАР» за счет повышения оперативности и достоверности информации, снижения трудозатрат при подготовке и анализе данных. Руководители холдинга «ЭСТАР» получили управляемую и прозрачную систему бюджетного управления, снизив затраты на подготовку отчетности.
На основании опыта сотрудничества со специалистами компании «МКСКОМ» можем рекомендовать эту команду в качестве эффективного и надежного партнера при постановке и автоматизации бюджетного управления. Особенно хотелось бы отметить Зверева Алексея Михайловича, Алешова Вадима Анатольевича и Полякова Дмитрия Владимировича за личный вклад в реализацию проекта и профессионализм проявленный в ходе его выполнения.


Директор департамента экономики А.А. Буцин