Внедрение подсистемы «Процессы обработки документов» на базе "1C:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП", интеграция с мессенджером «АРМ ГС» в части подписания документов ПЭП для Органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Цель проекта: Повышение скорости обработки внутренних документов организации.

Задачи проекта:

• Реализация шаблонов процессов обработки и подписания документов;
• Обеспечение хранения всех сопроводительных документов и файлов;
• Разработка механизмов подписания документов в конфигурации "1C:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП", простой электронной подписью посредством взаимодействия с API мессенджера.
• Обеспечение обмена данными пользователей с мессенджером «АРМ ГС»;


Ситуация до внедрения:

На конец 2020 года у заказчика насчитывалось 20 филиалов по всему округу. В начале 2021 года, согласно распоряжению Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 23.08.2019 № 445-рп, произошла централизация бухгалтерского учета центров на базе филиала в городе Ханты-Мансийск. В следствии чего обмен внутренними документами между бухгалтерией и сотрудниками организации происходил посредством почтовых отправлений, что сильно замедляло все бизнес-процессы организации.



Работы по адаптации типового решения:
Типовыми средствами настроены процессы обработки документов. Настроено Взаимодействие с мессенджером. Дополнительно реализована панель администратора мессенджера.

Выполнены следующие работы:
Установка и настройка программного обеспечения на сервере клиента
Консультация по работе с программным продуктом и обучение персонала.
Доработки программного продукта под специфику работы клиента:
1. Подготовлены 52 шаблона процессов обработки документов
2. Разработан функционал подписания документов в конфигурации 1C:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП посредством взаимодействия с API мессенджера
3. Создан бот «АРМ ГС» для взаимодействия с пользователями

Результаты проекта:

В рамках реализации проекта был разработан механизм позволяющий направлять печатные формы документов, обрабатываемые в рамках подготовленных 52 шаблонов процессов обработки документов, в мессенджер «АРМ ГС».
Бухгалтер формирует первичный документ в конфигурации 1C:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП, согласно указанному в настройках шаблона документ направляется на обработку следующему по маршруту сотруднику.
Обработка документа осуществляется путем ознакомления непосредственно с первичным документом в 1C:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП и выбором контекстного действия на форме обрабатываемого документа, или же ознакомлением с печатной формой обрабатываемого документа в мессенджер «АРМ ГС» и выборка необходимого действия (например «Подписать» или «Отказать»).

Реализация проекта позволила существенно повысить скорость обработки внутренних документов. От нескольких дней или недель, при обмене бумажными носителями, до нескольких часов.


Экономический эффект от внедрения:

• сокращение затрат на почтовые расходы;
• ускорение формирования управленческой отчетности;
• ускорение формирования регламентированной отчетности;
• ускорение бизнес-процессов организации;
• рост производительности труда сотрудников;
• сокращение простоев.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика