Автоматизация деятельности клининговой компании на платформе "1С:Управление производственным предприятием 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ данных и прогнозирование
• Анализ кадрового состава
• Взаиморасчеты с покупателями
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Интеграция с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков
• Кадровый учет
• Объемно-календарное планирование производства
• Оптовая торговля
• Оформление заказов покупателей
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Планирование потребности в материалах
• Планирование с учетом отраслевой специфики
• Подключение складского оборудования
• Расчет зарплаты
• Расчет нормативной себестоимости
• Расчет нормативной себестоимости заказов
• Расчет фактической себестоимости
• Резервирование ТМЦ
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Управление отношениями с поставщиками
• Управление ремонтами основных средств (EAM, ТОИР)
• Управление складскими запасами
• Учет затрат на производство
• Учет неотфактурованных поставок
• Учет основных средств, расчет амортизации
• Учет прихода ТМЦ
• Учет продаж ТМЦ
• Учет производственных заказов
• Учет спецодежды и спецоснастки
• Учет услуг производственного характера
• Финансовый анализ
• Ценообразование, прайс-листы

Описание

Компания основана почти одновременно с появлением в России спроса на услуги профессиональной уборки. Этапы развития - это хронология существования отечественного клининга, "портрет" процесса его становления и выхода на мировой уровень управления, технологий уборочных услуг, профессиональной подготовки кадров и отношения к клиентам и их запросам.
Компания всегда была и остается лидером этого процесса.

Основная цель компании - ведение бизнеса в соответствии с мировыми стандартами качества уборочных услуг и управления. Для выполнения этой задачи компания ориентируется на создание корпоративной системы, сочетающей комплексность экспертного обслуживания и индивидуальный подход к решению поставленных перед ней задач.

Поддержку клиентов и продвижение услуг в регионах осуществляют филиалы, расположенные в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Ярославле, Новосибирске, Самаре и других городах России.

Основной причиной внедрения было значительное расширение штата компании и повышение требований к управлению для повышения конкурентоспособности и оптимизации затрат. Имеющаяся на момент внедрения система из множества слабо связанных между собой самописных конфигураций на платформе 7.7 уже не могла решить поставленные руководством задачи и не обладала должной масштабируемостью.

Руководством компании было поставлена задача по переводу всех процессов в единую информационную базу и обеспечить возможность оперативно получать информацию о всех значимых участках учета. При постановке задачи важным условием было выбрать за основу готовое решение, а не писать базу «с нуля» и чтобы внесенные изменения в систему были полностью интегрированы в имеющийся функционал.

После анализа альтернатив была выбрана платформа "1С:Управление производственным предприятием 8", т.к. она позволяла в кратчайшие сроки ввести систему в эксплуатацию и позволяла отразить большую часть операций по всем участкам учета. Предпочтение при тендере было отдано компании ООО «Абсолют-Софт», которая работает на рынке корпоративных внедрений с 2002 года и имеет большое количество рекомендаций от крупных заказчиков.

Спецификой данного внедрения является полное отсутствие на данный момент готовых решений адаптированных для клинингового бизнеса для которого важно иметь полную информацию об объектах уборки, быструю подготовку тендерной документации, тщательную проработку смет по объекту и оперативное отслеживание их исполнения с учетом как материальных расходов, так и услуг подрядных организаций.

Подготовительные работы по проекту начались в июне 2007 года, в промышленную эксплуатацию система была введена с 4 квартала 2007 года.

Типовая конфигурация подвергалась модификациям в течение всего хода внедрения.

Доработка программы "1C:Управление производственным предприятием 8" производилась в офисе компании ООО "Абсолют-Софт" путем совместной разработки группой программистов.

На данный момент проектная команда ООО "Абсолют-Софт" полностью завершила проект автоматизации и с октября 2008 поддержка системы осуществляется силами Заказчика.

В ходе выполнения работ было автоматизировано 80 рабочих мест и внедрены следующие подсистемы:
-Расчет зарплаты;
-Расчеты с подотчетными лицами;
-Кадровый учет;
-Анализ кадрового состава;
-Планирование закупок;
-Учет прихода ТМЦ;
-Учет неотфактурованных поставок;
-Управление отношениями с поставщиками;
-Взаиморасчеты с поставщиками;
-Управление складскими запасами;
-Резервирование ТМЦ;
-Подключение складского оборудования;
-Учет затрат на производство;
-Расчет нормативной себестоимости;
-Расчет фактической себестоимости;
-Учет основных средств, расчет амортизации;
-Учет услуг производственного характера;
-Планирование потребности в материалах;
-Учет спецодежды;
-Учет производственных заказов;
-Оформление заказов покупателей;
-Расчет нормативной себестоимости заказов;
-Ценообразование, прайс-листы;
-Учет продаж ТМЦ;
-Управление отношениями с покупателями (CRM);
-Взаиморасчеты с покупателями;
-Оптовая торговля;
-Финансовый анализ;
-Анализ данных и прогнозирование;
-Планирование с учетом отраслевой специфики;
-Интеграция с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков;
-Интеграция с системой "клиент-банк";
-Интеграция с торговым оборудованием;

В ходе работ по внедрению системы "1С:Управление производственным предприятием 8" был заменен ряд самописных конфигураций на платформе "1С:Предприятие 7.7" и осуществлен переход на единую конфигурацию для всех пользователей компании. Все типовые механизмы по учету ТМЦ и производству услуг были изменены минимально и расширены дополнительной подсистемой "Управление клинингом".

Возможности подсистемы:
Ведение подробной информации по объекту уборки
Подготовка технического задания
Подготовка смет на уборку, материалы, подрядные работы с автоматизированным рабочим местом утверждения смет
Коммерческие предложения
Финансовые карточки объекта
Управленческий расчет заработной платы с привязкой к объекту
Заявки на расходование материалов с привязкой к объекту
Автоматическое формирование потребностей в материалах
Автоматическое заполнение заказов поставщикам на основании потребностей в материалах
Блок финансовых отчетов по подсистеме "Управление клирингом"
Далее подсистема "Управление клинингом" интегрирована в типовое решение Управление производственным предприятием 8 для целей:
Автоматического заполнения типовых документов
Автоматического сбора фактических данных по сметам на объекты
Автоматического контроля превышения расходов и неизрасходованных сумм по статьям сметы

По окончании внедрения компания получила следующие выгоды для бизнеса:
- Короткие сроки подготовки тендерной документации.
- Точный расчет смет и удобная схема их утверждения.
- Оперативный контроль за превышением расходов позволил вовремя принимать управленческие решения.
- Управленческие отчеты позволили увидеть целостную картину прибыльности предприятия.
- Автоматизированная система построена таким образом, что после первоначальной настройки с ней смогли работать пользователи с уровнем подготовки ниже среднего, что позволило существенно уменьшить расходы на управленческий персонал.
- Система определения потребностей в ТМЦ позволила уменьшить неликвидные остатки на складах что является существенным фактором в кризисный период.
- Система учета инвестиций в оборудование позволила увидеть фактические затраты учтенные по всему сроку эксплуатации, а также вести по ним количественный учет.
- Система планирования кадров по объектам позволила вовремя определять объем человеческих ресурсов, необходимых для выполнения работ по всем объектам компании.