Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 КОРП Электронная поставка у ООО Специализированный застройщик "Высота"
Общество с ограниченной ответственностью СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ ЗАСТРОЙЩИК "ВЫСОТА"
Специальный застройщик "Высота" является девелопером для ряда жилых комплексов в Челябинске.
В ходе реализации этого проекта у компании возникли сложности с автоматизацией электронного документооборота. Чтобы снизить затраты на разработку документации, руководство приняло решение автоматизировать внутренние и внешние процессы документооборота. Основной задачей стало выбор подходящего программного обеспечения и его полное внедрение, включая обучение сотрудников и поддержку учетной системы. Партнером по автоматизации стала компания «Первый Бит, Челябинск».
В сотрудничестве с заказчиком была проведена оценка бизнес-процессов, благодаря чему удалось выявить ключевые задачи, включая:
- Консолидацию данных для быстрого доступа к документам, относящимся к деятельности застройщика.
- Снижение трудозатрат на составление бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности.
- Обеспечение конфиденциальности и необходимого уровня защиты внутренних документов с четким разграничением доступа.
- Оптимизацию расходов на обработку и архивирование бумажных документов проектов застройщика.
После изучения бизнес-процессов документооборота было решено внедрить решение “1С:Документооборот 8. КОРП”. Специалисты «Первого Бита» адаптировали данное программное обеспечение без изменения его базовых функций, настроив его под бизнес-процессы и такие документы, как:
- Согласование договоров.
- Служебные записки.
- Запросы на закупку товаров.
- Кадровые служебные записки.
- Технические служебные записки.
- Заявки на закупку.
- Кадровые документы (приказы о приеме на работу, увольнении и т.д.).
Была реализована опция создания печатных форм для этих документов с использованием корпоративных шаблонов, а также разработан удобный механизм для прикрепления печатных форм к объектам внутреннего документооборота.
Внедрение “1С:Документооборот 8. КОРП” дало следующие результаты:
- Документы хранятся и учитываются в едином информационном пространстве.
- Время поиска архивных документов сократилось на 64%.
- Время на согласование внутренних и внешних документов уменьшилось на 25%.
- Обеспечен контроль по срокам согласования.
- Настроенные права доступа обеспечили необходимую конфиденциальность, позволяя ответственным сотрудникам быстро получать нужные данные.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
Цель проекта:
Внедрение системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП» с первичной настройкой.
Задачи проекта:
1. Консолидация данных, с возможностью своевременного доступа к документам относительно деятельности заказчика и работы с контрагентами
2. Упрощение процессов делопроизводства и делооборота внутри компании силами автоматизации части рутинных процессов.
3. Оптимизация затрат на обработку и хранение бумажной документации по проектам застройщика.
4. Сокращение числа ошибок, связанных с человеческим фактором.
Этапы проекта:
1. Интервью с ключевыми пользователями и подготовка технического задания.
2. Консультации по выбору программного продукта.
3. Продажа выбранного решения
4. Установка программ в офисе компании-пользователя.
3. Первичная настройка системы. В том числе: виды документов и права доступа.
4. Обучение пользователей работе в программе.
5. Запуск решения в эксплуатацию.
Результаты проекта:
1. Консолидация данных с возможностью разделения потоков документооборота на входящие, исходящие и внутренние.
2. Автоматизирован учет хозяйственной деятельности и получение отчетности в соответствии с российским законодательством, международными стандартами финансовой отчетности и внутренними стандартами компании с соблюдением графика документооборота.
Специалисты компании:
1. оперируют целостными, достоверными данными;
2. прозрачно ведут управленческую и регламентированную отчетность;
4. сократили сроки согласования договоров, служебных записок и прочей документации;
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Продажа выбранных программных продуктов
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
