Автоматизация документооборота на базе программного обеспечения "1С:Документооборот 8. КОРП для Беларуси" для ОАО "Недра Нежин"

Автоматизации электронного документооборота на предприятии ОАО "Недра Нежин" на базе программного обеспечения «1С:Документооборот КОРП для Беларуси»

О компании

ОАО «Недра Нежин» белорусская компания, сферой деятельности которой является добыча минерального сырья для химических производств и производства удобрений.

Для автоматизации электронного документооборота ОАО «Недра Нежин» обратились в группу компаний «Главбух»: ООО «Главбух» и ООО «ГБСофт». Специалисты группы компаний осуществили внедрение программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Беларуси».

Перед сотрудниками группы компаний «Главбух» была поставлена задача повышение эффективности работы ОАО «Недра Нежин» за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов. На предприятие существовала проблема по согласованию заявок на оплату.

Была автоматизирована работа с внутренним документом «Заявка на оплату», а именно:

• в дополнение к типовым реквизитам были добавлены дополнительные реквизиты с выбором значений из справочников и автоматическим расчетом сумм, позволяющие детальнее описать информацию для оплаты (договор, валюта обязательств, источники финансирования, тип бюджета, условия оплаты, условия платежа по договору, р/с, ставка НДС, сумма без НДС, сумма с НДС и пр.).
• добавлена возможность выбора в форме заявки на оплату действующих договоров указанного контрагента.
• реализован выбор в форме заявки расчетного счета контрагента из списка его расчетных счетов.
• настроена печатная форма заявки с автоматическим выводом всех нужных значений реквизитов заявки, заполненных в карточке заявки, а также с информацией о всей истории согласования и утверждения заявки (исполнитель, срок, дата, комментарий).
• добавлена возможность для всех участников процесса при формировании типового отчета «Карточка документа» заявки на оплату выводить полную информацию по всем процессам обработки заявки (доработаны полномочия участников процесса).
• настроен комплексный процесс обработки заявки на оплату с использованием ролевой и условной маршрутизации, а также дополнительной проверкой на выполнение отдельных шагов участниками процесса, в частности, на обязательное заполнение номера и даты платежного поручения бухгалтером.

Карточка документа заявки на оплату:

ОТЗЫВ
о сотрудничестве с группой компаний «Главбух» (ООО «Главбух», ООО «ГБСофт»)
по созданию (разработке и внедрению) автоматизированной информационной системы электронного документооборота на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси»

1. КАРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ-ЗАКАЗЧИКА
Организация-заказчик: ОАО "Недра Нежин".
Сфера деятельности: добыча минерального сырья для химических производств и
производства удобрений.
Численность организации: 160 человек.
2. НАИМЕНОВАНИЕ И ЦЕЛЬ ПРОЕКТА
Наименование проекта: создание автоматизированной информационной системы электронного документооборота на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси».
Цель проекта: повышение эффективности работы Заказчика за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов; обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; повышения эффективности исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины.

3. ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА
3.1. Обоснование необходимости реализации проекта у организации-заказчика
До внедрения автоматизированной информационной системы у организации-заказчика существовали следующие проблемы, предопределившие необходимость реализации данного проекта:
 отсутствие структурирования входящей и исходящей документации,
 затраты рабочего времени сотрудников на поиск документации в разных системах хранения и учета;
 отсутствие возможности постановки задач по согласованию и утверждению документации и последующего отслеживание статуса в единой системе учета;
 наличие ошибок, потери данных, при работе с документацией;
 отсутствие возможности определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки и задержки по согласованию документов;
 отсутствие возможности проанализировать документооборот на предмет актуальности документации.

4. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА

4.1. Внедрение автоматизированной системы.
На этапе внедрения автоматизированной системы были выполнены следующие работы:
 сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
 планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
 создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
 обмен с другими системами на базе «1С:Предприятия»;
 начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
 перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
 обучение персонала организации-заказчика по работе с автоматизированной системой:
 дистанционное обучение пользователей;
 разработка инструкций

4.2. Перечень автоматизированных функций автоматизированной системы:
 автоматизация делопроизводства;
 автоматизация учета и хранение документов;
 автоматизация внутренний электронной почты;
 автоматизация процессов работы с технической и инженерной документаций;
 автоматизация входящей, исходящей и внутренней документации;
 автоматизация согласование договоров;
 автоматизация с претензиями, обращениями граждан;
 автоматизация работ с заявками на автоматическую поддержку ИТ подразделения;
 автоматизация работы управления материально-технического обеспечения;
 автоматизация бизнес-процессов финансово-экономических подразделений, занимающихся закупками и тендерами, подразделений складского хозяйства.

4.3. Продолжительность проекта:
Начало выполнения работ – 04.12.2023;
Дата ввода автоматизированной системы в промышленную эксплуатацию – 31.05.2024.
4.4. Количество автоматизированных рабочих мест:
Количество автоматизированных рабочих мест - 100.

5. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РЕЗУЛЬТАТА ПРОЕКТА
В результате создания (разработки и внедрения) автоматизированной системы на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси» было осуществлено:
 регистрация входящих и исходящих документов и отслеживание их состояния;
 использование электронной подписи, которая помогает установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
 использование автоматически заполняемых шаблонов файлов и документов;
 автоматизация полного цикла договорных документов;
 разграничение прав доступа, а также обеспечение информационной безопасности;
 удобный поиск документов по реквизитам, а также при помощи ограничения области поиска выбранным разделом и выбранного метода.
 сокращение трудозатрат на выполнение специалистами рутинных операций, повысилось качество работы персонала;
 сокращение бумажного документооборота;
 произведена доработка типовых механизмов программного решения для реализации поставленных задач под специфику организации-заказчика. Произведенные изменения типового функционала выполнены в соответствии со стандартами (правилами, методиками и рекомендациями) фирмы «1С» по доработке системы;
 разработаны специальные программные обработки, обеспечивающие импорт (загрузку), конвертацию и синхронизацию данных с существующими автоматизированными системами управления персоналом и начисления заработной платы в подразделениях и филиалах;
 разработаны инструкции по работе с автоматизированной системой;
 проведено обучение пользователей организации-заказчика;
 система отражает полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде
 проведена опытная эксплуатация автоматизированной системы, выполнены доработки и устранены замечания.
В настоящий момент система сдана в промышленную эксплуатацию на предприятии организации-заказчика.
Организацией-исполнителем (специалистами Группы компаний «Главбух») обеспечивается техническая поддержка автоматизированной системы, в рамках которой обеспечивается поставка обновленных версий системы, оказывается консультационная поддержка специалистам ОАО "Недра Нежин".
Задачи, поставленные перед организацией-исполнителем при инициации проекта, были решены в полном объеме в соответствии с условиями договора, поставленные цели – достигнуты.
Количественные показатели работы системы с начала промышленной эксплуатации:
 количество создаваемых внутренних документов – около 630 в месяц;
 количество входящих документов – около 340 в месяц;
 количество исходящих документов – около 250 в месяц;
 количество новых задач – около 600 в день.