Внедрение ПП "БИТ.ФИНАНС.Холдинг" для "1С:Комплексная автоматизация" и "1С:Документооборот" в АО "Внешнеэкономическое объединение "Алмазювелирэкспорт"

Автоматизированы следующие функции:

• Бюджетирование, финансовое планирование
• Налоговый учет
• Регламентированная отчетность
• Управленческий учет
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Акционерное общество «Внешнеэкономическое объединение «Алмазювелирэкспорт» – это многопрофильное предприятие, почти полвека занимающееся экспортом алмазов, бриллиантов, металлов платиновой группы и ювелирных изделий.
До старта проекта ведение учета производилось в разрозненных системах: регламентированный и налоговый учет в зарубежной системе Oracle, операционный учет в системе собственной разработки на базе СУБД Rocketsoftware D3 DBMS, согласование договоров в системе собственной разработки СУБД Postgres, автоматизированное Казначейство отсутствовало, сбор факта по управленческому учету и бюджетирование в Excel.
Исторические зарубежные учетные системы и системы собственной разработки не обеспечивали выполнения всех необходимых задач по автоматизации процессов, функциональность требовала развития. Регламентированная отчетность заполнялась вручную и отправлялась по ТКС с помощью продукта 1С:Налогоплательщик. Отсутствовала возможность формирования в основной учетной системе регламентированных отчетных форм.
Бюджет доходов и расходов формировался в Excel, Бюджет движения денежных средств и лимиты не формировались, заявки на расходование денежных средств оформлялись на бумажном носителе, требовался сбор подписей всех ответственных лиц в соответствии с казначейским регламентом, а сбор информации о фактических данных требовал существенных затрат по времени, т.к. помимо ручного труда по сбору приходилось регулярно отслеживать изменения в бухгалтерских документах, следствием чего невозможно было оперативно сформировать управленческую отчетность, возникала сложность контроля финансовой и управленческой деятельности, планирования затрат и расходования денежных средств.
Для реализации проекта мы выбрали специалистов компании 1С:Первый БИТ, которые обладают необходимым многолетним опытом и квалификацией по внедрению программных продуктов 1С с целью автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.
Нами были поставлены следующие цели:
1. Осуществить оптимизацию запасов ТМЦ. Уменьшить объем денежных средств, «замороженных» в запасах.
2. Повысить качество внутренних процессов.
3. Автоматизировать основные процессы управления и снизить влияние «человеческого фактора».
4. Повысить производительность труда на предприятии.
5. Внедрить единые правила ведения НСИ в КИС с учетом потребностей автоматизируемых блоков, в том числе создание справочников номенклатур, складов, статей затрат, статей доходов, контрагентов.
6. Снизить трудозатраты сотрудников организации и минимизировать ручные операции при ведении бухгалтерского и налогового учета.
7. Упростить поддержку и использование информационной системы бухгалтерского и налогового учета.
8. Повысить оперативность и качество подготовки управленческой отчетности.
9. Упростить анализ эффективности коммерческой деятельности и использования финансов предприятия.
Во время реализации проекта было обследование существующих ИС: проведены интервью с пользователями и владельцами бизнес-процессов, проведено моделирование бизнес-процессов на типовом функционале, подготовлен отчет об обследовании.
На основании данных отчета об обследовании сформированы частные технические задания на разработку нетипового функционала. Разработаны протоколы тестирования. Нам были продемонстрированы доработки КИС.
КИС была подготовлена к опытно-промышленной эксплуатации, загружены предварительные остатки, заведены пользователи системы, настроены права доступа по различным RLS, подготовлены печатные и видео инструкции для пользователей по всем доработкам.
В рамках проекта проводились еженедельные статусы-встречи о ходе проекта, на которых обсуждались задачи, которые были выполнены за неделю и планы на следующую. Таким образом все участники проекта владели информацией о текущем статусе и возникающих вопросах.
По результатам опытно-промышленной эксплуатации с нашей стороны совместно с аналитиком от 1С:Первый БИТ была проделана колоссальная работа по сверке данных по результатам закрытия первого квартала 2024 года в двух базах.
Ключевые результаты проекта:
Результатом проекта стал отказ от системы бухгалтерского и налогового учета на основе зарубежной системы и отдельной системы согласования договоров, автоматизация и развитие этих функций в базе данных 1C:Комплексная автоматизация + БИТ.ФИНАНС.Холдинг и 1С:Документооборот, произошла трансформация бизнес-процессов бюджетирования и казначейства из excel и бумажных носителей в единую информационную систему.
• Осуществлена оптимизация учета запасов ТМЦ. Уменьшен объем денежных средств, «замороженных» в запасах.
• Повышено качество внутренних процессов.
• Автоматизированы основные процессы управления и снижено влияние «человеческого фактора».
• Внедрены единые правила ведения НСИ с учетом потребностей автоматизируемых блоков, в том числе созданы справочников номенклатур, складов, статей затрат, статей доходов, контрагентов, управленческих статей оборотов, ЦФО, сценариев бюджетирования.
• Снизить трудозатраты сотрудников организации и минимизировать ручные операции при ведении бухгалтерского и налогового учета.
• Повышена оперативность и качество подготовки управленческой отчетности.
• Анализ эффективности коммерческой деятельности и использования финансов предприятия стал более доступным и информативным.
• Возможность детализации документом напрямую из системы улучшила прозрачность и достоверность информации.
• Внедрение автоматизированной системы привело к стандартизации бизнес-процессов, что улучшило их предсказуемость и управляемость.
На протяжении 2 лет ведения проекта компания 1С:Первый БИТ проявила себя как компетентный разработчик программных решений и надежный партнер по автоматизации. Мы довольны функционалом и качеством комплексной информационной системы и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Количество автоматизированных рабочих мест: 122.
Михаил Александрович Грубер, заместитель генерального директора, АО «Внешнеэкономическое объединение «Алмазювелирэкспорт»: «Переход на отечественное ПО является серьезным шагом для нашей компании, поскольку большой период времени мы работали на зарубежном ПО, где все бизнес-процессы давно выстроены и отлажены. Целью проекта было создание комплексной информационной системы с функционалом, максимально охватывающим все нюансы текущей деятельности бухгалтерии и финансово-экономического отдела, а также документооборота с целью автоматизации бизнес-процессов согласования и контроля исполнительской дисциплины. Данные цели были достигнуты. На сегодняшний день КИС позволяет учитывать все аспекты наших бизнес-процессов, которые входили в рамки проекта, а также имеет функциональные возможности для дальнейшего развития. Поскольку на проекте были задействованы 3 команды со стороны Первого Бита, в ходе проекта возникали определенные сложности в коммуникации, но в итоге, в результате совместной максимально вовлеченной работы обеих сторон все цели проекта были достигнуты».
Выражаем признательность Центральному офису 1С:Первый БИТ за оказанную помощь и проявленный профессионализм. Руководство компании АО «Внешнеэкономическое объединение «Алмазювелирэкспорт» не возражает против публикации информации, описанной в отзыве, и логотипа АО «Внешнеэкономическое объединение «Алмазювелирэкспорт» в открытых источниках.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе