Внедрение ПП "1С:Бухгалтерия 8" в ООО "Жилищное ремонтно-эксплуатационное управление N5" города Магнитогорска

Управляющая компания "Логист" расположена в г. Магнитогорск Челябинской области.

Основной вид деятельности – Управление эксплуатации жилого фонда.

База данных ведется с 2011 года. Основной учетной проблемой организации являются взаиморасчеты с арендаторами и собственниками нежилых помещений, которых в обслуживаемом жилом фонде около 900. Ежемесячно необходимо формировать, печатать и рассылать счета, акты и счета-фактуры этим контрагентам, принимать оплату, контролировать и вести работу с должниками. Арендаторы нежилых помещений могут меняться, один арендатор может занимать несколько помещений в разных домах, в качестве арендаторов могут выступать юридические, физические лица или индивидуальные предприниматели.

Для удовлетворения учетных потребностей были выполнены работы по расширению функционала программного продукта с помощью специалистов компании ООО «Зеркало СЛ». 

Была разработана и включена в конфигурацию подсистема для массового формирования первичных документов "Зеркало_ВыпискаСчетов", которая включает в себя:

Справочник "Зеркало_ШаблоныДокументов", в котором хранятся шаблоны для формирования первичных документов. Каждый шаблон состоит из шапки и табличной части. 

1.1  Шапка включает следующие реквизиты: организация, контрагент, договор контрагента, банковский счет нашей организации, тип цен, валюта расчетов, включать/не включать НДС в стоимость, счета расчетов с контрагентом, способ зачета авансов. Кроме того, можно установить "галочки" по видам формируемых документов: счет, реализация, счет-фактура и платежное требование (счет-фактура формируется только при наличии документа реализации). Каждый шаблон может быть помещен в группу и включен или выключен.

1.2  Табличная часть содержит номенклатуру, содержание услуги, количественно-суммовые показатели, ставку НДС, счета учета доходов, расходов и НДС и их аналитику. В колонке содержание допустимо использование переменной [Период], вместо которой при обработке будет подставлено представление периода формирования документов (например, "За Май 2021 года").

1.3  Шаблон может быть заполнен на основании существующего документа реализации из предыдущего периода.

1.4  В течение месяца бухгалтер редактирует данные для выписки документов. Имеется возможность группового изменения цен на услуги по указанным значениям реквизитов шаблонов, при этом производится пересчет стоимости и суммы НДС.

1.5   После внесения всех изменений бухгалтер приступает к формированию пакетов документов. Выписать документы можно как по отдельному шаблону, так и по группе шаблонов, при этом указать дату формирования счета, реализации и счета-фактуры и отдельно дату платежного требования. На основании даты формируется представление периода, которое подставляется в содержание услуги (см. выше п 1.2). Если шаблон выключен, то он пропускается. В каждом шаблоне фиксируется дата последней выписки документов, что позволяет организовать проверку на дублирование выписываемых документов в течение месяца.

Выписанный пакет документов фиксируется в добавленном в конфигурацию документе "Зеркало_ПротоколВыпискиСчетов".

2.1  Документ содержит данные о дате выписки, пользователе, названии группы шаблонов, представление периода и ссылок на сформированные документы "Счет на оплату покупателю", "Реализация товаров и услуг", "Счет-фактура выданный" и "Платежное требование" в порядке их выписки пакетами по каждому контрагенту. Любой документ можно открыть по гиперссылке.

2.2  На основании документа "Протокол выписки счетов" можно выполнить массовую печать документов без предварительного просмотра сразу на принтер. При этом для каждого вида документа можно задать печатную форму, в том числе и внешнюю, которая подключена к документу.

2.3  Для подготовленных платежных требований можно сформировать и отправить в банк Реестр требований.

В результате существенно экономится время работы бухгалтерии на формирование и печать периодически повторяющихся документов: в среднем на 2 дня в месяц.

Для расширения аналитики получаемой информации были задействованы стандартные реквизиты справочника "Договоры контрагентов":

3.1  Вид расчетов используются в качестве адреса дома

3.2  Тип цен используется для разделения видов площадей нежилых помещений (например, Арендованная, Выкупленная, Муниципальная и т.д.)

Для анализа расчетов с арендаторами и собственниками нежилых помещений разработаны специализированные отчеты с использованием СКД:

4.1  Реестр шаблонов выписки счетов – анализ использования нежилых помещений обслуживаемого жилого фонда

4.2  Начисления арендаторам – суммы начисленной дебиторской задолженности в разрезе домов, услуг, контрагентов

4.3  Отчет по арендаторам – начисление и оплата по домам, контрагентам, помещениям

4.4  Расчеты с арендаторами – отчет для анализа задолженности на начало и конец периода, начисленных и оплаченных сумм, а также сроков просроченной задолженности контрагентов

Таким образом, после выполненных доработок организация получила существенное расширение функциональности программного продукта, что позволяет более качественно и оперативно управлять дебиторской задолженностью.