Внедрение программного продукта "1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ" в компании ООО "СУ ДЖОК АКАДЕМИЯ"

Компания ООО «Су Джок Академия»  имеет несколько  направлений деятельности: просветительская, педагогическая, лечебная, методическая, издательская. Компания организовывает и проводит семинары по Су Джок терапии, продает обучающие курсы, оказывает лечебные услуги и консультации, проводит научные работы и выпускает специальную литературу. Также имеется собственный небольшой магазин по продаже различных инструментов, массажеров, игл, муляжей (кисти, стопы и пальцы), литературы (учебники, доклады конференций, лекции и др).

Долгое время компания использовала только "1С:Бухгалтерию" и пыталась вести в ней учет абсолютно всей деятельности по всем направлениям. Никакой торговой учетной системы у нее не было. Запрос был подобрать и внедрить оперативную учетную систему для того, чтобы учитывать товары, услуги, заказы, автоматизировать почтовые отправления заказов, небольшие производственные процессы (брошюры, печатную продукцию), склад.

С какими проблемами столкнулась компания:

1. По складу не было учета совсем. Поступал  заказ на сайте, после этого менеджер буквально проверял наличие товара на складе и отвечал клиенту на запрос, есть товар или его нет, или когда появится. Пытались вести учет в "1С:Бухгалтерия", но не получалось, так как в "1С:Бухгалтерия" информация появлялась через несколько дней (пока бухгалтер перенесет данные с бумажки). Не было оперативной информации.

2. Взаимодействие с покупателями. Раньше часть  контактной информации о клиентах хранилась на стороне сайта, часть на стороне бухгалтерии. Переписка хранилась в отдельной почтовой программе. Приходилось работать сразу в трех программах, чтобы взаимодействовать с клиентом.

3. Первичные документы  заносились в "1С:Бухгалтерия" в ручном режиме. Не было оперативной информации по складским остаткам.

4. Менеджер на почте в ручном режиме заполнял все почтовые карточки для отправления посылок. На это тратилось много времени, во-первых, потому что очередь, во-вторых, был риск допустить ошибку в личных данных заказчика.

5. Сложности с учетом остатков не оказанных услуг по курсам и вебинарам. Курсы/вебинары оплачиваются целиком, а доступ выдается постепенно, блоками. Нужно вести учет, какие блоки уже открыты, а какие еще нужно открыть. Проблема в том, что приходилось на коленке учитывать не оказанные услуги/задолженность по услугам.

6. На производстве пытались учитывать в "1С:Бухгалтерия" списание бумаг, скрепки, услуги за печать в типографии, бумагу, сколько выпущено готового товара , сколько товара хранится на складе (остатки). Не получалось тоже, потому что у бухгалтерии учет велся не оперативно.

Какие задачи нужно было решить:

1.       Складской учет

2.       Система взаимодействия с клиентами CRM   

3.       Интеграция с сайтом (заказы клиентов оформляются через сайт)

4.       Интеграция с почтой (заказы отправляются через почту России)

5.       Интеграция с сайтом вебинаров (делали учет на коленке)

6.       Производственный учет (компания выпускает брошюры, рефераты, лекции, доклады и продают их).

Для решения поставленных задач мы предложили использовать программу "1С:Управление нашей фирмой". Она закрывала многие потребности клиента.

После внедрения 1С:УНФ используется встроенный почтовый клиент для рассылок и оповещений. Взаимодействие внутри компании стало более прозрачным и удобным. Заказы обрабатываются быстрее и меньше ошибок в оформлении. На отправку заказов уходит меньше времени. Эта проблема решена с помощью интеграции 1С:УНФ с почтой. Из 1С:УНФ подтягивается все необходимая контактная информация клиента для оформления почтового отправления в автоматическом режиме. Менеджеру достаточно нажать пару кнопок. Меньше времени тратится на оформление всех документов: не нужно два-три раза вводить одну и ту же информацию в разные программы. Заказ теперь поступает с сайта в 1С:УНФ в автоматическом режиме (менеджер взаимодействует с клиентом, обрабатывает заказ и отсылает через почту клиенту заказ). Все сведения о приходе денег и отгрузках в автоматическом режиме поступают из 1С:УНФ в "1С:Бухгалтерию". После автоматизации стало возможным получать складские остатки в оперативном режиме. Увеличились количественные показатели в деньгах.

Кол-во сотрудников компании около 20 человек.

Кол-во автоматизированных рабочих мест – 6.

Проект по внедрению длился : 1 фаза  - запустились в течение 2 месяцев, остальное доделывали в течение года.