Автоматизация документооборота на базе программного обеспечения "1С:Документооборот 8. КОРП для Беларуси" для ООО "Озон Ретэйл"

ОТЗЫВ
о сотрудничестве с группой компаний «Главбух» (ООО «Главбух», ООО «ГБСофт»)
по созданию (разработке и внедрению) автоматизированной информационной системы электронного документооборота на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси»

1. КАРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ-ЗАКАЗЧИКА
Организация-заказчик: Общество с ограниченной ответственностью "Озон Ретэйл".
Сфера деятельности: Розничная торговля одеждой в специализированных магазина.
Численность организации: 223 человек.
2. НАИМЕНОВАНИЕ И ЦЕЛЬ ПРОЕКТА
Наименование проекта: создание автоматизированной информационной системы электронного документооборота на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси».
Цель проекта: повышение эффективности работы Заказчика за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов; обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; повышения эффективности исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины.

3. ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА
3.1. Обоснование необходимости реализации проекта у организации-заказчика
До внедрения автоматизированной информационной системы у организации-заказчика существовали следующие проблемы, предопределившие необходимость реализации данного проекта:
 затраты рабочего времени сотрудников на поиск документации в разных системах хранения и учета;
 отсутствие возможности постановки задач по согласованию и утверждению документации и последующего отслеживание статуса в единой системе учета;
 наличие ошибок, потери данных, при работе с документацией;
 отсутствие возможности определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки и задержки по согласованию документов;
 отсутствие возможности проанализировать документооборот на предмет актуальности документации.

4. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА
4.1. Реализация программного решения:
 консультация по выбору программного решения;
 передача имущественных прав на использование программного решения (продажа программного решения);
 установка программного решения;
4.1. Внедрение автоматизированной системы.
На этапе внедрения автоматизированной системы были выполнены следующие работы:
 сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
 планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
 создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
 обмен с другими системами на базе «1С:Предприятия»;
 начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
 перенос данных из предыдущих систем;
 обучение персонала организации-заказчика по работе с автоматизированной системой:
 дистанционное обучение пользователей;
 разработка инструкций

4.2. Перечень автоматизированных функций автоматизированной системы:
 автоматизация делопроизводства;
 автоматизация учета и хранение документов;
 автоматизация электронной почты.
 автоматизация внутренней документации;
 автоматизация согласования заявок по расходу денежных средств;
4.3. Продолжительность проекта:
Начало выполнения работ – 02.05.2024;
Дата ввода автоматизированной системы в промышленную эксплуатацию – 09.08.2024.
4.4. Количество автоматизированных рабочих мест:
Количество автоматизированных рабочих мест - 20.

5. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РЕЗУЛЬТАТА ПРОЕКТА
В результате создания (разработки и внедрения) автоматизированной системы на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси» было осуществлено:
 использование автоматически заполняемых шаблонов файлов и документов;
 разграничение прав доступа, а также обеспечение информационной безопасности;
 удобный поиск документов по реквизитам, а также при помощи ограничения области поиска выбранным разделом и выбранного метода.
 сокращение трудозатрат на выполнение специалистами рутинных операций, повысилось качество работы персонала;
 сокращение бумажного документооборота;
 произведена доработка типовых механизмов программного решения для реализации поставленных задач под специфику организации-заказчика. Произведенные изменения типового функционала выполнены в соответствии со стандартами (правилами, методиками и рекомендациями) фирмы «1С» по доработке системы;
 разработаны инструкции по работе с автоматизированной системой;
 проведено обучение пользователей организации-заказчика;
 система отражает полный жизненный цикл заявок по расходу денежных средств в электронном виде;
 проведена опытная эксплуатация автоматизированной системы, выполнены доработки и устранены замечания.
В настоящий момент система сдана в промышленную эксплуатацию на предприятии организации-заказчика.
Организацией-исполнителем (специалистами Группы компаний «Главбух») обеспечивается техническая поддержка автоматизированной системы, в рамках которой обеспечивается поставка обновленных версий системы, оказывается консультационная поддержка специалистам ООО "Озон Ретэйл".
Задачи, поставленные перед организацией-исполнителем при инициации проекта, были решены в полном объеме в соответствии с условиями договора, поставленные цели – достигнуты.

6. ОЦЕНКА И РЕКОМЕНДАЦИИ:
 Оценка соответствия программного обеспечения потребностям предприятия 5
 Оценка удобства работы с программой 5
 Оценка качества работы партнера 5
* оценки внедрения по 5-бальной шкале (где «5» - наивысшее значение)

Рекомендовали бы мы своим коллегам использовать данное программное решение для автоматизации:

Да Скорее да Скорее нет Нет


(наименование должности) МП (Инициалы, фамилия)