Cоздании единой системы электронного документооборота на базе "1C:Document Management 8" в ЗАО "Зангезурский медно-молибденовый комбинат"
ЗАО "Зангезурский медно-молибденовый комбинат"
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
«Зангезурский медно-молибденовый комбинат» является ведущей компанией по добыче и переработке меди и молибдена. Накопленный за эти годы обширный опыт, стратегия устойчивого развития, многочисленные социальные и экологические проекты, а также успешное применение передового мирового опыта в этой области обеспечили бесперебойную и эффективную работу и развитие компании.
Руководство «Зангезурский медно-молибденовый комбинат» приняло решение о создании единой системы электронного документооборота.
Цели проекта:
• Регистрация и хранение в едином информационном пространстве электронных входящих, исходящих и внутренних документов.
• Обеспечение полного жизненного цикла документов в электронном виде.
• Многопользовательская работа с документами: создание, редактирование, поддержка версионирования, поиск документов.
• Хранение согласуемых и согласованных документов в единой информационной базе с функциями быстрого поиска по различным критериям.
• Создание прозрачного механизма согласования для полного информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его бизнес-процессе.
• Реализация единого механизма формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых видов документов.
• Уведомление сотрудников о поступлении новых задач, о ходе бизнес-процесса по документам.
• Формирование информации для проведения анализа и получения отчетности об исполнительской дисциплине.
Ранее в компании система электронного документооборота не использовалась, процесс согласования документов занимал много времени, не была организована единая база хранения документов, в которой можно было бы осуществлять быстрый поиск, процесс этот был трудоемок и длителен.
Исполнителем проекта приглашен «1C-Papyc», как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем «1С:Предприятие 8».
Эксперты «1С-Рарус» предложили в качестве основы для построения учетной системы программный продукт «1С:Document Management 8, ред 3.0».
В ходе проекта специалистами «1С-Рарус» выполнены следующие работы:
• Предпроектное обследование;
• Написание технического задания;
• Внедрение и адаптация программного продукта в соответствии с техническим заданием.
Автоматизированы блоки "Входящей и исходящей корреспонденции", "Транспортные документы" и "Организационно-распорядительных документы".
Блок "Транспортные документы":
• Разработан функционал учета транспортных средств в организации;
• Сформированы уникальные карточки документов, которые позволяют отразить всю информацию по передвижению транспортных средств;
• Для каждого документа создан свой бизнес-процесс.
Блок "Организационно-распорядительных документы":
• Разработка карточек документов со сложными бизнес-процессами для учета внутренних документов компании;
• Автоматическое заполнение прикрепленных файлов на основании документа.
Блок "Входящей и исходящей корреспонденции":
Разработка карточек документов со сложными бизнес-процессами, в которых можно отразить не только поступающие и исходящие письма, но и сформировать отчеты для компаний и сотрудников организации.
Выполнены доработки системы:
* Заполнение табличных частей из excel файлов;
* Адаптация табличных частей под множественный выбор;
* Доработка типовых справочников для отражения информации.
• Проведено обучение пользователей;
• Выполнялась поддержка пользователей при опытно-промышленной эксплуатации;
• Выполняется сопровождение системы.
С помощью новой учетной системы автоматизированы, такие задачи, как:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет рабочего времени;
• Учет договоров;
• Работа с обращениями граждан.
Система введена в эксплуатацию 10.06.2024. Автоматизировано 800 рабочих мест.
В результате использования программного продукта «1С:Document Management 8 , ред 3.0» обеспечивается единая база данных хранения и учета документации. Благодаря разграничению прав доступа достигнута конфиденциальность при работе с документами, автоматизирован бизнес-процесс согласования: срок согласования сократился в 2 раза. Существенно уменьшилось время поиска документов, теперь пользователи в 3 раза быстрее могут выполнять поиск нужного документа. Систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка и настройка сервера СУБД
- Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
- Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика