Автоматизация учета на базе "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФГБУ "ТЦСКР "Крымский"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

Цели внедрения системы «1С:Документооборот государственного учреждения» у клиента:
- Обеспечение единого информационного пространства и электронного архива документов. Все файлы собираются в одном месте и структурируются, обеспечивается совместный доступ к общим файлам.
- Сокращение издержек, связанных с обращением бумажных документов (печать, копирование, хранение, утилизация, закупка канцелярских принадлежностей и т. п.).
- Ускорение процесса согласования документов. Система позволяет отслеживать, у кого документ находится на согласовании, в каком он состоянии, не забыли ли о нём.
- Контроль исполнительской дисциплины. Руководитель может понять, сколько времени тратится на ту или иную задачу, оценить трудозатраты сотрудников.
- Экономия времени на различные операции: поиск и ожидание поступления документов, согласование и утверждение документов, передачу документов между подразделениями, подготовку стандартных отчётов о движении документов.
- Снижение риска ошибок или путаницы в документах и повышение качества материалов.

Среди задач, которые планировалось решить посредством внедрения «1С:Документооборот государственного учреждения», это:
- Автоматизация рутинных операций (присвоение номеров для документации, заполнение реквизитов, уведомления о статусах документов), сокращение времени на обработку документов и уменьшение количества ошибок.
- Интеграция с существующими системами для обеспечения автоматической передачи данных.
- Создание единого информационного пространства, обеспечивающего оперативный доступ к документам и исключающего их дублирования.
- Упорядочивание работы с внутренними документами, а именно автоматизация жизненного цикла приказов, распоряжений, протоколов совещаний и служебных записок — от момента создания черновика до отправки в архив.
- Оптимизация процессов согласования.

Результатом внедрения стало:
- Значительное сокращение времени на регистрацию и обработку корреспонденции. Автоматизация рутинных операций и использование шаблонов позволило сотрудникам быстрее обрабатывать входящие, исходящие и внутренние документы.
- Гарантированная сохранность и конфиденциальность данных. Система разграничения прав доступа и централизованный электронный архив обеспечит надежную защиту служебной информации от несанкционированного копирования или удаления.
- Повысилась точность и качество отчетности. Руководители получают достоверные аналитические данные о документообороте и работе персонала, что упрощает ведение ведомственной статистики.
- Документооборот был приведен в полное соответствие требованиям законодательства. Система настроена с учетом актуальных стандартов делопроизводства и архивного дела, что минимизирует риски предписаний со стороны контролирующих органов.

Выполнены следующие работы:

• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Отзыв клиента