Построение системы управления нормативно-справочной информацией на базе программного комплекса "1С:КОРПОРАЦИЯ"

Отзыв о проекте автоматизации «1С:Корпорация»

Цель проекта – создание единой системы управления централизованной нормативно-справочной информацией (НСИ), интегрированной с системами предприятий, для дальнейшей автоматизации подготовки управленческой отчетности предприятий, централизованного казначейства, централизованных закупок, включая:

• Оптимизацию бизнес-процессов заявочной компании, сокращение циклов поставок материально-технических ресурсов (МТР), повышение эффективности и прозрачности работы служб материально-технического снабжения.
• Оптимизацию объемов складских запасов, возможность оперативного поиска МТР (либо их аналогов) на складах предприятий.
• Создание предпосылок для дальнейшего повышения эффективности снабжения предприятий необходимыми МТР (например, реализации системы подбора аналогов).
• Повышение качества бухгалтерской и управленческой отчетности.
• Обеспечение централизованного хранения и управление нормативно-справочной информацией.
• Обеспечение достоверности и непротиворечивости справочной информации в используемых информационных системах предприятий.
• Формирование подходов к созданию и функционированию Службы НСИ для поддержания в актуальном состоянии данных нормативно-справочной информации.

Задачи проекта:

• Определить перечень нормативно-справочной информации, подлежащей централизации.
• Стандартизовать и регламентировать существующие процессы ведения справочников НСИ.
• Сократить количество дублирующих записей справочников, за счет правил и алгоритмов формирования новой записи справочника НСИ.
• Создать Службу НСИ с целью унификации, управления и формирования новых эталонных справочников в системах, устранить несоответствия.
• Создать MDM среду для обеспечения централизованного создания и внесения изменений в нормативно-справочную информацию.
• Подготовить механизмы перехода на новые централизованные справочники в системах предприятий.
• Интегрировать единую систему управления централизованной НСИ с системами предприятий «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП», системой документооборота.
• Интегрировать единую систему управления централизованной НСИ с информационными ресурсами ЕГРЮЛ, ЕГРИП.

Русская медная компания (РМК) - один из ведущих производителей меди в России.

Русская медная компания основана в 2004 году. РМК реализует полный цикл от добычи и обогащения руды до выпуска и реализации готовой продукции.

В РМК занято более 25 тысяч штатных сотрудников и работников подрядных организаций. В своей деятельности РМК руководствуется принципами устойчивого развития и внедряет лучшие практики в области охраны природы, социальной ответственности и корпоративного управления.

Компания реализует программы рационального использования природных ресурсов и защиты окружающей среды, которые позволяют повышать экологическую безопасность производств. Для улучшения качества жизни на территориях присутствия РМК помогает развивать социальную сферу и инфраструктуру. Система управления базируется на строгом соблюдении законодательства, прозрачных процедурах принятия решений и обеспечении социальных гарантий сотрудникам.

В 2016 году на одном из производственных предприятий компании стартовал пилотный проект по автоматизации основных бизнес-процессов в системе «1С:ERP Управление предприятием 2». На начало старта проекта централизации НСИ в 2022 году система «1С:ERP Управление предприятием 2» запущена на большинстве производственных предприятий совместно с проектной командой «ЕРП Центр». В качестве основной системы для ведения учета компании также используется «1С:ERP Управление предприятием 2». В организациях с непроизводственными видами деятельности в качестве основной учетной системы используется «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП».

После автоматизации оперативной деятельности предприятий в компании возникла необходимость в автоматизации централизованных процессов - подготовка управленческой отчетности предприятий, организация общего центра обслуживания, централизованное казначейство, централизованные закупки. Для этих целей возникла необходимость выполнения работ по централизации справочников и построению системы управления централизованной НСИ.

На момент старта проекта выявлены определённые сложности:

Организационные:

• Нет единого регламентированного процесса ведения справочников на предприятиях, согласование заявок на создание/изменение записей осуществляется по разным маршрутам.
• Типовой/стандартный процесс, в основном, ни на одном из предприятий не выполняется.
• Подача заявок осуществляется несколькими способами, как непосредственно в локальных системах предприятий, так и в «ручном» режиме по электронной почте.

Методологически – информационные:

• На предприятиях используются локальные инструкции по формированию наименования записей справочников НСИ, которые содержат различные правила и алгоритмы и не содержат достаточных требований к полноте и точности описания НСИ.
• Анализ качества данных выявил:
  • Недостаточное качество данных и неполноту информационного наполнения основных и вспомогательных справочников (дубли, ошибки в наименованиях).
  • Отсутствие алгоритмов подбора аналогов для справочников Номенклатура.
  • Отсутствие унификации в наименованиях НСИ.

Технологические:
Справочники НСИ децентрализованы – ведение справочников осуществляется локально на каждом из предприятий, что приводит к дублированию позиций в целом по компании.

• Корпоративная система управления НСИ предприятий – децентрализована, информационная поддержка бизнес-процессов осуществляется в локальных системах предприятий.
• Отсутствует функционал подбора аналогов.
• Данные справочников НСИ не синхронизированы, кодирование записей ведется локально на каждом предприятии.
• Вспомогательные справочники и классификаторы для справочников ведутся локально и различаются на предприятиях.

Следствиями и рисками перечисленных сложностей являются:

Следствия:

• Избыточные (лишние шаги) при согласовании заявок.
• Избыточные ручные операции.
• Существенные временные и операционные издержки на проверку качества данных и процесс согласования заявок на НСИ.
• Дублирование номенклатуры при формировании плана закупок и оприходованию на склад.
• Увеличение складских запасов и неликвидов за счет дублей и номенклатур с однотипными характеристиками.
• Неэффективное использование запасов и неликвидов, снижение оборачиваемости ТМЦ.
• Существенные временные, операционные и финансовые издержки при формировании и исполнении плана закупок.
• Некачественный и трудоемкий оперативный мониторинг складских остатков в целом по всем предприятиям.
• Увеличение объемов справочников за счет дублирования записей и наличия недостоверной информации.
• Затруднен сбор консолидированной отчетности за счет децентрализации справочников.
• Затруднена работа с дебиторской и кредиторской задолженностью предприятий.

Бизнес-риски:

• Затруднение объединения нескольких заказов в один лот, в результате менее выгодные условия закупки.
• Уменьшение оборачиваемости ТМЦ, увеличение складских запасов, неликвидов, что приводит к замораживанию оборотных средств.
• Увеличение бюджета расходов на закупки номенклатуры за счет неоптимального подбора аналогов и альтернативных поставщиков и неоптимальное расходование денежных средств.
• Закупки номенклатуры, не соответствующей заявленным требованиям, частые возвраты поставщикам, что может привести к снижению оперативности в техобслуживании и ремонтах, простою оборудования.
• Невыполнение плана продаж.
• Недостоверность учета, отчетности по план/факт закупкам, консолидированным остаткам и оборотам ТМЦ, что снижает эффективность и качество принятия управленческих решений.
• Недостоверность консолидированной отчетности, что снижает эффективность и качество принятия управленческих решений.
• Несвоевременное формирование отчетности в контролирующие органы.
• Уменьшение прибыли, рентабельности и капитализации предприятий.

По результатам обследования командой «ЕРП Центр» для автоматизации централизованных процессов с учетом наличия необходимого функционала, а также внедренной экосистемы 1С, было предложено использовать систему «1С:ERP. Управление холдингом», входящую в поставку «1С:Корпорация».

В части организации бизнес-процессов по управлению единым справочником номенклатуры, подготовки регламента и методологии работы нового подразделения была выбрана консалтинговая компания с опытом автоматизации процессов управления НСИ в части ведения справочника номенклатуры, вспомогательных справочников, классификаторов.

Команда «ЕРП Центр» выступила интегратором с адаптацией и расширением предлагаемой модели работы с учетом типового функционала систем, с адаптацией и расширением элементов модели к другим централизуемым справочникам, с участием в проработке методологии ведения и управления едиными справочниками, включая справочник номенклатуры, вспомогательные справочники, классификаторы.

Команда «РМК» участвовала в проработке методологии вместе с консалтинговой компанией и командой «ЕРП Центр», подготавливала данные и унифицировала справочники.

Уникальность и сложность реализации проекта обусловлена следующими факторами:

• Обширный ландшафт с большим количество информационных баз, типов и элементов справочников.
• Территориально распределенный проект в нескольких часовых поясах.
• Рабочая группа состояла из представителей компании, предприятий со своей отраслевой спецификой, подрядчиков.
• Разработанная концепция управления справочником номенклатуры в ходе выполнения проекта потребовала более значительной адаптации под другие справочники.
• Создана Служба НСИ, регламентирована работа сотрудников службы, подготовлены должностные инструкции.
• При реализации проекта необходимо было сохранить максимально типовой функционал, но при этом обеспечить выполнение требований по централизации НСИ.
• Возникало большое количество методологических вопросов, а также организационных вопросов, требующих участия и принятие решений руководством. При этом необходимо было учитывать мнение и требования всех заинтересованных сторон.
• При реализации проекта необходимо было уйти от устоявшихся консервативных децентрализованных процессов и методик работы со справочниками НСИ на предприятиях.
• Переход на работу с централизованными справочниками, отказ от ведения справочников локально (массовое обучение, работа с возражениями).

В начале проекта был определен перечень централизуемых справочников, также были учтены вспомогательные справочники и классификаторы, которые входят в реквизитный состав основного перечня:

• Номенклатура, вспомогательные справочники;
• Организации;
• Страны мира;
• Валюты;
• Банки;
• Банковские счета организаций;
• Контрагенты;
• Банковские счета контрагентов;
• Договоры контрагентов;
• Договоры кредитов и депозитов;
• Договоры аренды;
• Группы финансового учета расчетов;
• Проекты;
• Статьи доходов;
• Статьи расходов;
• Статьи калькуляции;
• Статьи активов и пассивов;
• Статьи движения денежных средств.

В ходе выполнения проекта:

• Определена и согласована методология ведения и управления едиными справочниками.
• Определен и согласован с рабочей группой реквизитный состав справочников с указанием типов, описанием предназначения реквизита, правилами заполнения, перечнем обязательных полей, перечнем реквизитов заполняемых централизовано и не централизовано (локально).
• Сформирован перечень функциональных разрывов системы «1С:ERP. Управление холдингом» и систем предприятий «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП».
• Выполнены настройки системы в соответствии с методологией, доработки систем для устранения функциональных разрывов, разработаны роли для разграничения доступа в соответствии с полномочиями участников процесса.
• Подготовлены правила перехода с существующих элементов на эталонные элементы для каждого типа справочника.
• Реализованы механизмы гибкого перехода на централизованные справочники по предприятиям и типам справочников.
• Проведен аудит заполнения реквизитов, оказана техническая помощь в устранении несоответствий, выполнена очистка справочников от дублей, потенциальных дублей, удалены неиспользуемые элементы справочников в системах предприятий «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП».
• Определен формат подачи заявок с обязательными реквизитами, которые используются специалистом подразделения по управлению НСИ для создания новых элементов и внесения изменений в элементы.
• Реализована подача заявки в систему «1С:ERP. Управление холдингом» напрямую из систем предприятий «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП», системы документооборота.
• Разработана интеграция системы «1С:ERP. Управление холдингом» и систем предприятий «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП», системы документооборота.
• Подготовлены инструкции по работе с НСИ по каждому типу справочника.
• Создана и успешно функционирует Служба НСИ.
• Осуществлен переход на работу с централизованными справочниками НСИ.

В результате проекта выстроена эффективная управленческая информационная среда:

• Управленческие решения стали более обоснованными, поскольку оперативно подкрепляются достоверной первичной и консолидированной информацией.
• Планирование и учет оперативной деятельности оптимизированы за счет использования в этих процессах единых справочников с унифицированными описаниями объектов (в том числе наименований, кодов и пр.).
• Созданы условия для более оперативного сбора консолидированной отчетности, поступающей от предприятий, за счет минимизации неавтоматизированных процедур при обмене данными между разнородными системами.
• Созданы условия для более оперативного формирования ключевых финансовых и производственных показателей, рассчитываемых на основе единообразно ведущихся источников информации, формирования внутренней и внешней отчетности, а также сопоставления отчетов в разнородных системах.
• Обеспечена возможность использования единой централизованной базы НСИ, постоянно обновляемой и поддерживаемой в актуальном состоянии, вместо локальных не согласованных между собой справочников, которые нужно поддерживать своими силами.
• Созданы условия для сокращения складских запасов, повышение оборачиваемости ТМЦ, сокращение стоимости закупаемых товаров за счет единой идентификации во всех корпоративных приложениях материалов и их описания.
• Повышена оперативность и точность планирования материально-технического обеспечения для производственных задач, включая техобслуживание и ремонт оборудования.
• Обеспечена возможность оперативного мониторинга производственных процессов, включая техобслуживание и ремонт оборудования, за счет упорядочивания нормативной базы.
• Минимизированы ошибки при формировании первичных и отчетных документов за счет полного и точного описания справочников НСИ.
• Унифицированы и стандартизированы процессы по работе с централизованными справочниками.

Дальнейшее развитие централизованной НСИ, а также подключение справочников и предприятий осуществляется сотрудниками компании по разработанным чек-листам.

На постоянной основе в оперативном режиме в централизованной системе управления НСИ работают более 20-ти производственных предприятий компании в системах «1С:ERP Управление предприятием» и более 80-ти непроизводственных предприятий компании в системах «1С:Бухгалтерия КОРП», а также подключены системы документооборота.

Автоматизировано 1365 рабочих мест в 5-ти часовых поясах.

Экономический эффект от внедрения (%):

• сокращение трудозатрат в подразделениях: 5
• ускорение получения управленческой отчетности: 50
• ускорение обработки заказов: 5
• сокращение операционных и административных расходов: 10

Оценка внедренной информационной системы:

• Соответствие потребностям предприятий – «5».
• Удобство работы с программой – «5».
• Качество работы компании «ЕРП ЦЕНТР» – «5».

Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да.

Против публикации в СМИ не возражаю

С уважением,