Автоматизация документооборота в ТМ «ГурмЭ» на базе программного продукта «1С: Документооборот ПРОФ ред. 2.1»

Автоматизация документооборота торговой марки «ГурмЭ» на базе программного продукта «1С:Документооборот ПРОФ ред. 2.1»

Информация о компании:

Торговая марка «ГурмЭ» — это производство продуктов питания, приготовленных в лучших традициях домашней кухни, которые можно купить для семейного обеда или ужина, быстро накрыть праздничный стол, не тратя свое драгоценное время у плиты.

Выбор программного продукта документооборота:

Руководством предприятия ставилась цель решить задачу автоматизации документооборота (создать единую базу договоров) в компании с минимальным количеством доработок и уложиться в отведенные сроки. Автоматизировать в первую очередь необходимо было внутреннюю документацию.

Задачи проекта:

• Создание единой базы договоров
• Автоматизация процесса регистрации входящей и исходящей корреспонденции
• Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами.

Была выбрана программа "1С:Документооборот". Это было самое оптимальное решение при выборе продукта.

Решение:

В ходе проекта были проведены следующие работы.

Были предоставлены описание бизнес-процессов в виде блок-схем, их обсуждение и согласование с рабочей группой проекта, далее тестирование по каждому из автоматизируемых бизнес-процессов.

Ограничение прав доступа в разрезе документов.

В рамках проекта автоматизированы следующие процессы:

• Работа с входящей, исходящей и внутренней документацией.
• Согласование договоров с исполнителями, что позволяет увидеть все заключенные и находящиеся в стадии согласования договоры по предприятию.
• Работа со служебными записками на предприятии.
• Работа с входящими и исходящими документами.

Состояние проекта:

Система введена в промышленную эксплуатацию. На данный момент осуществляется поддержка пользователей и настройка/разработка по любым вновь возникающим запросам и требованиям клиента.

Результаты проекта:

Заказчик получил следующий позитивный эффект:

• Создана единая база договоров. Сократилась рутинная работа и ручные операции по документам.
• Оптимизировано время сотрудников на согласование документов и служебных записок, которое ранее тратилось на их составление, телефонные звонки с напоминаниями и выяснением статусов и хождение по коридорам с бумажными носителями. Сейчас в системе инициатор процесса в любой момент может увидеть на каком этапе и у кого находится документ.
• Доступен быстрый поиск и оформление документов.
• Увеличилась прозрачность в целом процессов учета документов в компании.