Отраслевые
и специализированные
решения
1С:Предприятие

Торговая марка «ГурмЭ»

Якутск, Апрель 2024
Вариант работы
Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест
3
Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 3

Автоматизация документооборота торговой марки «ГурмЭ» на базе программного продукта «1С:Документооборот ПРОФ ред. 2.1»

Информация о компании:

Торговая марка «ГурмЭ» — это производство продуктов питания, приготовленных в лучших традициях домашней кухни, которые можно купить для семейного обеда или ужина, быстро накрыть праздничный стол, не тратя свое драгоценное время у плиты.

Выбор программного продукта документооборота:

Руководством предприятия ставилась цель решить задачу автоматизации документооборота (создать единую базу договоров) в компании с минимальным количеством доработок и уложиться в отведенные сроки. Автоматизировать в первую очередь необходимо было внутреннюю документацию.

Задачи проекта:

  • Создание единой базы договоров
  • Автоматизация процесса регистрации входящей и исходящей корреспонденции
  • Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами.

Была выбрана программа "1С:Документооборот". Это было самое оптимальное решение при выборе продукта.

Решение:

В ходе проекта были проведены следующие работы.

Были предоставлены описание бизнес-процессов в виде блок-схем, их обсуждение и согласование с рабочей группой проекта, далее тестирование по каждому из автоматизируемых бизнес-процессов.

Ограничение прав доступа в разрезе документов.

В рамках проекта автоматизированы следующие процессы:

  • Работа с входящей, исходящей и внутренней документацией.
  • Согласование договоров с исполнителями, что позволяет увидеть все заключенные и находящиеся в стадии согласования договоры по предприятию.
  • Работа со служебными записками на предприятии.
  • Работа с входящими и исходящими документами.

Состояние проекта:

Система введена в промышленную эксплуатацию. На данный момент осуществляется поддержка пользователей и настройка/разработка по любым вновь возникающим запросам и требованиям клиента.

Результаты проекта:

Заказчик получил следующий позитивный эффект:

  • Создана единая база договоров. Сократилась рутинная работа и ручные операции по документам.
  • Оптимизировано время сотрудников на согласование документов и служебных записок, которое ранее тратилось на их составление, телефонные звонки с напоминаниями и выяснением статусов и хождение по коридорам с бумажными носителями. Сейчас в системе инициатор процесса в любой момент может увидеть на каком этапе и у кого находится документ.
  • Доступен быстрый поиск и оформление документов.
  • Увеличилась прозрачность в целом процессов учета документов в компании.

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Первичная настройка системы «1С:Документооборот ПРОФ». Настройка входящей и исходящей корреспонденции. Настройка работы по учету договоров в результате использования обеспечивается единая база данных хранения и учета документов. Регламентирован процесс согласования документов, снижены временные затраты, процесс стал прозрачным. Время оформления договоров существенно сократилось. Систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей. Использование служебных записок ускорило коммуникацию между подразделениями в организации.

Выполнены следующие работы:

  • Дистанционное обучение пользователей
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика