Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в ООО " ГК АКАДЕМИЯ ЭСТЕТИКИ"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП.
В ходе внедрения системы электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП были поставлены следующие задачи:
Усовершенствование управления хозяйственной деятельностью компании с помощью электронного документооборота:

- Обеспечение достоверной, своевременной и согласованной информации для принятия эффективных управленческих решений.

Оптимизация бизнес-процессов:

- Усовершенствование, стандартизация и автоматизация процессов, связанных с использованием электронного документооборота.
- Создание единой централизованной платформы для масштабируемых бизнес-процессов.

Повышение конкурентоспособности:

- Сокращение сроков обслуживания клиентов благодаря ускорению информационных потоков и четкому контролю процессов.

Эффективность и оптимизация документооборота:

- Сокращение времени на подготовку отчетности и документации.
- Обеспечение безопасности и конфиденциальности информации.
- Протоколирование деятельности компании для анализа, расследований и выявления проблемных областей.
- Отказ или упрощение физического хранения документов благодаря электронному архиву.

Интеграция и синергия:

- Интеграция СЭД с учетными системами для синхронизации данных.
- Повышение эффективности управления проектами через функционал СЭД.

Эффективность и экономичность:

- Снижение издержек на бумагу, печать, канцелярию, почту и транспорт благодаря отказу от бумажного документооборота.
- Сокращение времени на рутинные операции с документами, включая мобильное приложение к СЭД.

Управление персоналом:

- Формализация деятельности сотрудников и сохранение истории их работы.
- Контроль дисциплины и исполнительности.
- Развитие корпоративной культуры за счет улучшения взаимодействия и повышения ответственности.

Весь проект был разделен на несколько этапов:
1. Анализ требований и планирование проекта

- Проведение интервью с ключевыми пользователями для выявления их потребностей.
- Подготовка технического задания на основе собранных требований.
- Утверждение проектного решения заказчиком.

2. Настройка системы

- Создание видов документов, прав доступа, папок и пользователей.
- Назначение ролей пользователям.

3. Интеграция с учетными системами

- Внедрение интеграционных механизмов в учетные системы.
- Настройка параметров интеграции в учетных системах и системе документооборота.
- Тестирование интеграции.

4. Подготовка к запуску

- Разработка тестовых сценариев.
- Проведение тестирования системы.
- Устранение выявленных недоработок.
- Обучение пользователей.

5. Запуск системы

- Мониторинг опытной эксплуатации.
- Поддержка пользователей.
- Документирование рабочего времени в системе.

Ключевые результаты проекта для бизнеса:

1. Стандартизация процессов:
- Компании, охваченные проектом, перешли на использование типовой конфигурации корпоративной информационной системы электронного документооборота (КИС ЭДО).

2. Интеграция систем:
- Возможность использовать функционал системы электронного документооборота (СЭД) при работе с учетными системами КИС ТГМ, интегрированными с СЭД.

3. Нормативное обеспечение:
- Введены в действие методологические и регламентные документы, регулирующие работу с функционалом СЭД.

В результате работы над проектом обеспечивается стандартизация процессов документооборота, эффективная интеграция систем и нормативная поддержка использования системы электронного документооборота в масштабах компании.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика