Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП для Беларуси" на предприятии Общество с ограниченной ответственностью "ЭддиТек"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

До внедрения автоматизированной информационной системы у организации-заказчика существовали следующие проблемы, предопределившие необходимость реализации данного проекта:
- отсутствие структурирования входящей и исходящей документации,
- затраты рабочего времени сотрудников на поиск документации в разных системах хранения и учета;
- отсутствие возможности постановки задач по согласованию и утверждению документации и последующего отслеживание статуса в единой системе учета;
- наличие ошибок, потери данных, при работе с документацией;
- отсутствие возможности определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки и задержки по согласованию документов;
- отсутствие возможности проанализировать документооборот на предмет актуальности документации.

На этапе внедрения автоматизированной системы были выполнены следующие работы:
- сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
- обмен с другими системами на базе «1С:Предприятия»;
- начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
- перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
- обучение персонала организации-заказчика по работе с автоматизированной системой:
- дистанционное обучение пользователей;
- разработка инструкций.

В результате создания (разработки и внедрения) автоматизированной системы на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси» было осуществлено:
- регистрация входящих и исходящих документов и отслеживание их состояния;
- использование электронной подписи, которая помогает установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
- использование автоматически заполняемых шаблонов файлов и документов;
- автоматизация полного цикла договорных документов;
- разграничение прав доступа, а также обеспечение информационной безопасности;
- удобный поиск документов по реквизитам, а также при помощи ограничения области поиска выбранным разделом и выбранного метода.
- сокращение трудозатрат на выполнение специалистами рутинных операций, повысилось качество работы персонала;
- сокращение бумажного документооборота;
- произведена доработка типовых механизмов программного решения для реализации поставленных задач под специфику организации-заказчика. Произведенные изменения типового функционала выполнены в соответствии со стандартами (правилами, методиками и рекомендациями) фирмы «1С» по доработке системы;
- разработаны специальные программные обработки, обеспечивающие импорт (загрузку), конвертацию и синхронизацию данных с существующими автоматизированными системами управления персоналом и начисления заработной платы в подразделениях и филиалах;
- разработаны инструкции по работе с автоматизированной системой;
- проведено обучение пользователей организации-заказчика;
- система отражает полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде
- проведена опытная эксплуатация автоматизированной системы, выполнены доработки и устранены замечания.

В настоящий момент система сдана в промышленную эксплуатацию на предприятии организации-заказчика.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика